Дьявол в мелочах: 8 пунктов, которые точно стоит проверить ДО начала мероприятия

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


И вот настал День Мероприятия. Все службы в боевой готовности, до старта остались считанные часы и … последняя проверка на прочность. А коварную подножку может подставить любая мелочь. Что именно стоит проверить и перепроверить перед стартом события, по большому секрету порталу Event LIVE рассказывает Юлия Козеева, профессиональный режиссёр мероприятий.

  1. Позвони мне, позвони: контакт-лист

Наличие подробного контакт-листа по всем сотрудникам проекта.

Дьявольская деталь обычно появляется следующим образом. На мероприятии имеется девушка, которая единственный раз должна вынести что-то на сцену. Т.к. она не сильно занята, ее попросили отвлечься от наблюдения за тем, что происходит на сцене и что-то сделать. В принципе девушка помнит во сколько она должна выйти. Но пока она выполняет стихийно возникшее задание, тайминг смещается минут на 20. Так случается. Девушка срочно нужна, но найти ее не могут, потому что ее пригласила Наташа по рекомендации Оли и контакт был только через Олю… Итак, в критический момент приходится тратить время на поиск телефона человека, который отвечает за что-то незначительное на мероприятии, но нужен этот персонаж срочно.

Что делать? После того, как утверждены все задействованные для мероприятия лица, тщательно составьте полный контакт-лист по всем участникам проекта: со стороны клиента, со стороны организаторов, со стороны площадки, и всех служб-артистов. Если у людей несколько номеров телефонов (а сейчас это у многих) – не поленитесь переписать все имеющиеся. Самый удобный формат записи – функционал человека, его полное имя, его номера телефонов, емейл (вы особенно оцените удобство этого пункта на стадии подготовки события, если проект достаточно масштабный и готовится хотя бы месяц, а также если есть необходимость массового информирования участников – схема проезда, изменения по времени, график репетиций), номер машины (особенно если предполагается какой-то особый пропуск на площадку) Для мероприятия имеет смысл распечатать контакт-лист в нескольких экземплярах, чтобы он всегда был под рукой.

В контакт-листе должны быть все телефоны людей, имеющих хоть малейшее отношение к мероприятию!

 

  1. Безопасные связи: связь с экстренными службами

На корпоративной вечеринке директор службы продаж Иван Иваныч ткнул в плакат на стене и сломал мизинец. Застраховать мероприятие от таких форс-мажоров никак не получится, но никто не отменяет ответственность организаторов за безопасность людей на площадке.

Что делать? Скорая помощь и пожарная служба должны не просто дежурить на мероприятии. Организаторы должны точно знать, где стоят машины спецслужб, а в контакт-листе должны быть телефоны тех врачей и начальника пожарной бригады, которые у вас дежурят. И эти контакты должны быть под рукой у всех сотрудников мероприятия.

Что делать? Организаторы должны точно знать, где стоят машины спецслужб, а в контакт-листе должны быть телефоны тех врачей и начальника пожарной бригады, которые у вас дежурят

 

  1. Потому что без воды и ни туды, и ни сюды

Обеспечение питьевого режима на массовом мероприятии

Летний семейный корпоратив на открытом воздухе. День солнечный, погода жаркая. На одной из площадок аниматоры проводят командные семейные игры. И вдруг один из сотрудников (или аниматоров) падает в обморок при всем честном народе. Причина – банальное обезвоживание. Паника, негативные эмоции, зачем вам это надо? Начинающие организаторы иногда забывают про необходимость внести в смету доставку воды. Безалаберные организаторы пытаются на воде сэкономить, видимо, отказываясь понимать, что скупой платит дважды. В данном случае – своей репутацией.

Что делать? Не поленитесь и не поскупитесь на организацию точек с питьевой водой. Помните, что вода должна быть легко доступна для всех участников мероприятия - и гостям мероприятия, и артистам в гримерках и на площадках, и техническим службам.

 

  1. Электрик на проводе: инженер площадки, дежурные электрики и сантехники в боевой готовности

Торжественное открытие крупной, недавно построенной спортивной площадки. Стройка уже завершена, но на момент проведения мероприятия здание еще не передано на баланс городу. Но ждать возможности нет, массовое мероприятие подготовлено к определенной дате. На площадке есть дежурные, но нет главного инженера, который отвечает за все коммуникации. Техническая служба подключает аппаратуру на свой страх и риск согласно документам, полученным от строителей. За 15 минут до начала мероприятия случается сильный перепад напряжения и часть оборудования выгорает в буквальном смысле синем пламенем. Шах и мат.

