Мария Шугурова: «Иногда форс-мажоры в ивенте работают на руку»

Оказывается, иногда непредвиденные обстоятельства могут принести мероприятию пользу – в виде удачной смены формата или пересмотра будущих условий договоров. Как использовать опыт ЧП, как его предусмотреть и как правильно работать с людским потоком – рассказала Event LIVE Мария Шугурова, основатель и руководитель образовательного проекта по организации мероприятий Project Kitchen, основатель проекта «Бизнес сцена», консультант по продвижению бизнеса через мероприятия и личную бизнес-стратегию, преподаватель МГУ, РАНХиГС, НИУ ВШЭ.

Кто за что отвечает

Напрямую ответственность за безопасность во время ивента лежит на организаторе, именно он работает с участником в случае внештатной ситуации. Документально же ответственность за безопасность лежит на двух сторонах – и площадке, и организаторе. В случае, если ЧП произошло не по вине организатора (ввезенного оборудования, установленной сложной техники и др.), а по вине площадки или внешних обстоятельств, финансовую ответственность несут обе стороны, доля же участия определяется заблаговременно. На предмет безопасности мероприятие проверяют и организатор, и служба безопасности площадки. До прохождения полного контроля всех зон, площадка не имеет права давать мероприятию зеленый свет.

Лето – пора фестивалей под открытым небом. Для посетителей это всегда настоящий праздник, о возможных чрезвычайных ситуациях думать не хочется. Но, как известно, чем тщательнее продумываешь варианты «плохих» сценариев, тем меньше вероятность, что это произойдет. О безопасных материалах, конструкциях павильонов и работе с электрооборудованием на уличных мероприятиях Event LIVE рассказывал в материале Open-air на все сто: как обезопасить мероприятие под открытым небом

Два плана

Несомненно, при организации любого мероприятия, особенно крупномасштабного, должен быть план подготовки по противопожарной безопасности. Действия в рамках этого плана можно поделить на 2 категории:

Технические

• Проверяются со стороны площадки и организатора: совокупная система средств первичного тушения пожаров, исправность противопожарных сигнализаций, системы автоматического пожаротушения и т.д.
• При работе с открытыми и закрытыми площадками системы могут различаться. К примеру, если мероприятие проводится на концертной площадке с постоянным потоком людей, документы и требования площадки уже заранее заготовлены, перед мероприятием необходим предварительный осмотр и заключение об отсутствии нарушений.
• Если же закрытая площадка рассчитана на меньший поток людей и является посредственным помещением для массовых мероприятий (подвалы, крыши, лофты, галереи), то система пожарной безопасности несколько упрощена с документальной точки зрения. Полная ответственность за технический контроль лежит на самой площадке, обязанность же организатора - быть осведомленным о технике безопасности, знать план эвакуации и правила поведения на площадке.
• При работе с открытыми площадками (парки, скверы) в договоре с организатором четко прописываются требования, составляется отдельный договор с перечнем и характеристиками всей ввозимой техники, назначается ответственное лицо на площадке.

Организационные

• Разработка плана эвакуации
• Специальный приказ с назначением ответственных лиц на период мероприятия
• Инструктаж и договор на техническое обслуживание с полным перечнем средств противопожарной защиты и техники.

Стихия

Стихийные бедствия и террористическая угроза прописывается отдельным пунктом в договоре и, к большому сожалению, этому не уделяется должного внимания. При этом стихийные бедствия могут стать врагом мероприятий не только на открытых площадках, но и в закрытых помещениях.

Пару лет назад мы проводили масштабную бизнес-конференцию в одном из прекрасных музеев в самом центре Москвы. Площадка имела потрясающий стеклянный купол, и гости могли наблюдать, как меняется небо в течение дня. Конференция длилась несколько дней, и вот в один из них начался сильный непрекращающийся ливень. Переживать было не о чем - мы ведь под крышей. Но неожиданно сильный дождь пробивает стеклянный купол и зал начинает заливать водой! Возможно, был какой-то скол у шва между стеклами. Мы и предположить не могли, что такое возможно, оказались совершенно к этому не готовы, как и площадка. Как выяснилось, на площадке нет специалистов, способных устранить эту проблему, и ее представители отказалась нам помогать. В договоре не были прописаны возможные действия в такой ситуации. Конечно, дорожа репутацией и гостями, мы смогли решить проблему усилиями профессиональной команды, но осадок остался. К слову, площадка так ничего и не предприняла, а мы не понесли за это финансовой ответственности.

Работа с толпой

Тут есть два решения, они не новы, но требуют особой проработки

• Охрана на мероприятии, тем более, если это open air – важнейшая составляющая. Перед мероприятием всегда прописывается необходимое количество человек и их расположение на карте площадки + инструктаж в случае критических ситуаций.
• Расположение навигационных элементов, которые сами смогут направлять людей. В какой бы точке ни находился человек, ему всегда должно быть понятно, где выход (кофе, туалет, сцена и др.). Для примера рекомендую рассмотреть системы навигации крупных торговых центров и аэропортов.

Небольшой пример из навигации аэропорта: из-за того, что в Шереметьево на оном из этажей по какой-то необъяснимой причине указатель на гейт указан не в том направлении, в день на рейс с этого гейта опаздывают около 17 человек. Просто табличка. Просто не в ту сторону.

Человеку должно быть всегда инстинктивно понятно, куда идти. Если, на ваш взгляд, табличек недостаточно, используйте звуковые эффекты, световые решения, решения с применением запаха, а также простую человеческую навигацию (хостес, волонтеры).

Применение ароматов на мероприятии для управления движением людей кто-то может назвать манипуляцией, но это работает. Для того, чтобы люди вовремя выходили из зала, обращали внимание на конкретный объект и отвлекались от другого, повышали свою активность и трудоспособность – мы использовали несколько запахов, которые расположили в разных зонах площадки. Любопытно, что когда человек привыкает к одному и тому же запаху из мероприятия в мероприятие, образуется четкая ассоциация с брендом, и можно пронаблюдать, как без вашего вмешательства легко и красиво решаются многие навигационные и стратегические задачи проекта.

В итоге, при грамотном применении любые из этих средств помогут вашему событию, если их использовать во благо своих посетителей и для их безопасности.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE, при перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна.

Фото в материале предоставлено Марией Шугуровой, фото на превью Pixabay.ocm CC0 Creative Commons