Одноуровневый пол, быстрый WI-FI и кое-что ещё: 5 требований к ивент площадкам сегодня

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Число площадок для мероприятий растёт, посетители ивентов становятся всё требовательнее, а бюджеты остаются прежними – об этом говорится в последнем исследовании тенденций развития площадок, проведённым International Association of Conference Centres (IACC). Как представителям площадок справиться с возрастающей конкуренцией? Event LIVE проанализировал отчёт «Meeting Room of the Future» и делится трендами в организации пространства для мероприятий. Рассказываем, зачем переносить лаунж-зону, переставлять мебель и обновлять меню.

В опросе IACC приняло участие 250 специалистов, организующих мероприятия по всему миру. Чтобы вычислить тенденции, аналитики сравнили результаты с полученными в 2018 и 2017 году данными. Мы уже рассказывали о трендах площадок на основании отчёта IACC 2018 года, но с того момента в запросах организаторов наметились перемены.

1. Разрешите выйти

С каждым годом на мероприятиях появляется всё больше представителей поколения Y, и это неудивительно: согласно исследованиям «Делойта», к 2025 году миллениалы будут составлять больше 75% всех трудовых ресурсов планеты. Чтобы остаться востребованными к этому моменту, площадкам стоит вовсю заняться процессом адаптации к специфическим особенностям специалистов до 35 лет. Например, согласно статистике, им тяжелее удерживать внимание в течение длительного времени. Несмотря на это, средняя продолжительность делового мероприятия продолжает увеличиваться. Как быть с этим противоречием?

Кстати, Мы уже рекомендовали организаторам сокращать деловые сессии или хотя бы разбивать их на ёмкие двадцатиминутки. Другие советы читайте в нашей статье Зрелища и наставники: 6 способов привлечь на деловое событие молодое поколение

Частые и короткие перерывы подразумевают наличие пространств, в котором можно эти перерывы проводить. Как далеко от залов на вашей площадке находится лаунж-зона? Достаточно ли в холле кресел, можно ли там быстро перекусить и подзарядить телефон?

2. Рассадку – на любой вкус

Миллениалы и поколение Z – куда бóльшие индивидуалисты, чем их предшественники (последних и вовсе иногда называют поколением MeMeMe (Я!Я!Я!-поколение). 74% опрошенных аналитиками сервиса Selligent Marketing Cloud ожидают, что к ним будут относиться, как к личностям, а не «представителям» группы. Будьте готовы, что у каждого из посетителей свои требования. Организаторы это понимают, и потому чаще просят о чём-нибудь нестандартном, например, о помещении для занятия йогой или о возможности сменить тип рассадки для интерактива – иногда даже в процессе сессии. Площадки с прикрученными к полу стульями и разноуровневым полом точно потеряют в их глазах привлекательность.

Фото

Отсутствие гибкости и креативного подхода – это две основные причины, по которым организаторы мероприятий отказываются проводить конференции и форумы в брендовых отелях типа Hilton, Radisson, Marriot Hyatt и пр. (в 2017 году крупные гостиничные площадки выбирали 62% ивенторов, а в 2018 – уже 47%). Куда чаще теперь мероприятия проходят в локальных и небольших люксовых пространствах, независимых конференц-центрах, на площадках с разнородным дизайном, доступом к природе и пр.

Фото

Интересно, что эта тенденция – не просто следствие капризов чересчур требовательных специалистов. По свидетельству Steelcase, если участникам мероприятия комфортно находиться в лаунж-зонах, куда более вероятно, что они продолжат активно взаимодействовать с организаторами и другими участниками ивента после его окончания.

3. Технологии, технологии и еще раз…

Согласно опросу IACC, быстрый доступ к Интернету для посетителей мероприятий сегодня важнее, чем такие базовые вещи, как освещение и акустика. Ради хорошей связи участники готовы отказаться от возможности выйти на свежий воздух и даже сменить рассадку. Около половины организаторов мероприятий отказываются рассматривать площадку в качестве места проведения мероприятия, если она не может гарантировать доступ к интернету. Быстрый Wi-Fi также помогает участникам вести прямые эфиры, участвовать в сессиях вопросов и ответов, создавать пользовательский контент (UGC) – а это всё про вовлечение.

Технологии выгодны еще и потому, что помогают экономить самый важный ресурс на сегодняшний день – время. Организаторы теперь предпочитают увидеть виртуальный тур по площадке вместо того, чтобы отправиться туда лично и увидеть ее своими глазами. 22% опрошенных IACC площадок уже предлагают VR-туры для ивенторов или хотят начать делать это, а 32% в целом согласны, что виртуальные экскурсии могут принести выгоду. Кроме того, исследовательская компания SuperData Research сообщает, что годовая выручка VR-стартапов в 2018 году достигла $3,6 млрд, превысив прогноз на $3,3 млрд. Также, 82% компаний, внедряющих AR/VR, указывают, что выгоды превышают ожидания.

Однако технологии дистанционного вовлечения нужны далеко не везде: опросы показывают, что всё больше участников мероприятия остаются разочарованными от участия в гибридных мероприятиях. По мнению 11% респондентов, удалённый доступ к мероприятию не позволяет участникам взаимодействовать в полной мере.

Не менее важно для успешного мероприятия сегодня наличие RGB-освещения для поддержания стилистики брендов и ярких экранов с качественной картинкой.

Фото

4. Кибербезопасность превыше всего

Большинство опрошенных представителей площадок на вопрос о том, какие технологии им тяжелее всего внедрять из-за высокого показателя отказов, ответили – любую, которая хоть каким-то образом связана с доступом к данным. Технологии важны, но кибербезопасность для участников мероприятий – важнее. С 2016 года все больше респондентов соглашаются с заявлением, что обеспечение безопасности данных на площадках в ближайшие три года станет ещё более важным вопросом. Несомненно, этому поспособствовало принятие Общего регламента по защите персональных данных граждан Евросоюза (GDPR) в 2018 году, который предоставляет больше возможностей контролировать использование собственных персональных данных.

Кстати, Что такое GDPR, и почему так опасно игнорировать его требования при проведении международных мероприятий любого масштаба? Читайте, как избежать многомиллионных штрафов, ареста имущества и безнадёжно испорченной репутации в статье Ивент после принятия GDPR – что делать и как не стать виноватым

5. В меню устойчивое развитие

Устойчивость является повсеместным трендом, но сейчас хочется поговорить о ней именно в контексте обеспечения мероприятий едой и напитками. Организаторы событий все больше обращают внимание на способность площадок поддерживать инициативы устойчивого развития: в 2019 году этот фактор для ивенторов важнее, чем расположение площадки. Ивент менеджеры даже готовы смириться с прикрученными к полу стульями, если площадка ответственно подходит к вопросу утилизации пищевых отходов и готова предоставить меню с блюдами из местных сезонных продуктов.

Фото

Благодаря тренду на персонализацию увеличивается и количество запросов об указании состава блюд и возможных аллергенов при подаче еды. Трейси Стакрас из Thrive Meetings замечает, что это совершенно нормально, так как «всё больше людей читают этикетки на продуктах, и потому хотят знать, что они едят на мероприятиях».

«У меня аллергия на множество продуктов. На площадке обо мне заботятся надлежащим образом, чтобы мне не пришлось искать нужную еду: когда координируешь трёхдневные конференции и проводишь по двадцать часов на ногах, на короткие перекусы остается только пара минут», – комментирует координатор и курирующий эксперт Lorensbergs Мелани Элмкуист.

В целом, результаты опроса IACC показывают, что ивенторы придают всё больше значения вопросу обеспечения площадки едой и напитками, так как это «ключевой аспект создания опыта и организации мероприятия» (в 2017 это заявление набрало 8.4 баллов, в 2019 – 8.7, где 10 – «полностью согласен с утверждением»).

Кстати, По окончании выставок IMEX GROUP мусор из павильонов не вывозится на свалки, а прерабатывается, материалы и продукты отправляются на благотворительность, а для участников выставки проводятся специальные образовательные и wellness-сессии. Рассказываем, чему можно научиться у крупнейшего организатора выставок в области событийной индустрии и амбассадора устойчивого развития в статье 15 шагов к устойчивому развитию деловых мероприятий от IMEX Group.


22.07.2019

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий безопасность выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки премии продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности