«Звезда не закроет все ваши KPI» – как найти идеальных спикеров и договориться с ними

Яркие спикеры, уникальный и полезный контент, свежие идеи – сегодня участники конференций требуют от организаторов всего и сразу. Что нам остаётся? Продумывать концепцию мероприятия заранее, не гнушаться холодным поиском и сервисами VPN в поиске спикеров, а ещё помогать экспертам с докладами. Екатерина Саломатина поделилась с Event LIVE опытом и рассказала, где искать спикеров, которые нужны вашей аудитории, и каким образом взаимодействовать с ними, чтобы не столкнуться с факапами.

Екатерина Саломатина,
PR-директор DD Planet, организатор деловых мероприятий в сфере недвижимости, IT, digital и других отраслях

Критерий выбора спикеров – польза

Еще несколько лет назад можно было пригласить на мероприятие эксперта-звезду и легко привлечь на него толпы слушателей. Сегодня рынок перенасыщен форумами и конференциями, популярные спикеры уже мало кого удивят, а слушатели более тщательно отбирают мероприятия для посещения. Критерий выбора, как правило, один – потенциальная польза, которую получит слушатель.

Что это означает для организаторов деловых мероприятий? Необходимость тщательно продумывать концепцию и программу, изощряться в поиске по-настоящему классных спикеров и выделяться на фоне остальных.

Нередко мероприятия формируются довольно хаотичным образом: договорились с одним популярным спикером, подобрали еще нескольких, каждый предложил по теме – программа готова. Иногда это срабатывает, но в большинстве случаев слушатели выходят из зала со смешанными чувствами: вроде хорошие докладчики, нескучно рассказывали и местами по делу, но о чём это все было, что я должен для себя вынести?

1. Определите цели и задачи мероприятия, целевую аудиторию и ее потребности. Кто интересен аудитории, что они хотят услышать? На основе этого выстройте последовательную программу с предварительными темами и только после этого начните отбор спикеров.
2. Вы вряд ли сможете подготовить качественную программу без глубокого погружения в тему. Проанализируйте тренды, подключите экспертов, узнайте актуальные «боли» участников рынка.
3. Если на рынке постоянно сталкиваются с типовой проблемой – найдите представителей нестандартных решений, о которых не говорят на других конференциях. Если потенциальные участники не знают новые полезные инструменты – пригласите их создателей, если аудитория хочет обучиться чему-то конкретному – организуйте практический мастер-класс. Не забудьте продемонстрировать нить, которая будет связывать все выступления.

Опытный спикер VS хороший эксперт

Не всегда хороший эксперт является таким же хорошим спикером, и наоборот. Как определить, будет ли докладчик интересен аудитории?

Конечно же, здесь нет однозначного рецепта. Тем не менее, если раньше можно было привлечь звёздного спикера и выполнить все свои KPI по мероприятию, сегодня этого недостаточно (за исключением регионов, куда звёзды еще не успели доехать). Бренд продолжает играть роль, но контент все больше выходит на первый план.

Характеристики идеального по сегодняшним меркам спикера:

• Является сильным экспертом по трендовой теме.
• Обладает небанальной точкой зрения и уникальным контентом.
• Понятно и интересно преподносит информацию, держит внимание публики.
• Удачно вписывается в программу.
• Интересен целевой аудитории.

Я придерживаюсь мнения, что лучше пригласить хорошего эксперта со средними навыками публичных выступлений и при необходимости помочь ему с подготовкой, нежели известного спикера, который в рамках вашей программы не расскажет много полезного. Как можно помочь докладчику? Подкорректировать структуру доклада, подключить свой отдел дизайна для доработки презентации и отрепетировать выступление вместе со спикером. Грамотная подготовка может в разы улучшить качество выступления даже в случае с начинающими спикерами.

Каналы поиска спикеров: от Facebook до холодного поиска

Итак, вы определились, что хотите от мероприятия, и понимаете, какого рода спикеры вам нужны. Где их найти?

Самое простое – посмотреть похожие мероприятия и поискать докладчиков по нужным вам темам. Проблема возникает тогда, когда эти люди уже выступили на всех популярных конференциях, рассказали все самое главное и просто-напросто надоели аудитории. Если вы понимаете, что вам требуются новые лица, придется потратить дополнительные ресурсы на поиск.

Есть несколько каналов поиска новых спикеров:

1. Расширение собственного круга профессиональных знакомств

Старайтесь больше знакомиться с представителями нужных вам отраслей. Посещайте другие мероприятия, общайтесь в кулуарах, вступайте в специализированные сообщества в соцсетях. В следующий раз, когда будете искать нужного спикера, вы с большой вероятностью найдете его среди ваших друзей в фейсбуке.

2. Чужие знакомства

Не бойтесь просить рекомендации у топ-менеджеров вашей компании и долгожителей отрасли. Люди, которые давно на рынке, могут снабдить вас полезными инсайдами для подготовки программы и познакомить с интересными экспертами, которые ещё не известны широкой публике.

3. Слушатели конференций

Проанализируйте списки посетителей предыдущих конференций и свяжитесь с теми, кто, на ваш взгляд, может подойти на роль спикера. Я часто встречаю людей, которые по нескольку лет ходят на конференции, но сами не выступают.

Как-то раз я искала нового спикера для регулярной конференции по транспортной тематике. Среди потенциальных докладчиков я выбрала руководителя транспортного отдела известного холдинга, постоянного слушателя отраслевых конференций. В течение двух месяцев мы общались с ней по телефону, каждую неделю обсуждали новые аргументы в пользу выступления и вместе думали, о чём можно рассказать. Волей-неволей мы подготовили доклад (для этого пришлось подключить еще двух коллег спикера), и у неё просто не осталось пути отступления. Теперь она регулярно выступает на конференциях и, надеюсь, не сожалеет.

4. Холодный поиск

Формируйте базу потенциальных спикеров из разных источников и ищите способы связи с ними. Анализируйте рейтинги компаний нужной отрасли, ищите людей по должностям в поиске и соцсетях (Facebook и ВКонтакте). Несколько лет назад для этих целей отлично подходил LinkedIn, сейчас он уже не так эффективен, но для некоторых сфер, например, IT, его вполне можно использовать.

Если вам хотелось бы привлечь на мероприятие представителя конкретной компании, но вы не смогли узнать имя и фамилию, попробуйте связаться с PR-отделом или секретарем.

«Побудьте мамочкой»: 10 правил коммуникации со спикером

Приглашаете ли вы знакомого спикера или нового, во всех случаях рекомендую придерживаться нескольких правил, которые обезопасят вас от возможных форс-мажоров.

1. Договариваться лучше за несколько месяцев до даты мероприятия.
2. Обязательно обозначьте сроки проведения мероприятия и попросите запланировать их в календаре, чтобы не случилось накладок.
3. Чтобы спикеру было легче определить тему доклада, проявите инициативу: расскажите о том, какие аспекты вы хотели бы затронуть на конференции, посмотрите другие доклады и статьи спикера, предложите подробнее раскрыть те или иные темы.
4. Зафиксируйте требования к докладу: тайминг, количество и формат слайдов и пр.
5. Дайте четко понять, что доклад не должен быть рекламным. Если сомневаетесь в добросовестности спикера, лучше проговорить это ещё раз и объяснить, почему реклама не допускается.
6. Утвердите сроки, когда спикер должен прислать вам тему, тезисы, презентацию и прочую необходимую информацию. Будьте готовы к тому, что все дедлайны провалятся и напоминайте заранее.
7. Если это уместно, предлагайте свою помощь: бывает так, что спикеру сложно сформулировать тезисы или нет времени на отрисовку презентации – если в ваших силах помочь, спикер будет вам благодарен.
8. Обязательно проверяйте презентацию, в идеале планируйте прогон выступления и не бойтесь комментировать – лучше выявить и устранить все недочеты заранее, чем опозориться на мероприятии.
9. Будьте на связи и периодически уточняйте статус подготовки доклада – тем самым вы повышаете уровень ответственности спикера перед вами и снижаете риск внезапного срыва выступления без предупреждения.
10. Перед мероприятием побудьте «мамочкой»: даже если спикер очень ответственный, все равно скачайте себе его презентацию, напомните адрес и время, в день мероприятия еще раз уточните, все ли в силе. От спикеров зависит, состоится ли ваше мероприятие – так что перестраховаться не будет лишним.

Поможет ли это предотвратить все форс-мажоры?

К сожалению, нет. Даже если вам кажется, что вы предусмотрели всё, всегда остаются риски: спикер заболеет и отменит выступление, занервничает и доклад пойдёт не по плану, окажется недоволен процессом проведения дискуссии – произойдёт скандал.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Екатерина Саломатина. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.