После мероприятия: как поддерживать связь с участниками

Организация мероприятия — это только начало успешного взаимодействия с аудиторией. Участников надо заинтересовать и удержать! Своим опытом по выстраиванию долгосрочных отношений делится Андрей Ермак, директор по маркетингу Nethouse.События.

Почему важно сохранять связь с участниками?

Поддержание связи с аудиторией после завершения мероприятия имеет множество важных аспектов, которые могут существенно повлиять на успех как текущих, так и будущих событий. Почему? Вот несколько ключевых причин:

• Укрепление отношений с участниками способствует созданию сообщества вокруг вашего бренда или организации. Ведь сообщество — это всегда наличие большего доверия продукту и рост продаж.
• Получение обратной связи поможет вам понять, что удалось, а что можно улучшить в будущем.

Пример организаторов Nethouse, прямой эфир «Разбор сайтов на платформе Nethouse»

• Увеличение вовлеченности — регулярное взаимодействие поддержит интерес участников. Они станут более заинтересованными, если будут чувствовать себя частью сообщества.
• Анонсы будущих событий позволят большему количеству людей узнать о мероприятиях уже зарекомендовавшей себя компании, а также повысят вероятность их участия в будущих событиях.
• Создание контента на основе опыта и отзывов участников будет полезным для маркетинга и продвижения вашей организации.
• Улучшение репутации — активное взаимодействие с участниками продемонстрирует вашу заботу о них и о качестве предоставляемых услуг.
• Поддержка сети контактов. Участники могут стать не только клиентами, но и партнерами или амбассадорами вашего бренда.
• Анализ эффективности. Сбор данных о том, как участники взаимодействуют с вашим контентом после мероприятия, позволит вам анализировать эффективность ваших стратегий и вносить необходимые коррективы.

Ошибки, которых стоит избегать

Выше мы перечислили причины, по которым важно поддерживать связь с аудиторией после окончания события. Теперь давайте разберем, какие при этом могут возникнуть ошибки и как их исправить.

1. Игнорирование обратной связи

Ошибка:
После мероприятия многие организаторы забывают о важности обратной связи от участников. Это может привести к повторению одних и тех же недочетов в будущем.

Решение:
Собирайте отзывы через анкеты, опросы или личные беседы. Обращайте внимание на конструктивную критику и используйте ее для улучшения будущих событий.

2. Недостаток персонализации

Ошибка:
Отправка одинаковых сообщений всем участникам может создать впечатление, что их мнение не важно.

Решение:
Старайтесь персонализировать общение. Используйте имена участников, упоминайте их интересы или участие в конкретных сессиях. Это поможет создать более теплую атмосферу и укрепить связь.

3. Запоздалое взаимодействие

Ошибка:
Многие организаторы забывают о том, что важно поддерживать связь с участниками сразу после мероприятия. Задержка в отправке благодарностей или материалов может оставить негативное впечатление.

Решение:
Отправьте благодарственные письма и материалы в течение 24-48 часов после мероприятия. Это демонстрирует вашу заинтересованность и уважение к участникам.

4. Пренебрежение социальными сетями

Ошибка:
Некоторые организаторы не используют социальные сети для взаимодействия с участниками после мероприятия, что ограничивает возможности общения и обмена мнениями.

Решение:
Создайте хэштег для мероприятия и поощряйте участников делиться своими впечатлениями в социальных сетях. Это поможет поддерживать обсуждение и повысит видимость вашего мероприятия.

5. Отсутствие последующих действий

Ошибка:
После мероприятия организаторы часто забывают о дальнейших действиях, таких как создание сообщества или организация дополнительных встреч.

Решение:
Подумайте о создании платформы для общения участников (например, группы в мессенджерах или социальных сетях). Это позволит поддерживать связь и обмениваться идеями даже после завершения основного события.

6. Неправильное использование данных участников

Ошибка:
Некоторые организаторы не учитывают конфиденциальность данных участников и могут использовать их без разрешения.

Решение:
Убедитесь, что вы соблюдаете законы о защите данных (например, GDPR). Запрашивайте разрешение на использование контактной информации и четко указывайте, как будут использоваться собранные данные.

7. Игнорирование успехов

Ошибка:
После завершения мероприятия организаторы могут сосредоточиться только на недостатках и не замечать достигнутых успехов.

Решение:
Отмечайте достижения и делитесь ими с участниками. Это может быть как краткий отчет о мероприятии, так и публикация в социальных сетях, подчеркивающая положительные моменты.

Еще несколько советов

1. Отправьте благодарственные письма

Направьте индивидуальные благодарственные письма или электронные сообщения всем партнерам, спикерам и участникам в течение 2-3 дней после мероприятия. Подчеркните их вклад и значимость, отметив конкретные моменты, которые сделали событие успешным. Это поможет создать более личный подход и укрепит отношения с вашими контактами.

Пример сервиса BotHelp, конференция «BOTHELP CONF 4.0»

2. Создайте эксклюзивные подарки или скидки

Заблаговременно подготовьте уникальные предложения для участников в знак благодарности. Это могут быть специальные скидки на ваши продукты или услуги, подарочные сертификаты или доступ к эксклюзивным ресурсам. Укажите, что предложения ограничены по времени, чтобы побудить участников воспользоваться ими как можно скорее. Например, «бонус доступен всего 5 дней, торопитесь!».

3. Публикуйте статьи в блогах

Напишите материалы о ключевых моментах и выводах, чтобы привлечь внимание к вашему бренду. Освещая основные темы и идеи, обсуждавшиеся на мероприятии, вы сможете продемонстрировать свою экспертизу и привлечь новую аудиторию. Также стоит включить цитаты спикеров и отзывы участников, чтобы сделать контент более живым и интересным. Дополняйте публикации визуальными материалами, такими, как фотографии и инфографика, чтобы повысить их привлекательность. Сделать это рекомендуется через 2-3 недели после события, чтобы напомнить о себе аудитории.

4. Поддерживайте связь с партнерами

Обсудите возможные совместные проекты и инициативы. Регулярная коммуникация с партнерами поможет выявить новые возможности для сотрудничества и совместного продвижения. Вы можете организовать встречи или вебинары для обсуждения идей и стратегий, которые будут выгодны обеим сторонам.

5. Снимите видеоконтент

Разработайте проект в видеоформате. Например, Евразийский ивент форум (EFEA) поддерживает коммуникации с участниками мероприятия круглый год: уже несколько лет выходит цикл передач под названием EVENT-Терапия. Это встречи, мастер-классы, презентации, на которых в легкой развлекательной форме эксперты рассказывают о трендах, использовании новых технологий, делятся кейсами и лайфхаками.

6. Создайте план для будущих мероприятий

На основе полученных отзывов и анализа проведенного мероприятия разработайте план для следующих событий. Определите, какие темы будут интересны вашей аудитории, какие форматы лучше всего подходят и какие ресурсы вам понадобятся. Продолжайте прогревать участников, анонсируя будущие мероприятия. Это поможет вам заранее подготовиться и сделать их еще более успешными.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Photogenica и bruce-mars/unsplash.com. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.