Гайдлайн: 9 шагов к успешному мероприятию

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Меня зовут Егор, я — PR-менеджер некоммерческого партнерства в строительстве. Наша организация давно проводит огромное количество мероприятий разного рода для строителей, органов гос.власти, банков и иных представителей отрасли. Шишек на организации подобных мероприятий я набил столько, что уже можно составить по этому небольшое пособие. В общем-то, примерно это я и сделал. После детального анализа, я написал инструкцию по организации мероприятий, которая поможет при организации, пожалуй, любого более-менее серьезного и крупного мероприятия. Нашу команду эта инструкция выручает уже очень давно, поэтому надеюсь, что поможет и вам.

ШАГ 1. Определение цели и задачи мероприятия: определить какое мероприятие необходимо провести, для кого оно будет и какую конечную цель мы преследуем.

Для чего мероприятие создается? Кто нам нужен? Что необходимо донести до присутствующих? Каким образом? Методы и оценка эффективности.

ШАГ 2. Организация команды: затем необходимо собрать команду. Идеальный состав команды может быть таким:

Должность

ФИО

Мобильный телефон

Примечание

1

Менеджер мероприятия

Контроль за всеми аспектами мероприятия, а также координацию действий всех участников, привлечение спикеров

2

Известное лицо компании/GR/руководство

Ответственный за привлечение, почетных гостей, VIP-гостей, партнеров, спикеров (личные связи) спонсоров (личные связи)

3

Модератор выступлений

Слежка и корректировка за выступлениями, контроль следования четкому расписанию выступлений

4

Менеджер по рекламе и PR

Организация рекламной компании и медиа сопровождения, а также привлечение журналистов при необходимости

5

Арт-менеджер

Активность на площадке, промо акции, дизайн, разработка рекламных материалов, листовок, раздаточный материал, видео, презентации, подарки, награждения и т.д.

6

Event-менеджер

Поиск площадки, ведущих, диджеев, ответственный за аппаратуру, звук, свет, видео, фото, компьютерную и иную технику

7

Клиент менеджер

Ответственный за входящий и «холодный» поток клиентов, а также за подтверждение участия и повторные обзвоны с напоминанием, привлечение спонсоров (холодная база)

8

Хостес

Ответственные за встречу и регистрацию гостей, за кофе-брейк, банкет, зоны для курения, координацию перемещения гостей, контроль рассадки и т.д.

9

Водитель

Ответственный за доставку и забор грузов

+

Человек с «золотыми» руками

Мастер на все руки, ноги, голову (что-то починить, поднять неподнимаемое и т.д. )

ШАГ 3. Определение формата мероприятия: на данном этапе команда собирается вместе, чтобы продумать концепцию мероприятия, выделить главную идею, продумать детали организации, решить вопросы, распределить обязанности и составить подробный план.

Задача

Ответственные

Примечания

Определение формата мероприятия

Вся команда

Формат мозгового штурма

Формат: форум, конференция, выставка, круглый стол, бизнес-завтрак/обед/ужин, спортивное мероприятие, семинар, собрание, корпоратив, или какое-то иное мероприятие.

Обязательные вопросы, на которые необходимо дать четкий ответ:

  • Наши герои? (Участники, спикеры, выступающие, почетные гости)
  • Сколько участников нам нужно?
  • Какой имеется бюджет?
  • Какие потенциальные площадки подходят?
  • Наши партнеры?

ШАГ 4. Начало подготовки к мероприятию: после определения формата и концепции мероприятия необходимо выбрать площадку, посмотреть ее, утвердить места для welcome-drink, зоны курения, зоны фотосессии, зоны банкета/фуршета, служебного помещения, входной группы, парковки, круглых столов, интерактивной зоны и т.д.

Задача

Ответственные

Примечания

Выбор площадки

Менеджер мероприятия;Арт-менеджер;Event-менеджер.

Выезд на площадку, фотографии площадки, площадь, доп. помещения, утверждение меню и т.д.

Когда план, формат, цели мероприятия и площадка уже определены, необходимо решить вопрос с организационными моментами на самой площадке:

Необходимо определить оборудование, в т.ч. звуковое, видео, аудио, наполнение, компьютерная и печатная техника и т.д.

Задача

Ответственные

Примечания

Необходимое оборудование

Event-менеджер

Определить количество необходимого оборудования, найти подрядчиков, осуществить заказ

Далее определить визуальное оформление мероприятия, в т.ч. определить фирменный стиль мероприятия, заранее согласовав с арт-менеджером все дизайн-элементы: афиши, тейбл-тенты, рекламные флаеры, банеры, ролл-апы, видео-анонсы и т.д.

Задача

Ответственные

Примечания

Разработать фирм. стиль всех визуальных элементов мероприятия, разработка рекламных и POS-материалов, подарков и т.д.

Менеджер мероприятия;Арт-менеджер;Менеджер по рекламе и PR;

Разработать концепцию (вся команда), разработать ТЗ (Арт-менеджер), найти подрядчиков, осуществить заказ (Арт-менеджер)

Что касается партнеров, то с ними нужно договариваться заранее. Поиск спонсоров необходимо начинать за 3-4 месяца до мероприятия, спикеров и выступающих за 1 месяц, почетных гостей за 1 месяц.

Задача

Ответственные

Примечания

Определить спонсоров, партеров, спикеров, VIP-гостей

Известное лицо компании; Менеджер мероприятия;Модератор;Арт-менеджер;

Клиент менеджер.

Определить списки гостей и распределить, кто кого приглашает, кто за кого ответственный. Арт-менеджер берет на себя визуальные оформления приглашений и КП

ШАГ 5. Анонсирование мероприятие и привлечение гостей: необходимо определить каналы коммуникации с ЦА (СМИ, соцсети, блоги, порталы, приглашения, холодные звонки, e-mail, ТВ, радио и т.д. ).

Начинать приглашать гостей на мероприятие, в т.ч. по средствам рекламы и PR, а также по личным связям, в зависимости от масштаба мероприятия, необходимо за 1-3 месяца.

Также стоит создать аккаунты мероприятия в социальных сетях, если это семинар или форум. Так аудитории будет проще следить за ходом мероприятия, и социальные сети также являются отличным каналом для привлечения и коммуникации с аудиторией. Также при необходимости создание лендинг-пейдж с возможностью регистрации и описанием мероприятия.

К началу анонсирования мероприятия должны быть готовы все рекламные материалы, пресс-релизы, тексты, видео-приглашения и иные материалы необходимые для продвижения и привлечения аудитории.

Задача

Ответственные

Примечания

По определенным каналам коммуникации с ЦА начать анонсирование мероприятия и привлечение клиентов

Менеджер мероприятия;Менеджер по рекламе и PR;Клиент менеджер.

Заранее подготовленные рекламные материалы используются для привлечения ЦА. Клиент менеджер работает с входящими заявками, и «холодными» звонками

Также необходимо вести список зарегистрировавшихся участников, для предварительного определения количества присутствующих, с их контактными данными и перед мероприятием обязательно позвонить или отправить напоминание на электронную почту о предстоящем мероприятии. Вид, расписание и кол-во уведомлений утверждается с менеджером.

ШАГ 6. Проверка площадки: на площадку необходимо приехать заблаговременно и установить все оборудование, камеры, микрофоны, звук. Также все визуальные и рекламные материалы: плакаты, скомпоновать раздаточный материал, подарки, фирменную одежду. Проверить все службы (вода, электричество, парковочные места, зону въезда, гардероб и т.д. ).

Также важно проверить расходные материалы, батарейки, ручки, стаканы, бейджи и т.д. Мероприятие должно быть готово на 100% за 30-40 минут до его начала.

Задача

Ответственные

Примечания

Осуществить техническое обеспечение площадки, а также контроль всех помещений на соответствие ТЗ, в т.ч. кофе-брейк, кухня и т.д.

Менеджер мероприятия;Арт-менеджер;Event-менеджер;

Водитель;

Человек с «золотыми» руками;

Хостес.

Доложить о готовности менеджеру, в случае форс-мажора найти решение проблемы.

ШАГ 7. Осуществление контроля всех служб на мероприятии: провести планерку со всеми ответственными лицами и определить зону ответственности каждого участника (например, мероприятие продлится 6 часов), также определить возможные форс-мажорные ситуации и инструкции по их устранению.

Должность

1 час

2 час

3 час

4 час

5 час

6 час

1

Менеджер мероприятия

Контроль и координация

Контроль и координация

Контроль и координация

Контроль и координация

Контроль и координация

Контроль и координация

2

Известное лицо компании

Встреча VIP-гостей

Общение с VIP-гостями

Общение с VIP-гостями

Общение с VIP-гостями

Общение с VIP-гостями

Провожание VIP-госте

3

Модератор выступлений

Модерация выступлений спикеров

Модерация выступлений спикеров

4

Менеджер по рекламе и PR

Подсчет кол-ва гостей, оценка эффективности рекламной компании

Сбор обратной связи (анкеты, отзывы)

Сбор обратной связи (анкеты, отзывы)

5

Арт-менеджер

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

6

Event-менеджер

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

Контроль своей области ответственности

7

Клиент менеджер

8

Хостес

Встреча гостей, регистрация, контроль подачи кофе-брейка

Рассадка, контроль подачи блюд и напитков

Координация перемещения гостей, Контроль подачи блюд и напитков

Координация перемещения гостей

Координация перемещения гостей

Координация перемещения гостей

9

Водитель

Привезти оборудование

Увезти оборудование

+

Человек с «золотыми» руками

На подхвате

На подхвате

На подхвате

На подхвате

На подхвате

На подхвате

ШАГ 8. Собрать отзывы: необходимо собрать отзывы о мероприятии, это поможет сделать следующее еще лучше. Для этого необходимо заранее подготовить материалы для обратной связи и раздать присутствующим до момента покидания ими площадки.

Задача

Ответственные

Примечания

Собрать обратную связь

Менеджер по рекламе и PR

Обеспечить гостей анкетами, собрать анкеты визитки

ШАГ 9. Оценка эффективности и работа над ошибками: после мероприятия необходимо провести планерку со всей командой и определить слабые места в организации, оценить обратную связь присутствующих и оценить эффективность проведенного мероприятия.

Задача

Ответственные

Примечания

Работа над ошибками

Вся команда

Формат мозгового штурма

Оценка эффективности мероприятия в разрезе поставленных целей

В зависимости от целей мероприятия

Отчет о мероприятии

Об авторе:

Егор Парилов,

Head of PR в Ассоциация строителей и строительных организаций "Некоммерческое партнерство Саморегулируемая организация "Региональное Объединение Строительных Организаций"

Источник: http://mediabitch.ru/


06.04.2016

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент как бизнес интерактив кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение онлайн-ивенты онлайн-мероприятия отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды управление впечатлениями устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности