Как перезагрузить бизнес по организации мероприятий? Советы от отраслевых объединений и конгресс-бюро

Даже после снятия всех ограничений сектор международных деловых мероприятий не будет функционировать в прежнем виде. И речь даже не об исчезновении «живых» мероприятий под натиском онлайн-ивентов. Изменяются сами потребности участников, и чтобы адаптироваться к ним, а также найти своё место в обновлённом мире, необходимо менять подходы к ведению бизнеса. Международные отраслевые ассоциации PCMA и UFI совместно с Советом по туризму и конгресс-бюро Сингапура проанализировали опыт специалистов отрасли по всему миру и сформулировали для организаторов ряд советов в новом документе REIMAGINING BUSINESS EVENTS. THROUGH COVID-19 AND BEYOND. Event LIVE пересказывает их суть в этой статье.

Берите пример со стартапов

При внедрении новых продуктов ассоциации рекомендуют действовать по примеру стартапов. Мало просто сгенерировать идею, её необходимо протестировать – запустить MVP (минимально жизнеспособный прототип), оценить реакцию потребителей и, если необходимо, изменить стратегию продукта. Такой подход может вызвать рост затрат на внедрение инноваций здесь и сейчас. Однако в долгосрочной перспективе эти «списания» можно рассматривать как инвестиции в устойчивость бизнеса.

Сингапурская компания GEVME до пандемии занималась технологической поддержкой мероприятий. Когда в 2020 году события массово переезжали в онлайн, у GEVME появилась идея – внедрить на цифровые мероприятия Serendipity Rooms – виртуальные курилки. Сервис должен был позволить делегатам общаться друг с другом в непринужденной обстановке, создавая мини-группы по интересам. Однако на ивентах многие пользователи предпочли отмалчиваться и не вступать в коммуникацию. Команда GEVME сделала вывод, что потребность заполнить тишину на онлайн-мероприятиях совсем не так сильна, как на живых мероприятий. Тогда в «Serendipity Rooms» добавили посредников, которые начинали беседу и привлекали к ней остальных делегатов. Прототип был опробован на WIT Travel Roadshow и успешно показал себя там. Компания GEVME доработала проект и внедрила его на собственной платформе для проведения мероприятий в онлайне.

Веемал Гунгадин, основатель и главный директор GEVME:

Мы быстро выводим новые идеи, но также быстро оставляем их разработку, если понимаем, что они не работают. Каждый отдельный случай добавляет опыт в нашу копилку и требует выводов.

Вернитесь к сути и прокладывайте новый путь

В 1920-е годы, когда на территории США действовал «Сухой закон», пивоваренный завод Coors занялся производством керамики. Начавшись как отчаянная попытка спасти бизнес, это направление развилось в дочернюю компанию CoorsTek с десятками предприятий по всему миру и капитализацией в миллиарды долларов. Как и в тот исторический момент, пандемия COVID-19 побудила компании искать новые способы остаться на плаву, а для этого нужно остановиться, вернуться к ценностям, которые лежат в основе бизнеса, и поразмыслить, как еще мы можем быть полезны нашим клиентам.

Компания Unexpected Atlanta предлагала экскурсии на стыке гастрономии и культурного туризма, чем заслужила первое место по версии сервиса TripAdvisor в своём регионе. В пандемию Unexpected Atlanta стала проводить виртуальные туры, дополнив их доставкой тематических коробок с подарками и едой. Направление оказалось востребованным и позволило восстановить доход компании до 80% от показателей 2019 года. В 2021 году оно даже оформилось в самостоятельный проект Unexpected Gifts, который предлагает наборы из продуктов и вещиц, чьими производителями являются небольшие местные предприятия.

Ищите новую аудиторию

Harry the hirer – крупнейшая в Австралии компания по прокату оборудования для мероприятий. В её арсенале находились шатры, мебель, освещение и аудиовизуальное оборудование. После объявления локдауна компании пришлось искать новые способы использования своих запасов. Тогда компания основала на складе студию для проведения мероприятий гибридного и онлайн- формата, оснастив её самыми лучшими из своих технических средств. Это привлекло к компании крупных клиентов, например, Мельбурнский фестиваль моды. Harry the hirer также стал предоставлять свои шатры для организации центров ПЦР-тестирования и временных больниц, а штатные IT-специалисты разработали технологию под названием Smart Badge, которая была успешно внедрена Конференц-центром Канберры. Устройство отслеживало контакты между участниками мероприятия и напоминало о необходимости соблюдать социальную дистанцию.

Используйте разные каналы

COVID-19 помешал Итальянскому обществу анестезии, реанимации и интенсивной терапии (SIAARTI) провести осенью 2020 года свой ежегодный конгресс iCare в привычном формате. Тем не менее, ассоциация хотела лично встретиться со своими членами – анестезиологами и реаниматологами, которые находились на переднем крае борьбы с пандемией. Тогда, в соответствии с поговоркой про гору и пророка Магомеда, SIAARTI решила сама наведаться к ним в гости.

Совместно с компанией AIM Group International общество организовало конференцию в формате роуд-шоу. В арендованном грузовике размещалась студия, которая транслировала контент на больших экранах. Роуд-конференции iCare состоялись в восьми городах. В общей сложности в подготовке тура приняли участие более 800 человек.

Смена формата взаимодействия с участниками потребовала переработать программу мероприятия. Интервью, выступления и круглые столы с врачами из разных регионов Италии публиковались на сайте конгресса. В итоге оно стало похоже на расписание ТВ-канала с многочисленными, но короткими и ёмкими роликами.

Организация тура оказалась сложным процессом: логистика и парковка грузовика должны были согласовываться с управлением больниц, а перемещения всего задействованного на мероприятии персонала необходимо было осуществлять по всем новым правилам безопасности. Но формат оказался эффективным.

Гайя Санторо, менеджер проекта и руководитель отдела спонсорства AIM Group International:

Ограничения на массовые мероприятия подтолкнули нас действовать более творчески и найти совершенно новый формат для нашего конгресса. Мы были рады помочь наладить контакт с этими людьми, настоящими героями и пионерами. SIAARTI планирует оставить некоторые виртуальные компоненты в программе, даже когда мы снова сможем провести мероприятие лично.

Развивайте таланты

Очень немногие технологии могут работать полностью автономно, поэтому персонал для деловых мероприятий также должен развиваться. В конечном счёте мероприятия – это именно люди, которые их организуют.

Сингапурская Ассоциация Организаторов и Поставщиков Конференций и Выставок Сингапура (SACEOS) после объявления локдауна заключила партнёрское соглашение с Университетом социальных наук. Совместно они разработали актуальные курсы для повышения квалификации местных организаторов. Программы были нацелены на обучение новым навыкам, таким как оценка рисков и способность к системному мышлению для решения сложных проблем.

Ричард Айрленд, вице-президент по профессиональному развитию SACEOS:

Подготовка специалистов по проведению деловых мероприятий в условиях COVID-19 должна выходить за рамки технологий. Организаторы также должны развивать навыки в работе с трансляциями, построении стратегической концепции, производстве контента, управлении данными и разбираться в кибербезопасности. Обучение – это путешествие длиной во всю жизнь, и отрасль нуждается в разносторонне развитых людях.

Ищите новые идеи

Развивать инициативность полезно ещё и потому, что это поможет компании в кризисный момент, когда требуются новые нестандартные решения. А иногда стоит и вовсе предложить высказаться людям извне компании. В конце концов, выход из ситуации иногда гораздо проще заметить со стороны.

Montgomery Asia, дочерняя компания британской компании Montgomery Group, которая занимается организацией мероприятий уже более ста лет, в момент пандемии сосредоточилась на взаимодействии со своими сотрудниками. Руководители компании инициировали конференции, на которых сотрудники могли высказать свои идеи по диверсификации деятельности компании.

Кристофер Маккуин, управляющий директор Montgomery Asia:

Мы выслушали идеи, которые пришли со всех уровней компании, и затем реализовали лучшие из них. Выведя иерархию за скобки, компания дала возможность прозвучать голосам и мнениям всех сотрудников. Это позволило учесть разные точки зрения при определении направления развития нашего бизнеса, стратегии наших мероприятий, а также взаимодействия с сообществами.

Другой пример – онлайн-хакатон, который организовал Мельбурнский конгрессно-выставочный центр (MCEC) в поисках альтернативных бизнес-концепций. Двухдневное мероприятие состоялось в августе 2020 года и предоставило возможность более чем 100 участникам – новаторам и лидерам мысли в отрасли – представить и обсудить руководству MCEC идеи для выхода на новые рынки и разработки новых источников дохода. Позже по советам участников хакатона, конференц-центр выступил в качестве съёмочной площадки для фильма Лиама Нисона «Черный свет», съемки которого обеспечили центру прибыль, превысившую среднюю на 32%. Также MCEC сотрудничал с компанией Guide Dogs Victoria, предоставив свою территорию для тренировки собак-поводырей, и открыл первый в Австралии крытый автокинотеатр.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE по материалам REIMAGINING BUSINESS EVENTS. THROUGH COVID-19 AND BEYOND. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.