Разыскиваются soft skills: 6 навыков, необходимых организатору мероприятий

Последние годы стали для организаторов настоящим испытанием по числу новых навыков, которые им пришлось освоить. Мы научились работать в кадре, разобрались в работе цифровых платформ, примерили на себя образ медиа, отслеживаем фейки и постоянные изменения в законодательстве. Однако ивент – это прежде всего работа с людьми. Портал Event LIVE разбирается, какие навыки коммуникации необходимы организаторам в этом быстро меняющемся мире. 

Что такое soft skills, и зачем они нужны?

Специалисты по набору персонала разделяют компетенции соискателей на две категории: жёсткие навыки (англ. hard skills) и мягкие навыки (англ. soft skills). «Мягкими» называют умения, напрямую не связанные с профессиональными компетенциями человека, но значительно способствующие его карьерному успеху. Это критическое мышление, навыки самопрезентации и деловой переписки, умение работать в команде, цифровую грамотность, лидерство, толерантность к другим культурам, опыт ведения переговоров и работы в команде.

Эмпатичность

Умение сопереживать часто называют важной характеристикой для специалиста в любой отрасли. Однако для организатора эмпатичность особенно необходима. Мероприятия часто ставят своей целью впечатлить и вдохновить людей, заинтересовать и вовлечь их в активности. Развивая умение понять желания и боли как участников, так и заказчиков, вы увеличиваете свои шансы на успех в сфере ивента.

Не менее важен этот навык в тревожные времена пандемии. Умение ставить себя на место других помогает разрядить напряжённую обстановку, особенно когда в фокусе личная безопасность и комфорт. А на онлайн-мероприятиях эмпатия позволяет наладить нетворкинг в новом непривычном формате, когда получаемая информация от собеседника ограничена окошком в zoom или перечнем сообщений.

Как развивать эмпатию: почаще задавайтесь вопросом: «Что этот человек ощущает прямо сейчас?». Начать можно с персонажей фильмов и сериалов, и применять подход во время дискуссий с кем угодно: от сотрудника паспортного стола до самых близких друзей.

Творческий подход к решению задач

Планировать на ходу – сложный навык, но для организаторов он является почти обязательным. Особенно актуально это умение стало во время пандемии, когда необходимо было перестраивать бизнес-процессы, ведь времени на раскачку, как известно, не было. Онлайн-формат во многом оказался «голубым океаном» – принципиально новым полем со своими возможностями и трудностями. В такой момент очень пригождается умение решать проблемы творчески.

Онлайн-формат расширил потенциальную аудиторию любого мероприятия до международного уровня. Другая сторона медали состоит в том, что теперь заполучить внимание участника куда сложнее. Когда все конкурируют со всеми, творческий подход к планированию и тяга к экспериментам становятся незаменимым подспорьем.

Как развивать творческий подход к решению задач: регулярно устраивайте брейншторм-сессии в команде, позволяйте себе и другим сотрудникам высказывать даже самые безумные идеи – какая-то из них может стать вашим будущим преимуществом на рынке.

Управление неопределенностью

Если есть слово, которым можно описать последние годы – это неопределённость. Абсурдно, но теперь организаторы обязаны учитывать в планах даже форс-мажоры, которые по определению нельзя предсказать.

Неопределённость не является и не может быть комфортным состоянием. Веками наши предки существовали, не меняя место жительства, передавали своё дело из поколения в поколение и подчинялись строгим обычаям, регулировавшим все аспекты жизни. В XX веке мир изменился. Человек столкнулся с необходимостью постоянно адаптироваться к изменениям и принимать решения на бегу.

Как управлять неопределённостью: по мнению социологов и психологов, разный уровень развития этого навыка обусловлен особенностями строения мозга. Предусмотрительность можно натренировать, главное, не заработать вдобавок чрезмерную тревожность. Не пытайтесь создать один идеальный план, составляйте планы на разные случаи, а их вероятность предсказывайте с помощью метрик. Метрики можно заказать у профессиональных аналитиков или составить самостоятельно исходя из опыта компании. А кандидатов на позиции в команде лучше заранее спрашивать об их поведении в стрессовых ситуациях. Задавайте соискателям творческие задачки и моделируйте рабочие ситуации, так получится оценить умение новичка импровизировать и справляться с неопределённостью.

Коммуникабельность

Межличностное взаимодействие лежит в основе любого мероприятия. Сейчас из-за распространившегося формата удалённой работы умение выстраивать коммуникацию стало ещё важнее.

В сфере ивента невозможно избежать общения. С момента внесения предоплаты при утверждении бюджета и до получения обратной связи от участников – коммуникация важна на всех этапах. Умение чётко и последовательно доносить информацию до собеседника разными способами необходимо организатору.

Как развивать коммуникабельность: этот навык тесно связан с уверенностью в себе и практикой. Если ваш новый сотрудник подолгу не отвечает на рабочие сообщения и испытывает стресс в случае необходимости позвонить кому-то по делу, возможно, стоит обсудить с ним его профпригодность. Помочь развить коммуникабельность могут тренинги по сторителлингу и сеансы у психолога.

Активное слушание

Другая сторона общения – это умение слушать собеседника. Мероприятия выступают источником коллективного опыта. Для успешной работы организаторам важно объективно представлять потребности участников и собирать обратную связь.

Навык активного слушания также пригодится на переговорах со стейкхолдерами, поможет проникнуть в суть интересов всех участников дискуссии. Часто люди, с которыми мы должны согласовывать свои действия, и сами не могут понять, чего хотят. Умение слушать и слышать станут подспорьем для организаторов любого мероприятия, особенно свадеб и других частных торжеств.

Как развивать активное слушание: концентрируйтесь на словах собеседника, не теряя зрительный контакт. Подтверждайте языком тела свою вовлечённость в дискуссию. Уточняйте, что имел в виду человек, с которым вы говорите, с помощью формулировок: «Правильно ли я понимаю, что вы…?» и «Я предполагаю, что вышесказанным вы хотите достичь…».

Готовность к сотрудничеству

Работа организатора мероприятий схожа с обязанностями дирижёра оркестра: вы должны видеть всё, что происходит вокруг и уметь скоординировать работу самых разных людей поодиночке и в группах.

Продажи, создание контента, спонсорство – каждый сотрудник делает свой вклад в успех будущего мероприятия. Организатору нужно найти общий язык со всеми и при необходимости подключиться к решению задачи.

Как развивать атмосферу сотрудничества в команде: будьте открыты и доверяйте коллегам – это необходимо, чтобы в нужный момент вы смогли справиться с проблемной задачей. Не бойтесь делегировать и меньше думайте о конкуренции. Хорошее мероприятие невозможно организовать в одиночку. Ивент – это продукт, который создаётся для людей. Чем разнообразнее будут умения и опыт готовящей его команды, тем больше шансов, что участники останутся довольны.

Мы перечислили только некоторые навыки из набора soft skills, необходимых для успеха в ивенте. Оценить эти навыки не так просто, как проверить владение иностранным языком или умение работать с техникой, однако внимание к ним, несомненно, окупится в долгосрочной перспективе.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Фото: Pixabay.com, Simplified Pixabay License (может использоваться бесплатно для коммерческого и некоммерческого использования). Указанные точки зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.