Инструктаж, контроль и проверка на себе: а что вы делаете для безопасности события?

Считается, что о безопасности не очень хотят думать ни организаторы, ни заказчики мероприятий. Но на российском ивент рынке есть ответственные игроки и множество положительных примеров. Кто-то составляет списки, кто-то садится за стол переговоров и все прорабатывает, а кто-то прочесывает всю площадку маршрутом посетителя и смотрит с его позиции. Event LIVE поговорил с теми, кто готовится и заботится о посетителях, и задал вопрос: «А как вы работаете с безопасностью и готовитесь к непредвиденному»? Нам отвечают PR Partner, C4 Group, КСТАТИ, МИТтех и STEM.

PR Partner: инструктаж и сбор информации

Клиенты агентств редко обращают на безопасность должное внимание, даже при планировании крупных событий. Зачастую на это не готовы выделять дополнительные средства. И здесь задача организатора – все-таки добиться включения в бюджет пункта безопасности, а также обсудить с подрядчиками всё до мелочей: от навигации до форс-мажоров. Мы придерживаемся следующей схемы:

1. До начала нужен инструктаж с привлеченным персоналом, чтобы новые люди были в курсе, где находятся все выходы, как действовать и куда направлять поток людей. Регистрирующий персонал инструктируем на случай, если на мероприятие попытается попасть человек без предварительной регистрации.
2. Помимо указателей, схемы активностей и персонала, помогающего гостю сориентироваться на площадке, заранее заботимся, чтобы все запасные выходы были открыты, а также записываем все контакты охранных структур, курирующих объект.
3. Обычно компании, предоставляющие профессиональный персонал для мероприятий, вводят в программу обучения и технику безопасности. Всегда обращайте внимание на этот пункт при подписании договора с подрядчиком.
4. Также при планировании крупного мероприятия соберите следующую информацию:
    
   • Схема мероприятия с указанием всех входов/выходов, зон въезда/выезда транспорта, а также зон активностей.
   • Количество участников с учётом персонала, спикеров, работников службы безопасности, подрядчиков.
   • Программа мероприятия с таймингом и учётом подготовки (монтажа/демонтажа оформления и техники).
   • Порядок пропуска гостей, список запрещённых к проносу предметов и описание механики досмотра, если предполагается свободный вход без пригласительных и списков.
   • Контакты служб, регулирующих вопросы безопасности на территории мероприятия. Если возможностей площадки недостаточно, эту информацию организатор передает сторонним охранным предприятиям, и они заранее высылают специалистов на мониторинг площадки. По его результатам охранные отряды смогут спрогнозировать все возможные риски.

Отдельная история — работа со службами безопасности первых лиц, здесь подготовка куда серьезнее. Мы работали на крупных ивентах с участием В.В. Путина, Д.А. Медведева и ряда министров, занимались аккредитацией СМИ до и во время мероприятия. Процесс затянутый и весьма сложный: необходимы все паспортные данные желающего аккредитоваться, сканы паспорта, описание аппаратуры, тысячи списков. К сожалению, по факту «допуск к телу» имеют лишь избранные службой безопасности аккредитованные, но это обычно выясняется прямо перед появлением первых лиц. Из СМИ — это обычно только видео- и фотокорреспонденты, остальным разрешено находиться в здании, но в соседнем помещении и смотреть выступление на экранах.

STEM: свой brand book

Для каждого B2B мероприятия мы готовим подробный brand book, где помимо общей схемы зонирования учитываем схемы навигации гостей и эвакуации. Мы совместно с техническими специалистами готовим схему разводки электричества, так как почти все мероприятия сопряжены с большим количеством аппаратуры. Мы оцениваем электронагрузку и четко соблюдаем ограничения при монтаже техники и застройке территории.

Перед стартом мы тщательно проверяем площадку на наличие и исправность средств пожарной безопасности, схем эвакуации, смотрим, чтобы аварийные выходы были открыты и не загромождены посторонними предметами. Отдельно уделяем внимание зонам для курения – это выделенная зона или же полный запрет на курение во время мероприятия.

Если же говорить о городских мероприятиях, то около площадки при подготовке и непосредственно во время мероприятия должны быть кареты скорой помощи, пожарный расчет, полиция, ДПС и/или охранное предприятие. Также возможно сотрудничество со службами безопасности компаний-заказчиков. В случае аренды готовой площадки или интеграции в чужие мероприятия мы обсуждаем все опции по безопасности с третьей стороной и принимаем их условия, но только при условии подтвержденных мер

безопасности.

МИТтех: взаимные проверки и контроль доступа

Хорошая практика – это взаимные проверки площадкой и организатором друг друга во время подготовки с привлечением по итогу надзорных органов для финального осмотра. С точки зрения минимизации террористической угрозы оптимальное решение – предварительная проверка службой безопасности зарегистрированных гостей. Минимум, что нужно сделать – это организовать систему контроля доступа с рентген-аппаратами, металлодетекторами и визуальным контролем.

Доступ посторонних должен быть исключен. Для этого всех задействованных в мероприятии людей нужно внести в общий список имеющих право находиться на площадке, соответственно зонированию. Если зон две и более, на их границах должны стоять пункты контроля доступа. По возможности – задействовать систему видеонаблюдения с записью. А для сохранения имущества стоит ввести контроль его ввоза и вывоза с соответствующими документами.

Есть особые категории посетителей – это дети, люди с ограниченными возможностями. Здесь правильно будет закрепить за каждой особой группой своего куратора и провести дополнительный инструктаж всего персонала об особенностях работы с такими посетителями. И, безусловно, проверить необходимую инфраструктуру в месте проведения– не должно быть неудобств.

Коммуникационное бюро КСТАТИ: встать на место посетителя

Я как руководитель проекта проверяю абсолютно всё, дотошно иду по всем пунктам своего чек-листа еще на этапе монтажа площадки. Рекомендую всегда приезжать накануне мероприятия и самому пройти все зоны площадки маршрутом посетителей: начиная с парковочной зоны, входа, зоны регистрации/ аккредитации, затем – в залы основной программы, пресс-центр, подсобные помещения, гримерки, место под склад, туалеты, проверить, работает ли wi-fi и прочие детали.

Чаще всего краеугольным камнем является противопожарная безопасность, поэтому мы работаем в сотрудничестве с представителем площадки и их технической службой, а также с нашей компанией-партнером по техобеспечению. Отдельно проверяю элементы декораций, особенно текстильные и деревянные материалы, которые должны содержать огнезащитную пропитку. Убеждаюсь, что назначено ответственное лицо по противопожарной безопасности, и что у него есть удостоверение о прохождении курса инструктажа и экзамена о противопожарной безопасности.

Duty of Care – популярный за рубежом термин, определяющий долг бизнеса по защите своих клиентов от возможного, частично прогнозируемого вреда. Что конкретно входит в это понятие, и какие шаги предпринять в его рамках для событийной индустрии, Event LIVE рассказывал в материале Duty of care: как и от чего организатор должен защитить участников мероприятий

Ивент агентство С4Group: зонирование и план

Проверка по противопожарной безопасности должна проводиться по трем направлениям:

• Инструктаж и проверка готовности персонала агентства;

• Проверка службы безопасности площадки – кто конкретные ответственные люди;
• Проверка противопожарной инфраструктуры – корректно ли расставлены огнетушители, в рабочем ли они состоянии, подведена ли вода к рукавам для пожаротушения, нет ли препятствий для доступа к аварийным выходам и т.д.

На деловых мероприятиях - обязательно закрепить за каждым охранником конкретную зону контроля, провести с ними инструктаж на случай ЧП. Желательно иметь систему разных уровней доступа к разным зонам на бейджах/браслетах, не позволять людям находиться в зонах, не предусмотренных их уровнем доступа. Обеспечьте максимальное наличие камер на площадке, если их нет – информирование людей о внимательном отношении к сохранности своих вещей.

На случай чрезвычайно большого, незапланированного числа посетителей важно иметь несколько сценариев действия. Один из них - советовать посетителям прибыть на площадку заранее (это работает на любом мероприятии), чтобы познакомиться с ней, найти пути выхода, причем несколько вариантов на случай разного развития событий.

Наилучшие примеры соблюдения техники безопасности – это мероприятия с участием представителей власти. В этих случаях безопасность контролирует целая протокольная служба. И планы B и C не только прорабатываются в теории, но и заранее обеспечиваются инфраструктурно, что позволяет действовать быстро и слаженно при совершенно разных сценариях.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE, при перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна.

Фото в материале: STEM, PR Partner, Facebook, Wikipedia, CCO Creative Commons , указания авторства не требуется