Что делать? Настаивать на наличии и постоянном присутствии главного инженера площадки во время всего монтажа, репетиций и самого мероприятия. И никому не верить на слово, что все будет хорошо.

 

  1. Федорино горе: уборщицы должны быть наготове

Статусное мероприятие, прекрасная программа, отличный кейтеринг. Но несколько гостей пожаловались на недостаточно чистые уборные. «Убить» тщательно подготовленное событие может такая, казалось бы, мелочь. Как правило, до начала мероприятия организаторы проверяют работу уборщиков. А вот в пылу вечеринки уже никто за клиниговой службой не следит. До первой жалобы.

Что делать? Заранее составить график работы и проверки уборщиков (да-да, как в ресторане быстрого питания), назначить со своей стороны ответственного за контроль клининговой службы.

 

  1. Ох, рано, встает охрана: обновите списки у охраны

Именно эти бравые и упертые парни частенько становятся проблемой номер 1 при проходе артистов на площадку. Именно у службы охраны магическим образом теряются все списки. И именно у человека на дверях не оказывается полного и актуального списка людей на вход (несмотря на то, что Вы сто миллионов раз выслали этот список менеджеру площадки или руководителю охранной фирмы). Или по завершении мероприятия возникают сложности с выносом официально внесенного оборудования.

Что делать? Во-первых, иметь в виду, что списки на вход могут меняться вплоть до самого начала мероприятия. Всегда имейте несколько распечаток всех списков и контакты всех руководителей охраны, которые с вами работают. Во-вторых, заранее проговорите с охранной службой порядок действий в случае необходимости изменений в последний момент.

 

  1. Кто в лес, кто по дрова: сверка планов действий всех служб

 Шоу на открытом стадионе. Во время репетиций команда режиссера внимательно отсматривает все номера с разных трибун – их должно быть хорошо видно ото всюду. А в день мероприятия организаторы решают украсить площадку конструкцией из воздушных шаров. Режиссера не предупреждают, перед ним не ставили задачу задекорировать площадку, это не его «головная боль». Но проблема в том, что конструкция закрывает обзор сцены для части трибун. Декораторы и группа режиссера не согласовали свои действия. Вы крайне удивитесь, когда на мероприятии именно на том месте, где у вас выходит хор из 20 человек, декораторы запланировали поставить шестиметровую елку, а кухня именно в это время и именно по этой площадке планирует вывозить свои тележки.

Что делать? Провести несколько нудных совещаний с участием всех служб, пошагово проработать все мероприятие на распечатанных планах площадки. А в день мероприятия обеспечить все службы распечатанными сценариями. Чтобы кухня не двинула свои тележки на хор из 20 человек, а декораторы поставили свою елку там, где она будет смотреться красиво, но никому не мешает.

 

  1. Видимость нулевая, иду по приборам: проверьте рации и работу всех каналов

Не открою Америку, если скажу, что на мероприятии с более-менее сложным сценарием и количеством гостей более 100 человек рации нужны. А если гостей более 300 – так уж точно необходимы. Самое ценное важное на мероприятии для режиссера – это владение информацией о ходе мероприятия. И имейте ввиду, что телефон далеко не всегда слышно.

Что делать? Заранее обозначить техническому директору, что нужны рации с 2-3 каналами для разных служб (например: 1. Главных режиссер + технические службы 2. Режиссер по свету + световые пушки 3. Административные вопросы – встреча гостей, гримерки, размещение на парковке, чай в гримерки) и проговорить порядок действий. К примеру, если есть информация для главного режиссера – то переключаемся на этот канал и сообщаем.

По своему опыту советую наушники, которые закрывают ухо, а не втыкаются в ушной канал. Накладные наушники хоть как-то изолируют окружающий шум и дают возможность довольно сносно слышать. И, естественно, наушники должны быть на одно ухо – Вам нужно слышать и то, что происходит вокруг.

Хороших вам мероприятий!

Юлия Козеева, профессиональный режиссёр мероприятий, работает с мероприятиями уже более 15 лет, с 2001 года.
Делает проекты в разных городах России и Европы https://www.facebook.com/jkozeeva.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна.

Фото на превью Chris Potter


07.02.2017

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности