Коллективный талант конгрессной дестинации

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Сотрудничество, чувство локтя, осознание общей цели и ответственности среди участников регионального рынка индустрии встреч имеют основополагающее значение для успешного привлечения международных конгрессов в страну или город. Именно в тех городах, где участники отрасли - площадки, гостиницы, PCO, DMC, конгресс-бюро, туристические агентства, научные сообщества и городские власти - выступают единым фронтом – именно здесь международным организаторам и инициаторам можно комфортно работать и проводить серьезные крупные конгрессы.

Работая в индустрии встреч и управляя глобальными компаниями на протяжении многих лет, я убедилась, что коллективный талант дестинации, региона, города является тем самым ключом к успешной победе вашей заявки в конкурсе на проведение конгресса и, соответственно, ключом к успешному проведению этого конгресса. Если бы индустрию встреч можно было бы сравнить с компьютером, то сама конференция как продукт была бы всего лишь «железом», оболочкой. А вот программное обеспечение, «мозг» дестинации – то, что позволяет региону отличаться от других, формировать конкурентные преимущества - это как раз единство отрасли, коллективный талант региона, единый комплексный подход, правила игры, которые принимает регион для того, чтобы привести в движение стратегию делового туризма этого направления. Этот талант и совместное мышление проистекает из консолидации основных заинтересованных сторон этого города.

Все игроки ивент рынка - площадки, ивент-агентства, конгресс-бюро, DMC и PCO-компании, поставщики услуг - часто конкурируют друг с другом, привлекая клиентов. Как использовать конкуренцию для эффективного сотрудничества и продвижения дестинации, какую роль в этом могут сыграть руководящие органы дестинации, возможно ли объединение городов для создания конкурентоспособного продукта на рынке? Круглый стол «Как создать уникальное торговое предложение для города/региона и как сотрудничать с конкурентами. Принципы экономики совместного пользования для развития эффективного сотрудничества дестинации и участников рынка в ивент индустрии» и Открытая встреча российских и зарубежных конгресс-бюро «Возможности конгресс-бюро для продвижения конгрессно-выставочного потенциала региона» состоятся в рамках VI Евразийского Ивент Форума (EFEA) 2017 в Санкт-Петербурге 18-20 января 2017

Управлять дестинацией так же, как бизнесом

Вместе они стратегически планируют бизнес-микс для своего города, решают ключевые вопросы для укрепления интереса к городу, где проводится конгресс, объединяют свои таланты, обмениваются опытом и знаниями – делают всё для повышения удовлетворенности делегата от посещения мероприятия именно в этом городе. Когда городами руководят так же, как и бизнесом, они более эффективны, объединены и конкурентоспособны. Если рассматривать каждую группу заинтересованных сторон как отдел в компании, то в ситуации, когда все отделы общаются между собой и обмениваются знаниями, рождается объединение талантов и опыта, что непременно приведет к осознанному принятию решений и поможет в стратегическом управлении.

Точные цифры бюджета национальных конгресс-бюро не приводятся ни в официальных источниках данных бюро, ни во вторичных источниках, однако известны бюджеты некоторых городских конгресс-бюро. Здесь стоит отметить, что по ряду показателей многие городские конгресс-бюро превышают национальные, соответственно бюджеты могут оцениваться как сопоставимые. На сегодняшний день максимальным ежегодным бюджетом можно считать бюджет городского конгресс-бюро Вены (Австрия), который составляет €16 млн., наименьшим - бюджет конгресс-бюро города Оломоуц (Чехия) €170 000. Источник: ВНИЦ R&C

Конгресс-бюро и представители бизнеса города (площадки, гостиницы, PCO, DMC и т.д.) находятся на передовой линии продаж на международном рынке индустрии встреч. Они находятся в постоянном контакте с потенциальными и постоянными клиентами, они близки к потребностям конечного пользователя и имеют хорошее представление о том, что предлагается в конкурирующих городах. Можно сказать, что они представляют и являются поборниками потенциального клиента. Логично, что лидеры делового туризма города черпают из этих знаний, чтобы улучшить конкурентные позиции города. Эта информация распространяется именно через рабочие группы, целевые группы, форумы по бизнес-туризму и ежегодные конференции в городе, что, в свою очередь, помогает сформировать процесс принятия решений и планировать реализацию этих решений для города. По существу, когда практики и политики в любой отрасли работают вместе, коллективный талант ведет дестинацию к успеху.

Что касается структуры распределения финансирования конгресс-бюро между государством и частным бизнесом, то данным исследования European Cities Marketing, 52% бюджета городских конгресс-бюро обеспечивает частный бизнес и, соответственно, 48% покрывается за счет средств городской или государственной казны, в том числе грантами.

Также по данным European Cities Marketing в начале 2000-х бюджет городских туристических офисов и конгресс-бюро обеспечивался государственным сектором на 65%. Падение данного показателя до 48% отражает как ужесточение контроля за расходованием средств государственной казны, так и изменение финансовых стратегий, которые становятся все более инновационными и ориентированными на частный бизнес. Однако, и в исследовании 2010го года есть интересные вариации: Конгресс-бюро Антверпена финансируется государством на 98%, Конгрес-бюро Амстердама - на 53%, Стокгольма - на 50%, Женевы - на 2%, а Конгресс-бюро Загреба не финансируется государством вовсе.

Мы не можем недооценивать значение и важность и "легкости ведения бизнеса" в городе. На микроуровне, это - "люди на местах", торговля города, специалисты по продажам на площадках, гостиницы, PCO, DMC, конгресс-бюро, которые влияют на решение конечного пользователя. В центре этой группы людей - нейтральная сторона - конгресс-бюро.

Они представляют направление, они часто являются воротами в город для клиента, а их сотрудники - это кадровый резерв региона. Именно эти кадры и механизм поддержки обеспечит успешное проведение конгресса. Как и любой бизнес, исполнительная команда должна быть проинформирована, хорошо обучена и опытна, а для этого необходимо специализированное образование.

По данным Regnum, Россия поднялась с 51 места до 40-й позиции в рейтинге Doing Business-2017 Всемирного банка (ВБ) и Международной финансовой корпорации (IFC). Мировой рейтинг по созданию наиболее благоприятных условий для ведения бизнеса возглавила Новая Зеландия, сместив на вторую позицию Сингапур, неизменно возглавлявший рейтинг в течение десяти лет.

Я считаю, что город, который объединяет свою кадровую сеть, активно обеспечивает ежегодную образовательную программу с соответствующей подготовкой для каждого сектора специальных знаний, это город, который будет преобразовывать бизнес более высокими темпами, будет создавать отличную репутацию в поддержке клиентов и, соответственно, примет и проведет успешные конгрессы. Когда доверие и опыт вступают в игру, клиент будет возвращаться. Гораздо дешевле и более эффективно сохранить клиента, чем найти новых клиентов.

Увеличение потенциала

Если мы ставим конгресс-бюро в основу всего конгрессного сообщества региона, то крайне важно, чтобы оно тоже не действовало в одиночку, а стремилось к объединению талантов отрасли. Как и любое другое сообщество, конгрессному бюро имеет смысл максимизировать потенциал кадрового резерва, почерпнуть из опыта этого сообщества все, что в свою очередь, даст уверенность конечному клиенту, что его конгресс будет поддержан правительством региона, их цели будут достигнуты, а делегаты получат как новые профессиональные знания, так и получат удовольствие от пребывания в прекрасном дружелюбном городе.

На уровне международной конкуренции РСО встречается с AMC, core PCO, in-house PCO. На региональном уровне - с локальными РСО, DMC, PR-, event- и коммуникационными агентствами. Также на международном рынке действуют global PCO и международные стратегические альянсы в индустрии встреч. Крупнейшие партнерства, объединяющие сети глобальных РСО: INCON group, World PCO Alliance, World`s Leading Conference Organizers. Подробнее о логике взаимоотношений участников рынка в статье Приятная компания индустрии встреч

Поддержка клиента конгрессным бюро не заканчивается на посреднической функции – знакомство клиента с местным рынком и провайдерами услуг. Здесь важно помочь клиенту, пришедшему в дестинацию со своим конгрессом, включиться в локальный процесс, который я называю Triple Helix – Тройная Спираль: взаимодействие власти, которая поддерживает конгресс от имени региона, науки – которая представляет собой интеллектуальный потенциал региона, и бизнеса – который содействует в финансировании, спонсирует событие. Это успешное взаимодействие всех трех секторов стимулирует клиента сначала рассмотреть заявку на проведение конгресса, а в конечном итоге - принять решение о проведении конгресса именно в вашем регионе.

Исследование European Cities Marketing показывает,что города, в которых действуют конгресс-бюро, довольно разные по размеру, однако большинство из них имеет бюджет на продвижение не более € 5 млн. в год (50% агентств оперируют бюджетом от € 300 000-500 000) и штат менее 50 сотрудников, и лишь 8% конгресс-бюро могут похвастаться годовым бюджетом более € 20 млн. Большинство затрат уходят на оплату труда и другие внутренние издержки (в среднем 57%). Оставшаяся часть бюджета тратится на маркетинг и коммуникации (57%), 24% бюджета идут на обслуживание туристов. Более половины исследуемых конгресс-бюро проводят исследования и тратят на них около 5% бюджета.

Город, который вызвался приветствовать делегатов, рестораны, которые выставляют приветственные обращения в своих окнах, водители такси, которые знают о конгрессе и оказывают теплый прием в аэропорту, политики, которые создают соответствующую программу сохранения наследия конгресса, педагоги, которые наглядно демонстрируют экономику знаний своих академических институтов и, наконец, корпоративные клиенты и спонсоры, которые оказывают финансовую поддержку конгрессу - все это составляющие эффективной и опытной конгрессной дестинации.

Стремление к сотрудничеству приводит к энергичному вовлечению, улучшенному видению и открывает глаза на возможности. Мерила успеха и неудачи определены и понятны всем участникам процесса. Коллективная энергия любой отрасли, работающей в гармонии, приводит к тому, что стратегия эффективно трансформируется в проектные планы с четко очерченными зонами ответственности.

Никола МакГрейн,
управляющий директор Conference Partners (Ирландия),
член Совета IAPCO

По материалам IAPCO и Headquarters. Мультиязычный партнер Event LIVE - Бюро переводов "Сфера". Материал на русском языке подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке и цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна.


21.12.2016

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности