Как придать конференции добавленную стоимость

Очень популярные в России в последние годы отраслевые конференции - один из самых эффективных инструментов маркетинга, PR, продаж и других смежных направлений, оказывающих влияние на рост и развитие бизнеса. Один из факторов измерения эффективности конференции - мнение участников после ее окончания и изменение их поведения в соответствии с задачами организатора. Чтобы у участников осталось положительное мнение о конференции, помимо безупречной организации и качественного контента необходимо придать ей добавленную стоимость. Секреты коммуникационного агентства Fresh Russian Communications, организующего конференции для, пожалуй, самой искушенной аудитории - маркетологов и специалистов по PR, digital-коммуникациям, event-менеджменту, специально для читателей портала Event LIVE раскрывает Ксения Алексеева, управляющий партнер PR-агентства FRC, организатор конференций FRC Conference

1. Мобильное приложение - отличный способ организации нетворкинга.

Такое мобильное приложение поможет участникам конференции познакомиться между собой, задавать вопросы организаторам и спикерам, оставлять отзывы. Организаторы могут разместить в приложении программу мероприятия, информацию о спикерах и конференции, оперативно вносить изменения в программу и тайминг, рассылать моментальные сообщения участникам, проводить опросы и конкурсы. По нашему опыту - таким мобильным приложением пользуются от 40 до 90% участников конференции в зависимости от сферы. Совсем не обязательно разрабатывать мобильное приложение для отдельной конференции. Сегодня на рынке существует масса решений на любой вкус и с самым разнообразным набором опций и функций. Хотя если вы организуете более 5-10 ежегодных конференций, имеет смысл задуматься о создании собственного брендированного приложения, которое позволит вам собрать "клуб" постоянных участников.

Не так давно портал Event LIVE рассказывал про 5 must-have опций мобильных приложений, которые участники хотят видеть на мероприятии и Почему не работают мобильные технологии на мероприятии? 7 ошибок организаторов

2. Журнал конференции - дополнительный интеллектуальный продукт.

Предложите участникам конференции вместо стандартной программы мероприятия качественный интеллектуальный продукт. Так, к каждому мероприятию мы готовим специальный выпуск журнала конференции, где помимо программы конференции, информации о спонсорах и партнерах, размещаются комментарии спикеров и участников рынка о наиболее актуальных трендах на рынке, экспертные статьи, обзоры, интервью, инфографика и другая полезная информация, которую участники смогут использовать в своей работе в будущем.

3. Награды и призы - инструмент мотивации участников.

Награждайте участников за их активность и мотивируйте к участию в других ваших проектах и мероприятиях. Учредите специальные награды, даже самые неожиданные. Например, первому купившему билет, первому зарегистрировавшемуся на конференцию, за самый интересный вопрос, за общую активность на мероприятии и т.д. Номинации могут быть самыми разными, но награды должны быть оправданными и мотивирующими.

4. Совместные инициативы с партнерами - свежие идеи для организатора.

У ваших партнеров и спонсоров наверняка есть масса собственных идей, которые могут понравиться участникам вашей конференции. Не отказывайтесь от их инициатив и предложений. Во-первых, они позволят вам сэкономить силы, время и ресурсы при организации мероприятия. Во-вторых, привнесут в ваше мероприятие дополнительные фишки.

5. Вкусные сувениры - комплименты участникам.

Сделайте брендированные шоколадки, торт мандарины с фирменными наклейками и другие вкусные "радости" - все, чем участники могут перекусить между кофе-брейками. Шоколад и мандарины поднимают настроение и создают приятное впечатление заботы об участниках, а также еще раз позволяют обратить внимание участников на ваш бренд.

6. Фотосъемка - внимание к участникам и продвижение бренда.

Все любят хорошие фотографии с деловых мероприятий и с удовольствием делятся ими в социальных сетях или включают в свое портфолио. Поэтому обязательно предлагайте участникам сделать фото на фоне бренд-волла, с хештегом конференции и др. Лучше организовать специальное место для фотосъемки, где постоянно будут работать фотограф и ваш активист, помогающий участникам сделать яркие и хорошие фотографии. Рассказывайте участникам, когда, как и где можно будет получить фотографии. Позже, размещая их на сайте конференции или на странице мероприятия в Facebook и в Вконтакте, вы не просто привлекаете участников на ваши ресурсы, но и можете создать условия, чтобы обратить их внимание на другие ваши проекты и продукты. Кроме того, не забывайте брендировать фотографии.

7. Живая коммуникация - создание атмосферы мероприятия.

Общайтесь и знакомьтесь с участниками конференции, рассказывайте им подробнее о мероприятии, других участниках, знакомьте их между собой - они будут вам благодарны за это. При этом не стоит быть особо навязчивыми: если участники не заинтересованы в общении, предоставьте их самим себе - возможно, так им комфортнее, ведь у каждого собственные цели при посещении вашего мероприятия.

8. Мессенджеры - инструмент оперативного реагирования.

Обеспечьте коммуникацию с участниками в мессенджере. Это может быть Telegram, WhatsApp или что-то другое. Мессенджеры позволяют организовать оперативное решение любых вопросов. Функции мессенджера могут быть в мобильном приложении для нетворкинга (см. п. 1), но если вы его не используете, его легко могут заменить Telegram и WhatsApp. За коммуникацию с участниками небольшого мероприятия (до 50-70 человек) может отвечать один специалист. Для более крупного мероприятия можно создать бота в Telegram или все-таки задуматься о мобильном приложении для нетворкинга.

9. Бонусы и скидки - благодарность за участие.

Дайте участникам почувствовать себя особенными и одновременно создавайте свой пул постоянных участников ваших мероприятий. Предоставляя бонусы и скидки на другие мероприятия или ваши услуги и продукты, вы благодарите участников за интерес к вашей конференции, оказываете знаки внимания и формируете их лояльность к вам.

О том, как и для чего FRC делает свои конференции, Ксения Алексеева рассказывала нам в статье «Неравнодушные специалисты» в PR, DIGITAL и EVENT не просто выполняют свою работу, но стремятся делать по-настоящему классные коммуникационные проекты»

10. Обратная связь - залог позитивных изменений в будущем.

Интересуйтесь мнением участников о конференции, спикерах, темах выступлений, организации и т.д. Во-первых, таким образом вы даёте им понять, что вам важно их мнение. Во-вторых, участники могут дать вам массу полезных советов и идей для внедрения в ваших мероприятиях в будущем. Напишите каждому участнику индивидуальное письмо после мероприятия, попросите рассказать об их впечатлениях, поблагодарите за обратную связь и пообещайте исправить недочеты в будущем, насколько это будет возможно.

11. Новые технологии - попробовать здесь и сейчас.

Позвольте участникам протестировать что-то из того, о чем идет речь на вашей конференции. Это могут быть очки виртуальной реальности, работу робота-консультанта, какую-то другую технологию. В этом вам могут помочь спикеры, партнеры и спонсоры. Кроме того, использование новых технологий на мероприятий - это еще один способ мотивировать участников рассказать о вас и вашей конференции после ее окончания.

12. Больше, чем обещали.

Выполните все, что обещали участникам и сделайте чуть-чуть больше, чем от вас ждали. Участники будут не просто благодарны вам, но и приятно удивлены. Возможно, ваши дополнительные активности помогут сгладить общее впечатление о конференции, если участник не получил того, на что рассчитывал.

Не бойтесь экспериментировать и придумывайте собственные "фишки", позволяющие придать добавленную стоимость вашему мероприятию. Успешных вам конференций! Чтобы увидеть, как эти и другие возможности используем мы, приходите 12 апреля на Fresh Russian Communications Conference 2017 в Москве. Регистрация здесь.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке и цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна. Фотоматериалы предоставлены FRC