Работа с информационными партнерами

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

Важная особенность в продвижении мероприятий — возможность делать это бесплатно или по бартеру. Вот тут как раз на помощь приходят информационные партнеры, которые охотно идут на поддержку событий, видя в них контент для своих источников. Сегодня мы рассказываем о том, как грамотно взаимодействовать с поставщиками информационных услуг

Одна из ваших ключевых компетенций в организации мероприятия любого размера и в любой нише – работа с партнерами. Есть несколько видов партнерств. Давайте поговорим об информационном – оно необходимо, если вы хотите рассказать своим потенциальным посетителям о грядущем событии (а если не хотите – зачем делаете?). Давайте посмотрим - где искать, как выбирать, как работать и как дружить. 

В том, какие новости о конференции могут быть интересны журналистам, Event LIVE разбирается в статье Информационный фуршет №1, или Как сделать конференцию вкусным инфоповодом? Польза Программной дирекции


Начнем с начала - каким образом можно получить информационную поддержку? 

  • Бесплатно: вы и/или ваше событие нравитесь информационному ресурсу; у них есть такая опция; ваше событие имеет вес и проигнорировать его будет просто невыгодно и непрофессионально для них; вам просто повезло.
  • Платно: есть прайс, есть форматы размещения. Выбираете, оплачиваете, присылаете, смотрите отдачу. 
  • По бартеру: вы даете пользу со своей стороны в виде билетов/рассылки/логотипа на раздатке или сайте/других актуальных для партнера предложений – а взамен получаете посты/баннеры/рассылку и другие опции. Профит. 
  
Это – база, основа основ. А теперь давайте разбираться с информационным партнерством в душераздирающих подробностях. 
  
Когда вы планируете мероприятие – вы хорошо понимаете - о чем оно будет, кому интересно и полезно, кто его ЦА. Следовательно, первый шаг – составить (я делаю в GoogleDocs, тем более это удобно, если вы заполняете документ совместно с кем-то) подробный список 
  • Мероприятий в той нише, в которой проходит ваше мероприятие
  • Блогов/сайтов/пабликов по теме
  • Информационно-событийных агрегаторов
  • СМИ (профильных) оффлайн и онлайн
  • Лидеров мнений – авторитетов для вашей ЦА.

Чем конференция, семинар, форум или фестиваль могут быть полезны своим информационным партнерам - СМИ, журналистам, интернет-порталам? Event LIVE собрал идеи для организаторов мероприятий в статье {ШПАРГАЛКА} Что предложить инфоспонсору конференции? 30 идей для организатора 

Поясню про то, зачем собирать в базу мероприятия, аналогичные вашему. На сайтах этих фестивалей, конференций и форумов в нижней части, как правило, есть блок, посвященный партнерам. Логотипы (с активными ссылками) и иногда распределение – спонсор, генеральный партнер, информационный и прочие. Логично предположить, что, если эти компании и СМИ поддерживают схожие с вашим мероприятия, то и вам они могут быть полезны, а вы им интересны. Не стоит лениться, изучив 2-3 сайта. Если ниша большая – соберите все, что можно. Сделав это один раз, потом вы сможете долго использовать эту базу, периодически обновляя и дополняя. И помните - количество рекламы напрямую влияет на количество продаж (если, конечно, на старте соблюдены ключевые условия организации ивента). 
  
Ваш файл с инфопартнерами может выглядеть примерно следующим образом: 
  • Название ресурса
  • Ссылка (или несколько ссылок - если, кроме сайта, вам актуальны, например, соцсети партнера)
  • Контактное лицо - телефон, почта, ссылка на профиль в соцсети, если вы общаетесь не по e-mail
  • Что может дать партнер (рассылка (сколько раз, общая или индивидуальная), посты, статьи, баннеры, интервью, промо-коды гостям – пишите подробно, чего и сколько вам готовы дать)
  • Что партнер получит за это от вас (логотип на сайте, на пресс-волле, посты во встречах в соцсетях, билеты, рассылку по базе, деньги, процент от продаж, промо-коды для подписчиков)
  • Согласованные даты выходов материалов и ссылки на посты/статьи/анонсы/скрины баннеров
  • Аналитика по работе с партнером, если каналов было несколько – то анализ каждого канала.
По аналитике каналов и тому, как присваивать каждой ссылке уникальное имя, есть [видео] и актуальная статья Дмитрия Румянцева про UTM-метки
  
После того, как вы собрали базу – приступаем к налаживанию контактов. Находим в команде потенциального партнера человека, который отвечает за работу с мероприятиями, и пишем ему первое письмо (или сообщение в соцсетях). Вам нужно кратко, емко и понятно рассказать о себе и своем проекте – кто вы, что организуете, что хотите, что можете дать взамен, узнаете дополнительные варианты взаимодействия (например, хотите изначально посты в соцсетях – но, может, дадут рассылку). Как правило, все те, с кем вы будете контактировать – адекватны, доброжелательны и оперативны (работа такая).


Как отслеживать, какие СМИ и что написали о вашем мероприятии? Читайте в статье Сколько стоит мониторинг СМИ?  

Если вы соблюдете все оговоренные условия и получите в ответ все, о чем договаривались – то при организации следующего мероприятия, где вам будет снова актуальна работа с этим партнером, обсуждение и достижение договоренностей будут быстрее, проще и, вероятно, выгоднее (некоторые партнеры, которым понравилась отдача от конференции «Суровый Питерский SMM», сами написали мне, как только увидели анонсы новой конференции «Найди свой трафик» и предложили новые, расширенные пакеты для взаимодействия). 
  
Подводный камень: если у вас, например, фестиваль с бесплатным входом и у вас нет, фактически, никакого бюджета (или есть спонсорский и он маленький), то вам очень нужны бесплатные размещения в городских СМИ, чтобы о вас узнали и к вам пришли. И тут может случиться так, что первый ваш ивент СМИ поддержат – он новый и необычный, яркий, интересный. Ну или просто других заметных новостей не оказалось. О вас напишут крупные паблики, вы попадете в подборки «Куда сходить в выходные» на городских порталах. И вы, расслабившись, начнете подготовку следующего фестиваля. И будете помнить – про нас и те написали, и эти, про нас все написали, мы им просто пресс-релиз отправили и фоточки.


О том, как конференция "Ladies Code: Девушки в IT" с инфопартнерами дружила Event LIVE рассказали в коммуникационного агентстве для IT-компаний и высокотехнологичных проектов Zucker Studio   - с цифрами, примерами и рекомендациями

И вот вы снова, как тогда, отправляете по всем разместившим вас в прошлый раз СМИ и пабликам фотографии с прошедшего мероприятия и текст. И вам ВСЕ отвечают – ребята, второго раза не будет. Раз вы проводите не в первый раз и так у вас в прошлый раз все получилось хорошо и масштабно, как мы видим на фото – значит, у вас есть спонсоры, вы же не альтруисты. Поэтому стоимость размещения для вас в этот раз – такая-то. Или просто много других событий в этот день, и нет мест для вашего бесплатного анонса. Или еще что-то. И вот – 2 недели до события, или неделя – а вам все отказали в бесплатной инфо-поддержке. Такое бывает часто, мораль - не надо расслабляться и верить, что вы уже всех победили. Или дружите с редакторами, а не пишите им только когда вам нужен анонс, или ищите достойные способы мотивации партнеров. Самый простой и очевидный вариант – деньги. 
  
Параллельно с налаживанием контактов надо подготовить все необходимые инфопартнерам материалы. Что вам (в основном, за исключением экзотических вариантов) может пригодится: 
  • Пресс-релиз. Что там обязательно должно быть: название мероприятия, дата, время, место проведения. Краткое описание, желательно с яркими деталями («Первый фестиваль в Санкт-Петербурге для детей и про детей», четкими цифрами («36 докладов, больше 70 кейсов»). Ссылка на регистрацию или на сайт (сокращенная через специальные сервисы и с UTM-меткой).
  • Картинки для постов, для статей, для интервью, для анонсов. Баннеры. У каждого партнера могут быть свои требования к размерам, формату и тому, что должно быть на картинке размещено. Основное, про что не стоит забывать – название мероприятия, дата, время, место проведения, слоган. Все баннеры лучше делать силами своего дизайнера по техническим требованиям партнера – чтобы вам там не сляпали что-то не то.
  • Видео-ролики (не все размещают, не всегда актуально).
  • Если нужно интервью – готовимся к нему и не даем впопыхах.
  
Если вам нужно размещение анонсов в профильных печатных изданиях (для бухгалтеров, для руководителей, в свадебных регулярных изданиях и т.д.), то заранее нужно узнать график их подписания в печать, условия размещения, стоимость интервью, рекламных площадей и условия для получения скидок. Другой вопрос – работает ли такая реклама и если да – то в каких нишах и как замерять эффективность. Сильно зависит от аудитории. 
  
Итак, что дальше? Материалы готовы, контакты налажены, условия обсудили. Согласовываем даты и сроки размещений. Можно сделать на соседней страничке в ГуглоДоках сетку, в которую внести: название информационного партнера, даты размещения и что, собственно, будет размещено. Также можно писать комментарии по ходу – например, сколько было репостов, какие комментарии. Чем удобна сетка-календарь – вы видите динамику размещений, не сваливаете всё в один день и можете соблюсти равновесие в размещениях и рассылках на всей протяженности рекламной кампании. 
  
Убедившись, что размещение с UTM-меткой было, вы меняете в сетке запланированное действие со стороны инфопартнера на ссылку, которая ведет на пост, или делаете скрин баннера, или скрин письма, пришедшего по рассылке. Очень важно контролировать, чтобы все размещения и рассылки были сделаны вовремя. Утверждая сетку мы, как правило, руководствуемся сроками, оставшимися до мероприятия, запланированным повышением цены на билеты, возможностями размещающего нашу рекламу партнера, появляющимися в ходе подготовки инфоповодами. Я делаю, например, партнерские рассылки и посты в крупных профильных сообществах накануне повышения цены – и в посте, конечно, есть информация о том, что завтра будет дороже. Было бы странно, если бы пост вышел на следующий день – он стал бы просто неактуален и, более того, вреден. 
  
Хочу здесь отметить: пунктуальность – это равноважное условие для обеих сторон. Вы, как организатор, также обязаны вовремя сделать рассылку, разместить лого на сайте, прислать билеты и так далее. Вообще, по-моему, пунктуальность трудно переоценить. А невыполнение обязательств вовремя, в свою очередь, может породить крайне негативные последствия и сильно испортить репутацию. 
  
Есть еще один канал информирования о вашем событии, который здесь хочу упомянуть – это бумажная раздатка непосредственно в день мероприятия около места проведения. Подходит для бесплатных мероприятий с широкой или визуально определяемой ЦА. Это, конечно, не партнерство, и вообще спорный канал, но есть интересный мини-кейс моей коллеги. Она задумала детско-семейное мероприятие, такой мини-фестиваль. Собрала участников, интересных лекторов, приготовила детские мастер-классы, маркет – но у нее не было бюджета на рекламу, поэтому о мероприятии узнало очень мало людей. И, в итоге, основная часть посетителей пришла просто с раздатки флаеров у метро в день мероприятия – флаеры раздавали беременным и семьям с детьми, и прямо показывали – “Вам через сквер и вон в те двери”. 
  
Но вернемся к нашим информационным партнерам. Завершилось ваше мероприятие, вы провели его, проанализировали, сделали выводы. Важный шаг, которым многие пренебрегают, но который стоит сделать – это поблагодарить партнеров за сотрудничество. Простым письмом в пару строк, можно с фотографиями с мероприятия, где видно лого партнера на промо-материалах или пресс-волле.  
Также обязательный этап – сразу после мероприятия, по свежим следам замерить эффективность каналов, проанализировать и сделать выводы о будущем вашего сотрудничества. В вашем ключевом ГуглоДоке можете сделать пометки напротив каждого партнера – “дал хороший трафик, но нет продаж. Не наша ЦА, можно попробовать поработать для других мероприятий”. Или “Плохо зашли посты со скидкой в пабликах в соцсетях, вероятно накручены, но рассылка с промокодом на скидку просто супер”. Пишите все в цифрах, потом не вспомните и будете собирать по кусочкам. 
  
И последнее: вызывают недоумение профессиональные нишевые конференции, особенно старые, из тех, что проводятся не первый год. Они размещают информацию о себе на личных страницах организаторов, в своем паблике, может в нескольких рассылках по своей базе. Они совсем не работают с партнерами. Совсем. Зато потом выкладывают в сеть фотографии залов, где из 250 мест занято 50-60, причем часть зрителей – спикеры и их гости. Не надо так. Расширяйте партнерскую сеть, выходите из своего персонального уютного мира. Вокруг много возможностей взаимовыгодного сотрудничества. 
Автор: Наталия Франкель

03.06.2016

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий безопасность бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности