Хакатон, которого не было

В этом году команда ивентеров из Контура и Благотворительный фонд СКБ Контур придумали сделать хакатон «Урбатон» для жителей Екатеринбурга. Планировали посвятить его урбанистике. Участникам предстояло подумать, как улучшить жизнь горожан, сделать городскую среду более удобной и разработать для этого IT-проекты.

Через три месяца подготовки, дождавшись первых регистраций, хакатон решили отменить. Почему организаторы пошли на такой шаг? Рассказывает Ульяна Батуева, эксперт по HR-бренду Контура. Возможно, некоторые выводы покажутся банальными, но о самых поверхностных вещах эксперты забывают чаще всего.

Идти от цели, а не от формата

Ульяна Батуева,
эксперт по HR-бренду СКБ Контур

В прошлом году СКБ Контур учредил Благотворительный фонд, чтобы поддерживать IT-образование на Урале и развивать регион в разных направлениях. Например, улучшать городскую среду, участвовать в экологических акциях, поддерживать разнообразные волонтерские движения. Улучшать городскую среду хотелось не только собирая мусор и очищая водоемы, но и внедряя какие-то технологичные решения для горожан.

«Вот бы сделать так, чтобы к нам пришли вдохновленные урбанистикой разработчики и придумали парочку сервисов. А мы бы им за это гранты выдали на развитие проектов!» — подумали мы и начали готовить хакатон. Почему хакатон — про это мы подумать забыли, просто решили использовать понятный формат. К тому же в 2019 мы уже проводили хакатон про урбанистику и кайфанули от него вместе с участниками.

Получается, что сначала мы придумали формат, а потом начали натягивать его на цель. Формат трещал, мы латали дырки, но не отступали до последнего. Через пару месяцев поняли, что ничего не получается. Ошибку нашли в глобальной цели — ее не было.

Позже мы сформулировали такую цель: разработать IT-решения для улучшения городской среды Екатеринбурга, отвечающие проблематике города. Цель можно достичь разными форматами и инструментами, не обязательно хакатоном.

Метрики эффективности: провести хакатон для 250 человек, получить минимум 5 работающих MVP и оказать поддержку для их дальнейшего применения в реальной среде.

Чекнуться, но не чокнуться

Команда организаторов хакатона состояла из таких ролей: ивентер, представители Благотворительного фонда СКБ Контур, пиарщик, руководитель деврелов (от developer relations — отношения с разработчиками). Пока шла подготовка к Урбатону, у нас сменилась часть команды, направление деврелов вообще выпало из подготовки, потому что их руководитель перешел в другой проект.

Новых людей не погрузили в задачи как следует. «Старенькая» команда думала, что у всех «новеньких» есть полный контекст, и ожидала от них полного включения. Новички были готовы помогать, выполнять поручения. А старички ждали, что новые члены команды будут генерить идеи, возьмут крупные части проекта, за которые отвечали те, кого они заменили. Поговорить об этом и еще раз прописать все задачи — мы забыли.

А еще мы не подключили к проекту менеджера по развитию HR-бренда для IT-аудитории, а направление деврелов, как уже говорили, выпало из подготовки. Эти ребята умеют общаться с потенциальной аудиторией хакатонов, знают каналы коммуникации, потребности аудитории. Мы пригласили этих ребят только на этапе анонсирования, когда механика хакатона придумана, цели и аудитория прописаны. У ребят возникли вопросы, и они нашли много уязвимостей, которые уже повлияли на регистрацию. Например, мы анонсировали хакатон как офлайн-мероприятие, но не знали масштабов второй волны эмиграции разработчиков. Оказалось, что быть лично на хакатоне могут очень немногие. Пришлось быстро переписывать все анонсы, посты и креативы для таргетинга и уточнять, что участники могут хакатонить удаленно, если хотя бы один из них присутствует на площадке.

Проводить анонсирование волнами, а не лавиной

За месяц до Урбатона мы запустили анонсирование. Сразу по всем доступным площадкам: рассылки по базе участников прошлых мероприятий, посты в соцсетях и их таргетинг, пресс-релиз в охватные СМИ области, рекламные статьи в СМИ, упоминания в афишах городских ивентов и т. д. При большом охвате аудитории регистраций было очень мало — всего 3% пришедших на страницу Урбатона зарегистрировались. Мы начали думать, почему так.

Гипотез было несколько:

• Неэффективные креативы. Меняли их, дополняли и смотрели, как работают. Роста регистраций не было.
• Нецелевые портреты для таргетинга. Мы собрали новые базы, расширили портреты. Переходов на Таймад стало больше, но регистраций особо не прибавилось.

Некоторые гипотезы были связаны с тревожной обстановкой конца сентября — начала октября:

• Часть целевой аудитории переехали из РФ и не могла быть в офлайн на Урбатоне, а мы продвигали мероприятие именно как офлайновое.
• Целевой аудитории, которая осталась в РФ, было не до идей об улучшении городской среды. Они думали о своей судьбе и рассматривали варианты переезда.
• Люди были не готовы планировать свои выходные на такой долгосрочный период. Напомню, анонсирование началось за месяц до мероприятия.

В итоге мы собрали 46 участников и остановили анонсирование. Тут же в соцсети и личку к организаторам начали приходить сообщения: «Хотел зарегистрироваться и собирал команду, но всё закрылось — печалька». Скорее всего, 100 участников у нас было бы, но этого всё равно недостаточно для закрытия цели.

На ретроспективе мы решили перенести хакатон на следующий год. Чтобы у нас была более прозрачная цель, и мы точно знали, какие у города есть проблемы и как их может решить IT, мы проведем встречу с урбанистами, волонтерами и администрацией города. Соберем проблематику и нагенерим идеи для ее решения. Это должно помочь участникам будущего Урбатона сделать действительно нужные IT-продукты.

Как видите, уникального экспириенса у нас не случилось, все выводы очень простые и могут показаться опытному ивентеру банальностью. Но бывает так, что в суматохе подготовки к мероприятиям мы упускаем самые очевидные, но важные моменты. Наша команда решила напомнить о них в первую очередь себе. Надеемся, вам они тоже принесут пользу.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: СКБ Контур. Любые рекомендации, предоставленные авторами и опубликованные на портале Event LIVE, являются выражением частного мнения данных специалистов. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.