Начнем с завтрака: как увеличить ценность выставки с помощью одной встречи

На выставках всё внимание экспонентов отдано посетителям. Но ведь и экспоненты могут стать друг для друга клиентами. Для того, чтобы повысить эффективность своих мероприятий компания Caspian Event Organisers (Азербайджан) приглашает участников позавтракать вместе. Какую выгоду получают участники, и почему начинать выставочный цикл до самой выставки полезно для организаторов, рассказала Эльмира Агаева.

Эльмира Агаева,
директор по развитию бизнеса компании Caspian Event Organisers

Может показаться, что сейчас говорить о проведении выставок и бизнес-завтраков не актуально. Однако именно эта пауза дала нам возможность усовершенствовать программу наших традиционных выставочных ивентов и детально проработать план мероприятий нового сезона, когда выставки начнут активное возвращение в деловую жизнь.

Успешное участие в выставке можно представить в виде формулы – встреча+договор+прибыль. Собственники бизнеса могут ставить перед собой разные цели, не только продажи. Например, они могут стремиться укрепить имидж или искать новых бизнес-знакомств, но в конечном итоге всё сводится к получению прямой или косвенной прибыли. Встреча с нужной аудиторией – это именно та возможность, которую мы продаём компании. И нам, как организаторам, очень важно закрепить успех в этой точке.

При создании контента каждой выставки мы опираемся на отзывы и потребности наших участников, анализируем ранее проведенные исследования.

Мы проанализировали ситуацию и поняли, что допустили ошибки: некорректно распределили человеческие ресурсы, использовали не все инструменты и возможности выставки. Тогда мы и решили проводить для участников выставок бизнес-завтраки.

Таким образом, выставочный цикл у наших участников начинается не с застройки экспозиции, а с бизнес-завтрака. За два месяца до выставки участники получают возможность узнать полезную информацию на тему эффективного участия, а главное, познакомиться друг с другом заранее и заложить трамплин для будущих встреч на мероприятии. Из-за плотного графика работы на выставке почти всё внимание экспонентов достаётся посетителям. Но экспоненты тоже могут являться посетителями друг для друга. На завтраке этот пробел устраняется.

Мы провели уже более 20 завтраков. В них приняло участие около двух тысяч человек, и мы активно собираем обратную связь. Например, компания по производству дверей и замков Assa Abloy поделилась с нами, что бизнес-завтрак, приуроченный к строительной выставке BakuBuild, помог встретиться и переговорить с менеджером строительной компании North West Construction. Больше месяца им не удавалось назначить переговоры, но на завтраке знакомство состоялось, а потом и закрепилось на выставке.

Также мы просили отметить, насколько полученные на завтраке знания были полезны экспонентам. Результаты превзошли наши ожидания.

• 39% участников отмечали, что во время завтрака узнавали от других компаний полезную инсайдерскую информацию. Например, о дополнительной деятельности, которую компания пока не анонсировала.
• 60% участников указали, что предварительное знакомство во время завтрака помогло им перейти к более детальным переговорам на выставке.
• 85% участников применили в ходе подготовки к выставке навыки и приёмы, о которых узнали во время бизнес-завтрака, и получили дополнительный эффект от участия. Например, приняли больше посетителей, повысили узнаваемость бренда.
• 100% участников выразили желание продолжать общение в данном формате.

Результаты опроса экспонентов выставки «Interfood Azerbaijan» 2019, в которой приняли участие более 300 компаний

Бизнес-завтраки помогли повысить ценность наших выставок. Благодаря завтраку экспоненты за два месяца до начала выставки приобретают:

• Знания от организаторов. Участники узнают от нас о программе и инструментах, которыми можно воспользоваться для повышения эффективности от участия.
• Полезные знакомства с новыми участниками выставки, которые хотят воспользоваться мероприятием для выхода на рынок.
• Обмен опытом с постоянными участниками выставки.
• Инсайды. Попадая в профессиональную тусовку экспоненты узнают всё самое важное и новое. Это даёт им возможность скорректировать свои планы для увеличения эффективности от участия в будущей выставке.

Теперь мыпланируем проводить завтраки перед каждой выставкой. Организуя такие встречи в гибридном формате, получится привлечь и зарубежных экспонентов. А в будущем мы планируем расширитьпрограмму завтраков с помощью участия инфлюенсеров. Пока значимость бизнес-завтраков невозможно оценить по достоинству, но мы уверены, что после окончания пандемии, они станут трендом выставочной индустрии.

Подготовлено эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Caspian Event Organisers. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования рекомендациям