7 ошибок организаторов при работе с площадкой

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


После десятка проведённых конференций кажется, что все подводные камни уже известны, список вопросов менеджерам площадки отлетает от зубов, а помощники не нужны. Однако на самом мероприятии всё равно «едет» тайминг, участники уходят с перерыва и жалуются на то, что форс-мажоры решаются чересчур долго. Руководитель конгрессного центра «ПетроКонгресс» Александр Островский рассказал Event LIVE, какие ошибки чаще всего допускают организаторы мероприятий в работе с площадкой, и как наладить коммуникацию, чтобы событие прошло без проблем.

Speaker

Александр Островский,
руководитель конгрессного центра «ПетроКонгресс»

Многолетний опыт организации деловых мероприятий позволяет вывести некоторые правила, которые не стоит нарушать, чтобы не испортить посетителям впечатление от мероприятия. Какие ошибки обычно допускают организаторы?

1. Чрезмерно экономят на пространстве

Если у вас 49 участников, и выбор стоит между залом вместимостью 50 и 70 посадочных мест, не экономьте. Комфорт при шести-восьми часах сидения в зале очень важен. Также рекомендуется через каждые 5-6 мест делать проходы в рядах шириной не менее метра.

Более широкие проходы, бóльшее расстояние между стульями будут особенно важны после окончания карантинных мероприятий, ведь теперь личное пространство и социальная дистанция надолго выйдут на первые роли.

А кроме того, в просторных пространствах меньше нагрузки на системы вентиляции и кондиционирования, что создаёт более комфортную рабочую обстановку.

2. Безразлично относятся к вопросам экологии

Заранее побеспокойтесь о соответствии площадки современным этическим и экологическим требованиям. Энергосбережение и энергоэффективность, раздельный сбор мусора, безотходный подход, использование эко-материалов – на всё это стоит обратить внимание при выборе, а потом грамотно использовать в позиционировании вашего мероприятия. Есть и такие заказчики, для которых эко-подход площадки не преимущество, а необходимое условие. В конгрессном центре «ПетроКонгресс» мы уделяем огромное внимание экологичности: проводим периодический экологический аудит, используем раздельный сбор мусора и минимизируем количество используемых одноразовых пластиковых предметов, эффективно используем ресурсы. Кстати, в 2019 году мы обновляли площадку: при ремонте использовались только материалы, имеющие соответствующие сертификаты экологической безопасности.

Photo Photo

3. Планируют кейтеринг отдельно от площадки

Как правило, на мероприятии достаточно провести два-три кофе-брейка – это даст участникам мероприятия возможность немного отдохнуть и пообщаться. Помните, что посетители могут не вернуться на мероприятие, если в перерывы на отдых и питание вы отпустите их с площадки. Собственная кейтеринговая служба площадки способна оперативнее отреагировать на изменения технического задания. Лучше всего, когда площадка предоставляет менеджера по кейтерингу, такой сотрудник знает много хитростей и поможет при организации рассадки и проработке меню. Например, он точно не посоветует подавать на обед суп при фуршетной рассадке и печенья из слоёного теста на кофе-брейк, ведь галстуки и бейджи на ланьярде имеют неприятное свойство часто попадать в тарелку, а печенье – крошиться на костюмы.

Стоит ответственно подойти к выбору не только меню, но и мебели для питания. Фуршетные столы без стульев подойдут для коротких кофе-брейков или тогда, когда на питание люди приходят волнами. Также этот вариант подходит, когда площадь зала для питания не позволяет поставить количество столов, достаточное для одновременного питания всех участников (пока последние отстоят в очереди на шведский стол, первые уже освободят свои места).

Кстати, мы писали о пяти трендах кейтеринга

4. Недостаточно ответственно подходят к формулировке ТЗ

Как можно более чётко и подробно передавайте заявку площадке. Чем больше информации вы передадите, тем меньше потратите нервов в день мероприятия. Рассадка, тайминг, тематика мероприятия, печатные материалы, информация для навигации – гораздо лучше будет, если все эти данные вы продумаете и отправите заранее.

У площадки есть установленные формы передачи данных от клиента? Не пренебрегайте ими и не шлите менеджерам письма в свободной форме. Но, конечно же, это не снимает с вас обязанности приехать заранее и всё ещё раз проверить на месте.

5. Не используют весь потенциал площадки

«А что так можно было?!» – очень частый вопрос со стороны организаторов. Внимательно изучите оферту площадки, ведь, возможно, в их арсенале есть именно то, что нужно вам для идеального ивента. Обязательно уточните у менеджера по продажам или иного ответственного лица, что входит в стоимость зала, какие бонусы вам положены, есть ли у площадки программа лояльности – это позволит немного сэкономить и качественнее провести мероприятие.

6. Пренебрегают обсуждениями логистики

На практике очень часто бывает так, что после тяжелого рабочего дня в девять часов вечера, сидя дома в удобном кресле, слышишь телефонный звонок, и голос в трубке радостно сообщает: «Здравствуйте, это курьер, у меня груз от компании Х, принимайте». А ещё бывает так, что требование о вывозе оборудование с площадки разбивается о необходимость дождаться окончания параллельного мероприятия, чтобы не пересекать потоки. Заранее позаботьтесь и обсудите с представителем площадки такие моменты, как завоз оборудования и материалов, заезд участников, логистику мероприятия.

Photo Photo

7. Забывают уточнить алгоритмы взаимодействия

Техническое обеспечение, вопросы по мебели и навигации, питание, дополнительный заказ – за всё это могут отвечать разные люди. Есть ли у площадки «одно окно», или по каждому разделу вопросов свой ответственный? Не удлиняйте цепочку и не пытайтесь играть в испорченный телефон, всё это не ускорит решение вашего вопроса. У площадки точно есть отлаженные алгоритмы взаимодействия, не забудьте уточнить это. Например, в конгрессном центре «ПетроКонгресс» два отдела. Отдел продаж осуществляет всю предварительную работу, например, составляет техническое задание, оформляет бухгалтерские документы и решает подобные задачи. Отдел проведения включает в себя технических специалистов, обеспечивающих заезд, монтаж, проведение мероприятия, выезд, работу оборудования и многое другое. Перед началом мероприятия организатору выдаётся памятка, в которой указаны все номера телефонов для быстрого решения соответствующих вопросов.

Конгрессный центр «ПетроКонгресс» уже 10 лет проводит мероприятия различных форматов и направлений: от сопутствующих мероприятий APEC до бизнес-тренингов, от заседания Всемирного алмазного совета до медицинских форумов и обучений. Конгрессный центр за этот долгий период принял более 3 000 мероприятий не только делового, но и развлекательного и благотворительного характера. Мы всегда рады видеть вас в нашем центре!


27.05.2020

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент как бизнес интерактив кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды управление впечатлениями устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности