Что не так с онлайн-мероприятиями? 5 проблем виртуальных ивентов и способы их решения

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Следует отдать должное организаторам: повсеместные попытки провести мероприятия в виртуальном формате начались практически сразу после введения первых ограничений на массовые собрания. Редакция Event LIVE проанализировала десятки российских и зарубежных кейсов деловых событий в онлайне и выделила их общие слабые места. Обсуждаем их ниже и предлагаем способы для решения проблем (или хотя бы мечтаем о них).

1. Всё выглядит одинаково

На сегодняшний момент в виртуальном формате уже состоялись форумы, конгрессы, выставки, фестивали, защиты премий и награждения победителей. Однако набор составляющих всех этих форматов всё ещё остаётся приблизительно одинаковым: три-пять «говорящих голов» и чат с болталкой.

Speaker

Сергей Князев, генеральный продюсер агентства «КнязевЪ»:

Пока тотально все онлайн-мероприятия похожи на банальную трансляцию с небольшой разницей в статике или динамике тех, кто находится перед камерой. Будь это конференция, бурлеск-шоу, концерт или пижамная вечеринка, для зрителя (гостя) все предстает в виде квадратиков-окон на мониторе.

Несмотря на, казалось бы, бесконечные возможности технологий, онлайн-мероприятия стремятся выглядеть так же, как и те, что проходили в реальности, и в первую очередь это очевидно на примере виртуальных выставок. Участник таких выставок «продвигается» по пустому коридору между стендов экспонентов, за которыми никто не стоит. «Как будто пришёл первым», – шутят одни в соцсетях. Другие вообще не считают подобные ивенты выставками, задаваясь вопросом, чем платформы отличаются от каталога продукции.

Photo Photo

Очевидно, что возможности сегодняшних организаторов ограничены изрядно потрёпанными бюджетами, но проблема заключается ещё и в дефиците идей. Формат онлайн-мероприятий требует качественно новых решений от организаторов, которые будут не подражать офлайну, а составлять ему полноценную альтернативу. На данный момент эта ниша всё ещё ждёт своего Билла Гейтса.

Ещё одна причина «одинаковости» онлайн-мероприятий – осторожность организаторов, которые не решаются слишком сильно полагаться на качество связи. Проблемы с интернетом могут полностью свести на нет усилия виртуальных художников и проработку визуала. Даже VR-шлемы, которые позволяют создать вокруг участника по-настоящему другую реальность, слишком сильно зависят от подключения. Проблема обещает решиться с распространением технологии 5G. Однако пока её использование в России не вышло за пределы тестовых зон, а «Ростелеком» официально объявил о переносе сроков запуска сетей 5G. С большой долей вероятности до 2024 года высокоскоростной интернет не доберётся даже до Москвы и Санкт-Петербурга. Что и говорить о регионах.

Photo Источник фото: Михаил Почуев / ТАСС
Photo Источник фото: Flickr

2. Вопросы этики

Собираясь на мероприятие, положите в пиджак визитки. На кофе-брейке спросите у соседей по столику их мнения насчёт деловой программы. Если не уверены, что останетесь до конца сессии, садитесь у выхода из зала. Правила этикета на обычном, офлайновом мероприятии известны каждому участнику. А как вести себя на онлайн-ивенте? Можно ли пить и есть во время трансляции? Как одеваться, если вы спикер или модератор? Каким должен быть задний фон? Как общаться с другими участниками?

Speaker

Татьяна Баранова, основатель и преподаватель образовательного проекта «Про.ЭТИКЕТ»:

Во избежание недоразумений и неприятных ситуаций во время прямого эфира лучше обговорить правила онлайн-мероприятия со всеми участниками и спикерами заблаговременно. А еще лучше – разработать регламент этики поведения и в обязательном порядке ознакомить с ним заранее всех причастных. Например, если формат мероприятия предполагает, что слушатели пользуются веб-камерами постоянно, желательно донести до них, что такое участие фактически приравнивается к присутствию в зале на офлайн-лекции, то есть принимать пищу, постоянно передвигаться, заниматься посторонними делами и общаться с другими людьми в таком случае не очень приемлемо и не уважительно по отношению к остальным участникам онлайн-мероприятия.

Готовя регламенты для участников, можно опереться на специальные чек-листы, которые подготовили организаторы антиконференции по образованию в онлайне «Розетка». Чек-листы рассылались участникам, их пункты озвучивались в прямом эфире. Среди советов были рекомендации: «одеться, как на офлайн-событие», «подготовить перекус» и «следить за своим состоянием».

3. Трудно вовлекать

Вовлечение стало одним из наиболее больных вопросов для онлайн-мероприятий. Согласно опросу, проведённому на вебинаре Expomap «Как удержать внимание аудитории? Механики взаимодействия со слушателями на оффлайн- и онлайн-мероприятиях», абсолютное большинство участников онлайн-мероприятий параллельно с просмотром контента часто или всегда решает посторонние задачи. Отключиться от трансляции также куда проще, чем встать и уйти из первого ряда зала.

Онлайн-формат подсвечивает все недостатки выступлений – монотонность речи, неточности, несогласованность докладов спикеров, недостаток качественной фактуры. Закономерно напрашивается вывод: чтобы удержать внимание участников, необходимо повышать ценность контента – выдавать информацию более концентрировано, выжимать из докладов воду, готовиться к вопросам. Партнёр компании TOP Moderator Григорий Айриев также советует спикерам онлайн-мероприятий уделять больше внимания подготовке и работать над речью.

В отличие от обычных мероприятий, онлайн-формат во многом предусматривает только пассивный просмотр контента. Помочь организаторам с вовлечением могут различные игровые механики. Квизы и рейтинги, розыгрыши подарков в конце мероприятия и челленджи предоставляют зрителям возможность для прямого участия в мероприятии, выражения реакции, глубже вовлекая в онлайн-ивент. Все эти инструменты лучше комбинировать в ходе трансляции, чтобы интерес участников не падал. Психолог Маргарита Ушакова также советует организаторам чаще интересоваться мнением участников: «Могут помочь как традиционные опросы, формы обратной связи, обсуждение в чатах, так и специально организованные фокус-группы, обмен видеообращениями внутри сообществ или персонализированные видеозвонки. Во-первых, всё это позволяет быстро осуществлять тонкую настройку мероприятий под интересы и возможности своей целевой аудитории. Во-вторых, такая работа смещает фокус со спикеров и ведущих на участников, давая последним возможность быть значимыми, видеть реальность своего присутствия, влиять на происходящее».

Отдельно стоит сказать про челленджи: по мнению исследователей, (об этом можно прочитать в книге Джейн Макгонигал «SuperBetter») участие в них внушает людям чувство безопасности, упрощает выстраивание коммуникации и позволяет ощутить свою принадлежность к социальной группе. Например, в первом сезоне онлайн-проекта «EVENT-ТЕРАПИЯ» модератор ряда сессий Владимир Кравченко предлагал зрителям обменяться фотографиями своего рабочего места в общем чате. Аудитория активно поддержала идею: участники выкладывали фотографии и комментировали их.

Выполняя групповые задания и делясь их результатами друг с другом, можно реализовать свою потребность во внимании и одобрении со стороны общества. Во времена тотальной самоизоляции вряд ли можно представить инструмент, работающий на вовлечение лучше.

Speaker

Олеся Лунгу, продюсер проекта Digital Quarantine:

Очень классно вовлекали участников возможности геймификации в приложении мероприятия. Мы составили правила, расписали, за какое действие люди получают бонусы и выложили большой список призов за активность для первых мест в рейтинге геймификации. Естественно, желание заполучить какой-нибудь цифровой гаджет привело к тому, что участники были очень активны.

А ещё мы объявили на конференции дресс-код: предложили всем прийти в чем-нибудь красном в знак поддержки, солидарности с теми, кто сейчас борется с вирусом. И спикеры, и зрители поддержали эту идею: ленту в приложении заполнили красные фотографии. Так получилось онлайновое мероприятие хоть как-то приблизить по атмосфере к офлайновым.

Photo Фотографии участников Digital Quarantine
Photo Скриншоты Общего чата «Event-Терапии» во время челленджей

4. Неловкий нетворкинг

Пока на онлайн-мероприятий всё ещё нет инструментов для удобного нетворкинга. Во время групповых звонков присутствуют все участники, а говорит один. В общем чате каждая реплика выглядит так, будто была озвучена в «свободный микрофон». Из частных чатов нельзя уйти «за кофе» и пропасть, избежав нежелательного разговора. Можно ожидать, что в будущем, где нас ожидают гибридные мероприятия, именно эта часть ивентов останется в офлайне, а пока организаторам приходится придумывать новые способы наладить общение между участниками.

Некоторые организаторы после мероприятия рассылают участникам список контактов других участников, но это может вызвать негатив и жалобы на спам. К тому же, база данных может попасть в не те руки. Если вы планируете рассылать данные участников друг другу, посоветуйте им завести отдельный электронный ящик для приёма «виртуальных визиток» – партнёрских писем и предложений пообщаться от других гостей онлайн-ивента. Таким ящиком участник сможет пользоваться в дальнейшем и на других мероприятиях.

Если вы всё же хотите настроить нетворкинг во время мероприятия, (это по крайней мере даст участникам темы для того, чтобы завязать small talk) стоит заранее оговорить вопросы для обсуждения в общем чате. Также будет корректно предусмотреть возможность настраивать приватность своих личных данных по интересам. А чтобы общение в частных чатах стало более продуктивным и мотивированным, можно ограничить время, отведённое на разговор в таком чате автоматически.

Speaker

Рэйчел Посада Флетчер, партнёр, руководитель событийного направления PIE Network:

В вашей онлайн-платформе для конференций – мы используем Zoom – создайте заранее назначенные комнаты обсуждения с количеством участников от четырёх до пяти в каждой комнате. Каждая группа будет иметь 10-15 минут, чтобы поболтать, прежде чем отправиться в другую комнату обсуждения с разными людьми.

5. Онлайн-ивенты утомительны

Как выглядит большинство онлайн-докладов? Бестелесный голос, вещающий на фоне меняющихся слайдов или говорящие головы докладчиков (спорим, в жизни вы не часто участвуете в мероприятиях, стоя прямо напротив спикера и глядя ему в глаза 30 минут подряд). Исследователи подтверждают: видеоконференции утомляют людей куда больше, чем взаимодействие вживую. Это происходит не только из-за долгого сидения перед монитором, но и от отсутствия необходимых нам невербальных сигналов. По мнению киберпсихолога из Университета Nottingham Trent (NTU) Дарьи Кусс, дефицит информации заставляет людей сильнее концентрироваться, чтобы получить максимум полезного с помощью аудио- и видеоканала, и, следовательно, устают быстрее.

Множество отвлекающих моментов, непривычный формат, отсутствие выделенного пространства, возможные помехи со связью – все это выматывает, мешает сосредоточиться и снижает общую удовлетворенность от мероприятия. Специалисты советуют организаторам сокращать продолжительность сессий, предоставлять им живую раздатку и разрешать время от времени отключать камеру (это касается и спикеров).

Speaker

Маргарита Ушакова, психолог:

Какими могут быть действия организаторов, чтобы снизить уровень усталости всех участвующих? По возможности максимально сокращайте длительность проводимых онлайн-мероприятий, разделяйте их на короткие блоки с ясными задачами и подводите промежуточные итоги. Добивайтесь максимальной фиксации в записи или текстах достигнутых в ходе работы результатов.

Выключаемая время от времени веб камера участника не помогает работе ведущего, но дает возможность отдохнуть слушающему. Необходимость синхронизировать видео- и аудиоконтент в онлайн формате требует от человека значительных усилий. Возможность не делать этого поможет сохранить общую вовлеченность и лояльность участников при условии качественного интересного материала.

Рабочие материалы, с которыми участники мероприятия могут реально взаимодействовать в процессе, также позволяют снизить общее утомление за счет включение кинестетического канала восприятия. Кроме того, такой подход может обеспечивать и более эффективное использование результатов работы после завершения конференции.

Кстати, привязать офлайн к онлайну можно не только раздаткой, но и промопродукцией. Например, мы писали о том, как «Проект 111» создаёт и доставляет участникам виртуальных мероприятий мерч и карантинные киты. Менеджер компании по внешним коммуникациям Алия Кешишьян советует организаторам не скупиться на велком-сеты, так как это создаёт нужную для мероприятия атмосферу и объединяет участников: «Удачным решением для велком-сета будет реквизит к мероприятию, а также небольшой кейтеринг – бутылка вина и закуски. Ну и брендированный подарок от компании. Всё это порождает ощущение общности участников мероприятия и их физического присутствия».


15.05.2020

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте Client relation management Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне интерактив кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды управление впечатлениями устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности