Коллективный талант конгрессной дестинации

Сотрудничество, чувство локтя, осознание общей цели и ответственности среди участников регионального рынка индустрии встреч имеют основополагающее значение для успешного привлечения международных конгрессов в страну или город. Именно в тех городах, где участники отрасли - площадки, гостиницы, PCO, DMC, конгресс-бюро, туристические агентства, научные сообщества и городские власти - выступают единым фронтом – именно здесь международным организаторам и инициаторам можно комфортно работать и проводить серьезные крупные конгрессы.

Работая в индустрии встреч и управляя глобальными компаниями на протяжении многих лет, я убедилась, что коллективный талант дестинации, региона, города является тем самым ключом к успешной победе вашей заявки в конкурсе на проведение конгресса и, соответственно, ключом к успешному проведению этого конгресса. Если бы индустрию встреч можно было бы сравнить с компьютером, то сама конференция как продукт была бы всего лишь «железом», оболочкой. А вот программное обеспечение, «мозг» дестинации – то, что позволяет региону отличаться от других, формировать конкурентные преимущества - это как раз единство отрасли, коллективный талант региона, единый комплексный подход, правила игры, которые принимает регион для того, чтобы привести в движение стратегию делового туризма этого направления. Этот талант и совместное мышление проистекает из консолидации основных заинтересованных сторон этого города.

Все игроки ивент рынка - площадки, ивент-агентства, конгресс-бюро, DMC и PCO-компании, поставщики услуг - часто конкурируют друг с другом, привлекая клиентов. Как использовать конкуренцию для эффективного сотрудничества и продвижения дестинации, какую роль в этом могут сыграть руководящие органы дестинации, возможно ли объединение городов для создания конкурентоспособного продукта на рынке? Круглый стол «Как создать уникальное торговое предложение для города/региона и как сотрудничать с конкурентами. Принципы экономики совместного пользования для развития эффективного сотрудничества дестинации и участников рынка в ивент индустрии» и Открытая встреча российских и зарубежных конгресс-бюро «Возможности конгресс-бюро для продвижения конгрессно-выставочного потенциала региона» состоятся в рамках VI Евразийского Ивент Форума (EFEA) 2017 в Санкт-Петербурге 18-20 января 2017

Управлять дестинацией так же, как бизнесом

Вместе они стратегически планируют бизнес-микс для своего города, решают ключевые вопросы для укрепления интереса к городу, где проводится конгресс, объединяют свои таланты, обмениваются опытом и знаниями – делают всё для повышения удовлетворенности делегата от посещения мероприятия именно в этом городе. Когда городами руководят так же, как и бизнесом, они более эффективны, объединены и конкурентоспособны. Если рассматривать каждую группу заинтересованных сторон как отдел в компании, то в ситуации, когда все отделы общаются между собой и обмениваются знаниями, рождается объединение талантов и опыта, что непременно приведет к осознанному принятию решений и поможет в стратегическом управлении.

Конгресс-бюро и представители бизнеса города (площадки, гостиницы, PCO, DMC и т.д.) находятся на передовой линии продаж на международном рынке индустрии встреч. Они находятся в постоянном контакте с потенциальными и постоянными клиентами, они близки к потребностям конечного пользователя и имеют хорошее представление о том, что предлагается в конкурирующих городах. Можно сказать, что они представляют и являются поборниками потенциального клиента. Логично, что лидеры делового туризма города черпают из этих знаний, чтобы улучшить конкурентные позиции города. Эта информация распространяется именно через рабочие группы, целевые группы, форумы по бизнес-туризму и ежегодные конференции в городе, что, в свою очередь, помогает сформировать процесс принятия решений и планировать реализацию этих решений для города. По существу, когда практики и политики в любой отрасли работают вместе, коллективный талант ведет дестинацию к успеху.

Мы не можем недооценивать значение и важность и "легкости ведения бизнеса" в городе. На микроуровне, это - "люди на местах", торговля города, специалисты по продажам на площадках, гостиницы, PCO, DMC, конгресс-бюро, которые влияют на решение конечного пользователя. В центре этой группы людей - нейтральная сторона - конгресс-бюро.

Они представляют направление, они часто являются воротами в город для клиента, а их сотрудники - это кадровый резерв региона. Именно эти кадры и механизм поддержки обеспечит успешное проведение конгресса. Как и любой бизнес, исполнительная команда должна быть проинформирована, хорошо обучена и опытна, а для этого необходимо специализированное образование.

Я считаю, что город, который объединяет свою кадровую сеть, активно обеспечивает ежегодную образовательную программу с соответствующей подготовкой для каждого сектора специальных знаний, это город, который будет преобразовывать бизнес более высокими темпами, будет создавать отличную репутацию в поддержке клиентов и, соответственно, примет и проведет успешные конгрессы. Когда доверие и опыт вступают в игру, клиент будет возвращаться. Гораздо дешевле и более эффективно сохранить клиента, чем найти новых клиентов.

Увеличение потенциала

Если мы ставим конгресс-бюро в основу всего конгрессного сообщества региона, то крайне важно, чтобы оно тоже не действовало в одиночку, а стремилось к объединению талантов отрасли. Как и любое другое сообщество, конгрессному бюро имеет смысл максимизировать потенциал кадрового резерва, почерпнуть из опыта этого сообщества все, что в свою очередь, даст уверенность конечному клиенту, что его конгресс будет поддержан правительством региона, их цели будут достигнуты, а делегаты получат как новые профессиональные знания, так и получат удовольствие от пребывания в прекрасном дружелюбном городе.

На уровне международной конкуренции РСО встречается с AMC, core PCO, in-house PCO. На региональном уровне - с локальными РСО, DMC, PR-, event- и коммуникационными агентствами. Также на международном рынке действуют global PCO и международные стратегические альянсы в индустрии встреч. Крупнейшие партнерства, объединяющие сети глобальных РСО: INCON group, World PCO Alliance, World`s Leading Conference Organizers. Подробнее о логике взаимоотношений участников рынка в статье Приятная компания индустрии встреч

Поддержка клиента конгрессным бюро не заканчивается на посреднической функции – знакомство клиента с местным рынком и провайдерами услуг. Здесь важно помочь клиенту, пришедшему в дестинацию со своим конгрессом, включиться в локальный процесс, который я называю Triple Helix – Тройная Спираль: взаимодействие власти, которая поддерживает конгресс от имени региона, науки – которая представляет собой интеллектуальный потенциал региона, и бизнеса – который содействует в финансировании, спонсирует событие. Это успешное взаимодействие всех трех секторов стимулирует клиента сначала рассмотреть заявку на проведение конгресса, а в конечном итоге - принять решение о проведении конгресса именно в вашем регионе.

Город, который вызвался приветствовать делегатов, рестораны, которые выставляют приветственные обращения в своих окнах, водители такси, которые знают о конгрессе и оказывают теплый прием в аэропорту, политики, которые создают соответствующую программу сохранения наследия конгресса, педагоги, которые наглядно демонстрируют экономику знаний своих академических институтов и, наконец, корпоративные клиенты и спонсоры, которые оказывают финансовую поддержку конгрессу - все это составляющие эффективной и опытной конгрессной дестинации.

Стремление к сотрудничеству приводит к энергичному вовлечению, улучшенному видению и открывает глаза на возможности. Мерила успеха и неудачи определены и понятны всем участникам процесса. Коллективная энергия любой отрасли, работающей в гармонии, приводит к тому, что стратегия эффективно трансформируется в проектные планы с четко очерченными зонами ответственности.

Никола МакГрейн,
управляющий директор Conference Partners (Ирландия),
член Совета IAPCO

По материалам IAPCO и Headquarters. Мультиязычный партнер Event LIVE - Бюро переводов "Сфера". Материал на русском языке подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке и цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна.