Ивент как бизнес: как устроены компании по организации мероприятий в России

Какие решения принимать, чтобы преуспеть на событийном рынке? Когда стоит уходить «в свободное плавание»? Нужен ли ивент компании собственный офис, или подойдёт формат удаленной работы? Как оплачивать работу сотрудников – окладом или процентами с проекта? В какие направления инвестировать средства, и как договориться с заказчиком об оплате? Выставочный научно-исследовательский центр (ВНИЦ) R&C и деловой портал для профессионалов ивент индустрии Event LIVE посвятили этим вопросам экспресс-исследование.

Мы опросили основателей и руководителей агентств по организации мероприятий, чтобы определить, каких подходов к ведению бизнеса придерживаются российские организаторы, как распределяют бюджет и работают с рисками.

Ключевые выводы

Согласно опросу, 50% руководителей агентств открыли свою компанию после более чем 10 лет работы на событийном рынке. Минимальный срок работы в ивент отрасли перед открытием собственной компании составляет 4-5 лет (21%). Только 13% руководителей агентств ведет бизнес с партнером. Большая часть респондентов опроса Event LIVE и ВНИЦ R&C (53%) ведут бизнес самостоятельно. Численность сотрудников компаний 50% респондентов опроса не превышает 6 человек. Компаниями с численностью более 11 человек руководят 36% участников опроса.

Кирилл Олешкевич, ПЦ «Пентаграмма»:
Конечно, имей я больше опыта в начале, я бы знал, что нужно было четко распределить обязанности и делегировать задачи согласно конечным целям. Спустя годы я могу однозначно сказать, что в команде работать эффективнее. Главное – правильно организовать коммуникативную и управленческую культуры в компании, и тогда положительный эффект не заставит себя долго ждать.

Павел Воронцов Private Case:
Фактически, в агентстве нас двое – я и мой партнер. Это позволяет нам снижать маржинальность компании в конкретном проекте и легко преодолевать нижний ценовой порог. Мы максимально подробно знаем все детали проекта и знакомы с каждым аспектом работы субподрядчиков. Мы лично общаемся со всеми нашими клиентами, и в случае необходимости можем персонифицировать каждый элемент проекта или обсудить с клиентом рабочие вопросы в обход секретарей, менеджеров и иных бюрократических препон.

Большинство респондентов (67%) полагают, что формат удаленной работы подходит для работы агентства по организации мероприятий, но считают необходимым присутствие сотрудников в офисе хотя бы раз в неделю. По поводу возможности удаленно управлять компанией мнения разделились: 40% согласны с утверждением, 40% – не согласны.

В то время как в компаниях 60% респондентов принята система оплаты труда окладами, 7% руководителей отметили, что выплачивают сотрудникам только проценты от проекта, а треть опрошенных собирается перейти к этому подходу в будущем.

До 28% руководителей агентств по организации мероприятий не располагают финансовой подушкой. Тем респондентам, в чьих компаниях была финансовая подушка, удалось продержаться до четырех месяцев без возможности осуществлять свою основную деятельность, при этом не увольняя своих сотрудников.

Чаще всего руководители компаний инвестируют в разработку новых направлений и офферов, развитие сайта и материальных ресурсов компании (технического парка, собственной площадки, офиса и пр.)

Две трети респондентов заявили, что их не устраивает организация мероприятий по постоплате. Столько же готовы отказаться от участия в проекте, если заказчик не готов оплатить хотя бы часть расходов заблаговременно. Если компаниям все же приходится работать с постоплатой, то средства на реализацию проекта более половины руководителей берут из своей финансовой подушки, а треть – из личных средств руководства компании.

Юлия Жоля, исполнительный директор Национальной ассоциации организаторов мероприятий (НАОМ):

НАОМ провел собственный опрос-исследование, в котором приняли участие представители клиентского сообщества. Примерно треть респондентов были заказчики ивент услуг в крупнейших российских компаниях из топ-100. Другая треть — директора по маркетингу и HR российских представительств международных брендов. И оставшаяся треть — крупные региональные компании, например, банки или торговые сети. По результатам опроса, 40% считает возможным переход на предоплату, остальные — не видят для этого оснований. Это промежуточный результат длительного процесса, и, на мой взгляд, цифра будет расти.

Я общалась со многими заказчиками. Даже сейчас, когда заказчик объявляет тендер с постоплатой, 9 из 10 агентств готовы к таким условиям. Внутренний заказчик со стороны клиента может быть даже согласен с нашей аргументацией о пагубности постоплат на ивент рынке, но в такой ситуации он никак не сможет убедить своих коллег из отдела закупок или финансового контроля изменить условия тендера.

Поэтому пока сами агентства не будут просить предоплату, то никаких изменений не произойдет. Атмосфера для изменений, на мой взгляд, сейчас вполне благоприятная — многие понимают необходимость перемен и потенциально готовы к ним, что и показал наш опрос.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Freepic.com CC0 PublicDomain. Бесплатно для личного и коммерческого использования. Не требуется атрибуции. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.