Как не наломать дров, организуя отраслевую премию. 6 проблемных моментов и способы избежать негатива

Организовать большую и красивую церемонию награждения — мечта почти каждого организатора событий. Красная ковровая дорожка, красивые гости, вспышки фотографов, счастливые лица победителей, публикации в медиа — это «солнечная» сторона премий. Сложности в оценке, недовольство проигравших, разочарование призами и отсутствие интереса к отраслевой премии у широкой общественности — это то, о чем обычно умалчивают организаторы награждений. Координатор сообщества SPECIA Екатерина Ерина поделилась опытом подготовки премии, и рассказала о способах обойти главные подводные камни при организации такого события.

Екатерина Ерина,
координатор SPECIA

В этой статье мы не будем говорить о том, как выбирать площадку или работать с кейтерингом на самой церемонии награждения – это общие вещи, с которыми знаком любой опытный организатор. Поговорить об особенностях и потенциальных проблемах формата премий (и в частности, отраслевых премий) – вот, что действительно важно.

SPECIA – это сообщество петербургских цифровых агентств, а SPECIA AWARDS – ежегодная премия, которая отмечает лучшие работы и самые заметные достижения на рынке петербургского digital.

Так как премия в области диджитал-коммуникаций — это узко-тематическое отраслевое событие, наши инсайты будут полезны в первую очередь тем, кто задумывается о проведении премии в своей отрасли. И, конечно же, мы не будем говорить о тех случаях, когда организатор решает провести награждение в совершенно неизвестном для него поле деятельности. Это, как минимум чревато недопониманием между жюри, участниками, гостями и оргкомандой.

Итак, как не наломать дров — посмотрим внимательнее на самые распространенные проблемы и способы их предотвратить.

Методика оценки

Самая важная часть любой премии — это методика оценки. Если она будет прозрачной и понятной, участники согласятся с тем, что их проекты получили справедливую оценку. Это предупредит количество негативных отзывов, когда премия завершится.

• Что делать? Нужно продумать, как будет проходить оценка и по каким критериям. Также стоит обосновать, кто станет оценивать работы и почему их выбор будет объективным. И, конечно, показать участникам, что в процессе принятия решения учитываются все факторы, а жюри уделяют достаточное количество времени на изучение всех данных для оценки.
• Как это делаем мы на SPECIA AWARDS: выделяем на каждую номинацию отдельную группу жюри, и отдаём им на суд ограниченное количество работ (до 30 в каждой номинации). В группу объединяются именно те члены жюри, которые являются экспертами в теме номинации. Также мы запрашиваем максимум полезной для оценки информации. Все оценки доступны участникам по запросу.

Отбор

Наличие негатива после — это та часть, которая присутствует абсолютно на всех конкурсах и премиях. Всегда есть люди, которые не любят проигрывать и очень бурно реагируют на то, что не они заняли первое место или попали в список финалистов.

• Что делать? Следует подготовить максимально понятный процесс отбора. Участники должны понимать, отобрали ли их в финал, и каким образом определяются победители в каждой номинации.
• Как это делаем мы на SPECIA AWARDS: публикуем шорт-лист за несколько дней до финала, чтобы все номинанты понимали, кто из них прошёл в финал, и могли уточнить, почему этого не произошло. А потом прямо во время финала организуем интерактивное голосование, которое сложно сломать :)

Призы

Разочарование призами — ещё одна проблема, которая часто настигает организаторов премий уже после того, как награды были вручены.

• Что делать? Максимально понятно рассказывать участникам про то, какие призы их ожидают и не сокращать их количество и качество в процессе.
• Как это делаем мы на SPECIA AWARDS: не обещаем и не вручаем ценных призов, но дарим небольшие полезные подарки от партнеров и вручаем фирменные статуэтки победителям премии.

Работа со СМИ

Почти все отраслевые премии сталкиваются с проблемами в работе со СМИ. Широкой общественности не так уж интересно, какие клиники, застройщики или ритейлеры заняли первые места на какой-то там премии. С этой же проблемой сталкиваемся и мы – не всем городским изданиям интересно, какие агентства получили награды на digital-премии. Из этого может получиться хороший инфоповод, но он требует доработки.

• Что делать? Продумывать варианты сотрудничества с медиа, которые устроят обе стороны. Готовить экспертные материалы, интервью с медийными членами жюри, организовывать коллаборации с медиа прямо во время мероприятия.
• Как это делаем мы на SPECIA AWARDS: активно работаем с отраслевыми медиа, рассказываем о премии на площадках, которые косвенно касаются нашей аудитории, и с этого года начинаем рассказывать о победителях премии в социальных сетях с использованием таргетированной рекламы. А также мы начали работать с медиа и сообществами как кураторами отдельных номинаций

Загрузка программы

Желание охватить в программе все и сразу — одна из распространенных ошибок организаторов премий. 20-30 номинаций, выступления спикеров и развлекательных коллективов между вручениями наград – прямой путь к провалу

• Что делать? Определить максимальное время мероприятия (например, 4 часа) и треть/половину заложить на сбор гостей и общение. А дальше планировать максимальное время на каждую номинацию, и закладывать время на технические заминки
• Как это делаем мы на SPECIA AWARDS: раньше мы тоже хотели присуждать победу в 20+ номинациях и между награждениями проводить небольшие talks. В итоге мы решили не перегружать программу и ограничились 12 номинациями. А выступления экспертов вынесли в отдельные события

Развлекательный аспект

Ещё одна важная особенность премий — то, что кроме вручения наград, на ней должно происходить что-то ещё, чтобы гости не заскучали. В предыдущем пункте мы писали про общение, но часто организаторы готовят развлекательную программу — и промахиваются по стилю или смысловому наполнению мероприятия.

Даже на весьма модных премиях могут фигурировать исполнители из числа поп-музыкантов 90-х или на солидных бизнес-премиях — восходящая звезда TikTok. Происходит это потому, что организаторы стремятся впихнуть как можно больше всего в программу, и иногда это уместно, но чаще всего нет

• Что делать? Не усложнять. Стоит оставить в программе только самые необходимые элементы, но разбавлять их небольшими брейками или развлечениями.
• Как это делаем мы на SPECIA AWARDS? Основная часть финала – это защита финалистов, к которой мы добавляем нетворкинг на сборе и празднование после вручения. В этом году мы проводим финал в онлайне, а награждение пройдёт офлайн в небольшом баре.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: SPECIA. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.