Деловая конференция без полиграфии? Уже реальность

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Вчера мы не представляли себе организацию мероприятий без буклетов, лифлетов, программок, схем экспозиции и анкет участников. Сегодня мы уже сомневаемся, сможем ли обойтись без бумажных носителей, а завтра это будет анахронизмом. Технологии уже позволяют полностью отказаться от бумажной раздатки. Мобильные версии сайтов, специальные интернет-сервисы для мероприятий или мобильные приложения успешно информируют участников о программе, спикерах, спонсорах. Event LIVE взвесил «за» и «против», изучил успешный опыт безбумажного мероприятия «Дизайн-выходные» в Самаре и выяснил у своих читателей – готовы ли они отказаться от бумажной раздатки.

Бумага VS Digital

Почему бумага проигрывает?

  • Вес.
    В среднем участник деловой конференции или выставки носит с собой около 4 килограммов бумаги!
  • Цена.
    Печать качественной полиграфии - это дорого. Добавьте сюда еще услуги дизайнера, копирайтера, корректора и рабочее время сотрудников. А если вы хоть раз перепечатывали весь тираж буклетов из-за изменений в программе в последний момент, то вам известно, что затраты могут внезапно вырасти многократно.
  • Неэкологичность.
    Большая часть бумажных буклетов остаются в урнах на выходе, внося вклад в загрязнение окружающей среды. Между тем, согласно исследованиям, миллениалы готовы платить больше за услуги и продукты, соответствующие “зеленым” принципам.
  • Дополнительные затраты.
    Вы платите за пакеты для полиграфии, за блокноты и ручки (которыми почти никто не пользуется, но без которых как-то несолидно), оплачиваете доставку всей раздатки на площадку и за вывоз бумажного мусора после конференции.

При этом диджитал-решения имеют и дополнительные преимущества, кроме очевидной экологичности и экономичности:

  • Большая вовлеченность участников
  • Интерактивные возможности и геймификация
  • Прозрачная аналитика активности участников
  • Моментальная обратная связь

А вы готовы к «безбумажью»?

Однако провести мероприятие полностью без полиграфии, только с использованием диджитал, решаются лишь единицы. Основные аргументы сомневающихся таковы:

  • Не у всех есть смартфоны и не все будут ставить приложение или регистрироваться в сервисе. Особенно беспокоятся на этот счет организаторы мероприятий для возрастной аудитории и сегмента топ-менеджмента.
  • Участникам привычны буклеты и раздатка, они не готовы полностью отказаться от них.
  • Диджитал-решения не понравятся спонсорам, которые хотят видеть ощутимый результат от оплаченного пакета. Да, и что включить в спонсорский пакет, если нет пакетов участников?
  • Кроме полиграфии в раздатку входят сувениры от спонсоров. Подарки в смартфон не засунешь.

Event LIVE попросил своих читателей ответить на вопросы о роли бумажных материалов в их работе и о перспективах отказа от полиграфии. Что же мы видим? Более половины наших читателей (62%), которые приняли участие в опросе, абсолютно не готовы отказываться от бумажных раздаточных материалов.

Комментарий в соцсетях:

  • Если идут представители компании, то бумажная полиграфия - подтверждение участия человека в мероприятии.
  • Если участник из регионов, то чем толще рабочая тетрадь - тем счастливей бухгалтерия :)
  • От аудитории зависит, безусловно. Те же пиарщики тоже будут рады безбумажью. А вот банкиры в любом возрасте будут рады основательной тетради.

Насколько же обоснованы опасения организаторов в отказе от бумажной раздатки? Попробуем разобраться.

Не убедить, а информировать

Мессенджеры, социальные сети и популярные приложения приучили нас хорошо воспринимать информацию с экрана. Так что задача организаторов мероприятия - не убедить участников в удобстве диджитал-решений, информировать и помогать с регистрацией. Идеальный вариант - сделать мобильную регистрацию обязательной частью регистрации при покупке билета.

Но есть в этой радужной картине и одно “Но”. Среди участников всегда есть кто-то, кто по разным причинам не сможет установить приложение или зарегистрироваться в сервисе, у кого-то сядет аккумулятор, а кто-то просто не умеет пользоваться “всеми этими штуками”. И перед организаторами встает непростой вопрос: нарушить принцип и все-таки напечатать немного листовок или надеяться на персонал, который поможет решить любой вопрос лично.

Новый взгляд на спонсорство ивентов

Любовь участников деловых мероприятий к бумажной раздатке может быть несколько переоценена. Иначе, зачем прилагать столько усилий, чтобы увеличить ее ценность. Без этих ухищрений бумажная раздатка полетит в урны еще на выходе с площадки (с ухищрениями у нее есть шанс заваляться в груде бумаг на рабочем столе).

Самый серьезный аргумент за пакетов участников касается спонсоров. Для брендов очевидно, что страница в буклете намного солиднее онлайн-страницы или логотипа в приложении, и это позволяет организаторам брать деньги за попадание на эту страницу.

Для спонсоров у диджитал-инструментов есть свои преимущества:

  • Активные ссылки на сайт и интернет-магазин спонсора
  • Наглядная статистика кликов на рекламу и переходов
  • Интерактивная реклама - игры, конкурсы, викторины в мобильном приложении.
  • Опросы участников в интересах бренда
  • Запись на мастер-классы, семинары, обучающие программы, тест-драйвы спонсора в один клик.
  • Push-уведомления с рекламой спонсора в мобильном приложении.

Получается, дело не в объективных преимуществах бумаги перед диджитал-решениями, а в неумении или нежелании организаторов пересмотреть подход к формированию спонсорских пакетов.

Кейс: «Дизайн-выходные» конференция на 1500 человек без полиграфии

В блоге Eventicious разработчик мобильных приложений для мероприятий приводит историю о том, как прошло мероприятие “Дизайн-выходные” в Самаре без единого бумажного буклета. От обычной отраслевой конференции «Дизайн-выходные» отличает полностью некоммерческий формат и подвижнический характер. Более 1500 участников, более 50 спикеров, бесплатный вход для всех, четыре параллельные площадки и невероятно насыщенная двухдневная программа без обедов и кофе-брейков.

Некоммерческий формат означает режим жесткой экономии на всем, что не имеет прямого отношения к докладам. Например, на полиграфии.

В бюджете “Дизайн-выходных” просто не было такой статьи, как полиграфия. Мы сделали ставку на то, что наши участники подкованы в диджитал-технологиях, и им будет комфортно получать всю информацию в смартфоне. Так оно в итоге и оказалось. Мобильное приложение стало фишкой конференции, ее неотъемлемой частью.







 

Чтобы мобильное приложение могло полностью заменить бумажную раздатку, нужно было добиться максимального проникновения. Цель была — 100% загрузок от числа участников. По факту приложение «Дизайн-выходных» было скачано 1531 раз, и при этом роздано только 1480 бейджей участников!

Программа продвижения приложения начиналась еще до конференции, а на самой площадке информации о приложении было столько, что ее сложно было не заметить.

До конференции:

  • Отдельный раздел на официальном сайте проекта;
  • Напоминания в социальных сетях о необходимости поставить приложение.

Во время конференции:

  • Ролики о мобильном приложении на экранах у дверей залов;
  • Ролл-ап с информацией о приложении на площадке конференции;
  • Отдельное упоминание во время приветственного слова на открытии конференции;
  • Анонсирование всех конкурсов и розыгрышей призов с отсылкой к мобильному приложению за подробностями.

По итогам «Дизайна выходных» 91% участников высоко оценили мобильное приложение, и никто из 1500 участников не написал в отзыве, что ему не хватало бумажных буклетов. Спонсоры тоже остались довольны. Интерактивные возможности приложения бренды использовали по максимуму, направляя поток участников к своим активностям. Подробнее кейс с большим количеством скринов приложения можно посмотреть здесь.

Фото в материале: Eventicious, Pixabay.сom CC0 Public Domain
Бесплатно для личного и коммерческого использования
Не требуется атрибуции


20.06.2018

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив кейтеринг коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности