Победа над форс-мажором, или как управлять рисками в ивент индустрии

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Управлению рисками, связанными с обстоятельствами непреодолимой силы, был посвящён новый, второй выпуск аналитического журнала CongressTime. Портал Event LIVE публикует полный текст заглавной статьи журнала из рубрики «История с обложки». Какие события могут быть признаны форс-мажором? Как природные катаклизмы, теракты и техногенные катастрофы в разное время повлияли на индустрию мероприятий и отдельные события? Какую стратегию по управлению рисками выбрать и как организовать кризисные коммуникации в компании?

Фото

Теракты 9/11 в США, эпидемия атипичной пневмонии SARS, извержение вулкана Эйяфьядлайекюдль в Исландии, протестные акции в Гонконге в 2019 году, пандемия коронавируса – это лишь небольшой перечень форс-мажорных обстоятельств, с которыми столкнулись организаторы мероприятий за последние 20 лет. Все они представляют риски для ивент бизнеса как в части обеспечения безопасности участников и организаторов, так и в части потерь, связанных с отменой и переносом мероприятий. Эти риски плохо поддаются управлению, но подготовить компанию к их наступлению и сократить негативный эффект возможно.

Обстоятельства непреодолимой силы

В «Толковом словаре русского языка» Сергея Ожегова форс-мажор определяется как чрезвычайное обстоятельство, которое заставляет действовать вопреки намерению. Такие события характеризуются непредсказуемостью, невозможностью прогнозировать их продолжительность и высокой степенью неопределенности последствий. Именно поэтому частыми синонимами форс-мажора выступают термины «чрезвычайная ситуация» и «катастрофа». Можно выделить несколько групп обстоятельств непреодолимой силы:

Форс-мажорные риски

Форс-мажор может наступить как до начала мероприятия, так и во время его проведения. В зависимости от момента наступления таких непредвиденных обстоятельств определяются потенциальные риски организатора.

Если форс-мажор наступил до начала мероприятия, то основные риски организатора заключаются в отмене проекта и возможности его переноса на другие сроки. Это влечет за собой финансовые потери в виде расходов, уже произведенных для подготовки события, сокращение объемов компании и, как следствие, возможное банкротство и закрытие бизнеса. Кроме того, отмена или перенос мероприятия связаны с репутационными и маркетинговыми рисками организатора.

При наступлении непредвиденных обстоятельство время проведения события основные риски для организатора включают нанесение вреда жизни и здоровью участников, порчу имущества третьих лиц, прекращение мероприятия. Это также влечет за собой финансовые убытки и репутационные потери.

Тем не менее, риски поддаются управлению. Для этого их необходимо идентифицировать и оценить. Обычно оценивается вероятность наступления рисковых событий и серьезность их последствий для бизнеса, в том числе в денежном выражении. Это можно сделать с помощью кривой безразличия. Она позволяет разделить рассматриваемые риски на две части: те, которыми необходимо управлять, и те, которыми можно пренебречь.

Photo Увеличение по клику

Для построения кривой безразличия организатор может определить для себя границу приемлемого риска (Const). Тогда график будет выстраиваться по формуле R (вероятность риска) = Const/C (стоимость риска). Источник: Кондратьев Вячеслав, Лоренц Виктор. Даешь инжиниринг! Методология организации проектного бизнеса // «Эксмо», 2007

Природные явления – события, которые вызваны естественными причинами. К ним относятся землетрясения, ураганы, наводнения, оползни, проливные дожди, извержения вулканов, лесные пожары, эпидемии и прочие катаклизмы.

Обстоятельства, вызванные человеческим фактором – негативные события, наступление которых напрямую спровоцировал человек. Этот список включает биологические и химические атаки, террористические акты, войны, забастовки и акции протеста, массовые пищевые отравления, кибератаки и так далее.

Техногенные катастрофы – крупные аварии на производствах и технических объектах, носящие, как правило, случайный характер и приводящие к большому количеству жертв. К таким случаям можно отнести утечку токсичных веществ, прорывы на трубопроводах, транспортные катастрофы и так далее.

Форс-мажоры последнего десятилетия:

  • В апреле 2010 года извержение вулкана с труднопроизносимым названием Эйяфьядлайекюдль в Исландии вызвало отмену 95 тысяч авиарейсов в мире. На несколько дней небо над Европой оказалось полностью закрытым для полетов. Пострадало более 20 млн человек. Многие из них оказались заперты в аэропортах. Вулкан стал причиной отмены или переноса мероприятий по всему миру. Так, чемпионат мира по шахматам начался с задержкой на один день в связи с тем, что гроссмейстер Вишванатан Ананд не смог вылететь из Франкфурта в Софию.
  • Последствия аварии, которая произошла 11 марта 2011 года на АЭС «Фукусима-1», ощущались даже спустя год. Так, организаторы детского снежного шоу в Окинаве в феврале 2012 года были вынуждены отменить его. Местные жители выразили протест против использования снега, доставленного специально для мероприятия с территории, близкой к месту аварии. По их мнению, он мог быть загрязнен. Экологические тесты, не подтвердившие наличие вредных веществ в снеге, не смогли изменить ситуацию.
  • 15 апреля 2013 года на Бостонском марафоне, который ежегодно собирает более 20 тысяч любителей бега со всего мира, прогремели взрывы. Погибли три человека и пострадали около 300, были отменены и изменены графики других мероприятий, в частности, матчей НБА и конгресса Ассоциации амбулаторных хирургических центров (ASCA). Позже организаторы конгресса ASCA отметили, что они оказалась не готовы к экстренным ситуациям такого масштаба и не имели плана действий в таких условиях. Опыт Бостонского марафона был учтен при планировании системы безопасности зимних Олимпийских игр в Сочи.

Основная проблема при оценке форс-мажорных рисков заключается в недостаточном внимании к ним со стороны организаторов мероприятий. Это связано с тем, что вероятность наступления таких обстоятельств довольно низкая. Так, в исследовании, проведенном Ассоциацией менеджмента мероприятий PCMA в марте 2020 года, более 80% респондентов-организаторов отметили, что не прорабатывали заранее риски, которые могут повлечь за собой такой форс-мажор, как пандемия коронавирусной инфекции.

Основные принципы управления рисками

Существует четыре метода управления рисками: избежание, передача, сокращение и резервирование.

Во избежание рисков организатор мероприятия должен исключить деятельность или обстоятельства, которые их потенциально содержат. В случае с форс-мажорными рисками это может сводиться к отказу от проведения мероприятия, в том числе в местах, где возможно возникновение экстренных ситуаций. Например, отказ от проведения мероприятий на территории Атлантического побережья США, где чаще всего случаются ураганные ветра и наводнения.

Передача рисков заключается в переводе ответственности за происходящее на другую сторону. Классическим решением в этом случае является страхование ответственности организатора перед третьими лицами, а также страхование отмены или переноса мероприятий. В России нет закона, который обязывал бы организаторов страховать свои риски при проведении мероприятия. Обязательному страхованию подлежат только массовые спортивные события в части несчастных случаев.

Сокращение рисков происходит за счет реализации собственных специальных мер со стороны организатора мероприятий для ограничения возможности наступления риска и минимизации потерь. Как правило, эти меры включают в себя использование системы контроля и безопасности, технических средств охраны, пожаротушения и других инструментов борьбы с чрезвычайными ситуациями. При этом необходимо контролировать наличие аналогичных систем у контрагентов. Например, Международная ассоциация организаторов конгрессов ICCA составила матрицу для оценки площадки проведения мероприятий, которая позволяет осуществить проверку безопасности на месте на случай возникновения непредвиденных ситуаций.

Резервирование и удержание – этот метод снижения рисков заключается в принятии организатором мероприятия возможности наступления рисковых событий и сохранении его ответственности за последствия. На практике этот метод реализуется путем формирования резервов в бюджете компании. За счет этих средств могут быть покрыты возможные потери, возникшие в результате форс-мажора.

Для того чтобы выбрать метод управления рисками, организатор мероприятия должен оценить для себя возможность и стоимость его использования в потенциальных кризисных ситуациях.

Speaker

Роман Тарасов, партнер юридической компании «Нортия ГКС»:

Бесспорно, текущая пандемия коронавирусной инфекции изменила мир. Значительные корректировки можно отметить и в правовой плоскости. Как оказалось, государственные органы могут оперативно принимать значительные массивы нормативных актов, утверждать меры поддержки и давать разъяснения по наиболее актуальным вопросам. Время покажет, насколько принятые меры оказались эффективны. Однако уже сейчас можно сделать несколько выводов на перспективу.

Прежде всего, необходимо уделить внимание кодам ОКВЭД и их соответствию фактической деятельности, а компаниям, с признаками малого и среднего предпринимательства – проверить факт нахождения в реестре. Текущие меры поддержки основаны именно на соблюдении таких вполне формальных критериев.

Договорные условия рекомендуется рассмотреть через призму отражения новых рисков. Значимыми являются условия о случаях и порядке отмены либо переноса мероприятия, возврате денежных средств, особенно в ситуации, когда ограничительные меры приняты непосредственно перед событием, когда основные расходы организатора уже понесены. В идеале, необходимо продумать обе ситуации: временная невозможность исполнения обязательств и действия после прекращения форс-мажора, а также полное прекращение обязательств в связи с юридической невозможностью их исполнения, например, издания акта государственного органа.

Применительно к страхованию потери прибыли от простоя есть одна существенная деталь: зачастую правила страхования обусловливают право на возмещение фактом ущерба имуществу. Поэтому для отнесения к страховому риску простоя, обусловленного ограничительными мерами, аналогичными действующим, скорее всего, потребуется согласовать индивидуальные условия страхования.

С чего можно начать

Выбор стратегии по управлению рисками, связанными с возникновением форс-мажорных ситуаций, зависит от компании, масштабов ее деятельности и уровня ответственности. Несмотря на это, можно выделить несколько шагов, реализация которых позволит выстроить эффективную работу организатора мероприятий в экстренных обстоятельствах и существенно сократить возможные финансовые потери.

1. Определите план действий компаний в кризисной ситуации

Необходимо заранее подготовить план действий компании на случай наступления кризисной ситуации. Можно выделить пять основных элементов такого документа:

  • Состав кризисной команды – в нее должны войти представители операционных, кадровых, юридических и финансовых структур компании. Заранее должен быть определен сотрудник, руководящий этой командой во время кризисной ситуации.
  • Организационный процесс подготовки и проведения мероприятия – каждый этап подготовки и проведения должен быть проанализирован на предмет возникновения рисков в случае экстренной ситуации. Дополнительно необходимо проработать варианты их минимизации за счет возможного изменения процесса организации события.
  • Системный риск-менеджмент – постоянная оценка и разбор компанией-организатором потенциальных рисков, которые могут возникнуть во время подготовки и проведения мероприятия.
  • Обучение сотрудников и определение зон ответственности – проведение тренингов и учений, направленных на подготовку сотрудников компании к действиям при возникновении экстренных ситуаций.
  • Организация кризисных коммуникаций – выстраивание системы информационных потоков при возникновении чрезвычайных обстоятельств. Отдельное внимание при планировании необходимо уделить работе со СМИ.

2. Застрахуйте мероприятие и ответственность организатора

Сегодня страховые компании в России предлагают три вида защиты для мероприятий: страхование ответственности организатора перед третьими лицами, возмещение ущерба имуществу при организации и проведении события, страхование финансовых рисков организатора, в том числе в случае срыва мероприятия по причинам, не зависящим от него.

Ограничений на страхование мероприятий нет. Главное, чтобы их организация проходила в рамках действующего законодательства. Минимальный срок действия страхового полиса определяется периодом подготовки и проведения мероприятия. Из обстоятельств непреодолимой силы страховыми случаями признаются:

  • пожар, взрыв, стихийные бедствия, загрязнение окружающей среды, террористический акт;
  • проведение мероприятий по распоряжению любых государственных органов в месте, запланированном организатором;
  • объявление национального траура;
  • открытие процедуры банкротства в отношении контрагентов организатора;
  • невозможность вовремя начать подготовку или проведение мероприятия из-за событий, которые привели к задержке в доставке оборудования, прибытия ведущих исполнителей, а также организатора мероприятия.

Список может быть расширен. При этом страхуются финансовые убытки организатора, которые возникли в результате отмены или переноса мероприятий из-за указанных обстоятельств. Размер возмещения определяется фактически понесенными расходами на подготовку проекта, а также объемом неполученных доходов.

При расчете стоимости страхового полиса для мероприятия во внимание принимаются история проекта, возникновение непредвиденных ситуаций ранее при его проведении, финансовые показатели (доходы, расходы в рамках подготовки и проведения проекта), количество штатных и временных сотрудников, история компании-организатора. Дополнительными факторами, которые могут оказать влияние на цену, являются использование транспорта для перевозки участников, организация кейтерингового обслуживания, организация демонстрации и тест-драйва автомобилей и специализированной техники, использование пиротехники и так далее. Стоимость полиса страхования ответственности организатора перед третьими лицами может составить от 0,2% до 1,7% от страховой суммы. Ставка при страховании рисков отмены или переноса мероприятия рассчитывается индивидуально с учетом расходов организатора и объема возможных убытков участников. При этом устанавливается лимит выплат для пострадавших сторон.

3. Взаимодействуйте с профильными отраслевыми и деловыми объединениями

При наступлении чрезвычайной ситуации профильные отраслевые и деловые объединения берут на себя роль адвокатов от отрасли. Используя свои административные и информационные ресурсы, они помогают донести до государственных органов и ответственных лиц данные о потерях и рисках для бизнеса. Это позволяет решать проблемы, вызванные форс-мажором, не только силами компании-организатора мероприятий. Кроме того, профессиональные ассоциации и союзы выступают хорошей платформой для обмена информацией между компаниями отрасли, изучения лучших практик по управлению рисками и так далее.

В России можно выделить несколько отраслевых профильных объединений для событийной индустрии:

  • Российский союз выставок и ярмарок (РСВЯ);
  • Национальное конгресс-бюро;
  • Союз выставочных застройщиков;
  • Национальная ассоциация организаторов мероприятий (НАОМ);
  • Российская ассоциация событийного маркетинга (REMA);
  • Ассоциация директоров по коммуникациям и корпоративным медиа России (АКМР).

Эффективность работы этих структур была доказана при получении государственной поддержки ивент отрасли как пострадавшей в результате пандемии коронавируса.

Новые возможности

В XXI веке мир регулярно сталкивается с обстоятельствами непреодолимой силы. Кризисы, которые, как правило, сопутствуют таким ситуациям, оказывают большое влияние на глобальную экономику и меняют целые отрасли.

Катастрофа, произошедшая в США 11 сентября 2001 года, привела к появлению новых правил на рынке авиаперевозок, в том числе усилению контроля безопасности на транспорте. Эпидемия атипичной пневмонии в 2002–2003 годах кардинально изменила поведение потребителей и стимулировала развитие электронной торговли. Сегодня ситуация с пандемией COVID-19 дала новые возможности для развития онлайн-мероприятий и ведения бизнеса в удаленном режиме.

Любой кризис – это не только потери, но и возможности. Для компании важно пройти его с минимальными убытками и получить шанс воспользоваться новыми перспективами в полном объеме. Именно поэтому выстроенная заранее система управления рисками может стать одним из инструментов стратегии развития компании и позволит справиться с форс-мажором без ущерба для бизнеса.

Photo
Photo
Увеличение по клику

Матрица проверки безопасности площадки для проведения мероприятия

Противопожарная безопасность Охрана Здание Коммуникации
  • Системы обнаружения пожара и сигнализации.
  • Системы пожаротушения, в том числе для серверных комнат.
  • Пожарные гидранты и портативные огнетушители на каждом этаже здания.
  • Системы дверей с магнитными замками.
  • Беспрепятственные пути эвакуации в случае пожара, лестницы.
  • Система аварийного освещения в случае пожара.
  • Дежурная диспетчерская с оборудованием для круглосуточного видеонаблюдения.
  • Время приезда пожарной бригады по вызову.
  • Проведение площадкой обучения на случай возникновения пожара, а также наличие экстренных планов действий в кризисной ситуации.
  • Стратегически расположенный пункт видеонаблюдения (внутренний и внешний периметр).
  • Круглосуточный контроль безопасности.
  • Видеонаблюдение и сигнализация.
  • Диспетчерский пункт с возможностью экстренного вызова.
  • Датчики движения.
  • Электронные двери с управлением в онлайн-режиме и система блокировки ключей.
  • Наличие охранников и дежурных, система патрулирования (внешний и внутренний периметр).
  • Время приезда полиции по вызову.
  • Проведение площадкой обучения оказанию первой медицинской помощи на месте.
  • Проведение обучения на случай возникновения непредвиденной ситуации, а также наличие экстренных планов действий в кризисной ситуации.
  • Компьютерная система управления и мониторинга инженерными коммуникациями в здании: вентиляция, освещение, электричество, климат-контроль.
  • Аварийное резервное копирование.
  • Генераторы с запасом топлива.
  • Система автоматического отключения газоснабжения в случае срабатывания пожарной сигнализации.
  • Аварийное освещение.
  • Системы противопожарной безопасности.
  • Охранные системы.
  • Время приезда экстренных служб по вызову.
  • Проведение площадкой обучения на случай возникновения непредвиденных ситуаций, а также наличие экстренных планов действий в случае нарушения нормальной работы систем здания.
  • Системы оповещения с автоматическим и ручным режимом управления.
  • Система коммуникаций на площадке (в том числе наличие номеров мобильных телефонов менеджеров).
  • Номера телефонов специальных служб площадки на случай экстренной ситуации.
  • Рации, спутниковые телефоны.
  • Указатели и табло для оповещения об экстренных ситуациях.
  • Система электронных адресов и аккаунтов в социальных сетях для экстренного оповещения (внутренние и внешние коммуникации).
  • Резервное копирование информации.
  • Система ИТ-безопасности и политика соответствия.
  • Проведение площадкой обучения на случай возникновения непредвиденных ситуаций, а также наличие экстренных планов действий в случае нарушения нормальной работы систем коммуникаций.

Полезные ссылки и документы для создания системы управления рисками при организации мероприятий

Рекомендации и стандарты

  • Crisis management. Operational guidelines for association executives, ICCA, [электронный ресурс] // URL: https://www.iccaworld.org
  • ISO 22301:2019 Security and resilience – Business continuity management systems – Requirements, [электронный ресурс] // URL: https://www.iso.org
  • ГОСТ Р ИСО 22301-2014 Системы менеджмента непрерывности бизнеса. Общие требования, [электронный ресурс] // URL: http://docs.cntd.ru

Законодательство

  • Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая. Глава 48 «Страхование».
  • Закон РФ от 27.11.1992 №4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации».

CongressTime – первое в России отраслевое издание для профессионалов конгрессной индустрии. Деловой информационно-аналитический журнал о развитии конгрессной индустрии в России и за рубежом, издается при поддержке ТПП РФ с июля 2015 года. С января 2020 года издание CongressTime включено в портфель медиа продуктов Выставочного научно-исследовательского центра (ВНИЦ) R&C, в который также входят Деловой портал для профессионалов ивент индустрии Event LIVE, Дайджест индустрии встреч, а также издания, выпускаемые по заказу участников рынка.


29.07.2020

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент как бизнес интерактив кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды управление впечатлениями устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности