Как работать с волонтерами на событиях? Отвечают эксперты

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Как поддерживать у волонтеров мотивацию эффективно выполнять свои задачи на мероприятиях? И как выстроить взаимодействие с добровольцами на долгосрочной основе? Мы попросили поделиться советами структуры и компании, обладающие обширным опытом организации событийного волонтерства, – Ресурсный центр «Мосволонтер», Фонд Росконгресс, Агентство Be Brand Advent и Конгрессный центр «ПетроКонгресс».

Благодарность сохраняет мотивацию

Ресурсный центр «Мосволонтер» координирует множество волонтерских проектов в столице. Центр развивает более 10 направлений добровольчества, в которых участвуют уже свыше 800 тыс. горожан. Волонтерством в столице занимаются люди разных возрастов. Самому юному волонтеру 14 лет, а самому старшему – 83 года.

Александр Левит, директор Ресурсного центра «Мосволонтер», советует предоставлять добровольцам возможности для роста. Например, добровольцы Ресурсного центра могут реализовать или развить собственные полезные инициативы в масштабах города. Для этого проводится ежегодный конкурс «Доброволец Москвы», а также проходит Международная премия «Мы Вместе».

Также волонтерам Ресурсного центра доступны программы по развитию компетенций и «мягких» навыков.

  • Начинающим волонтерам рассказывают об основах добровольческой деятельности: истории ее развития, этике и задачах волонтеров, направлениях волонтерской деятельности.
  • Добровольцы с опытом могут узнать о том, как стать успешным тимлидером: их учат управлять командой, этично взаимодействовать с каждым ее членом, проводить инструктаж и бороться с выгоранием. Есть программа для желающих попробовать себя в роли тренера, там волонтеров учат писать сценарии интерактивных занятий, управлять групповой динамикой, готовиться к выступлению и не бояться сцены.
  • Для организаторов волонтерской деятельности проводится интенсив, где участники разбирают вопросы привлечения, подготовки, мотивации, поощрения и координации волонтерских групп, а затем отрабатывают полученные знания на практических заданиях.

Участие в программах «Мосволонтера» приняли уже более 57 тыс. москвичей.

Кроме того, в Ресурсном центре советуют обращать внимание на индивидуальные особенности добровольцев, подбирать для взаимодействия с ними те площадки, которые будут комфортны волонтерам. Общение с волонтерами происходит в социальной сети «ВКонтакте», Telegram-канале и по электронной почте. На события волонтеров приглашают с помощью электронных писем и смс-рассылок.

Чтобы добровольцы сохраняли мотивацию участвовать в событиях снова и снова, «Мосволонтер» всячески поощряет их активность. «Благодарность, выраженная в любом виде, поддерживает и заряжает волонтеров на свершение новых добрых дел», – отмечает Александр Левит, директор Ресурсного центра «Мосволонтер».

Достижения добровольцев Москвы в общественной жизни города фиксируются в специальном документе – личной книжке волонтера (ЛКВ), которую можно оформить онлайн на сайте «Мосволонтера». В ЛКВ есть информация о поощрениях и дополнительной подготовке волонтера. Опыт добровольческой деятельности учитывается при отборе на крупные добровольческие мероприятия и может стать преимуществом при приеме на работу.

А для жителей столицы, внесших значительный вклад в развитие добровольчества в городе, учрежден специальный знак отличия «Волонтер Москвы».

Photo
Photo
Волонтеры на Национальном Рекламном Форуме в 2019 году // Пресс-служба Be Brand Group

Шанс оказаться в центре событий

Массовые ивенты призваны дарить яркие впечатления и позитивные эмоции. Многих волонтеров может мотивировать само участие в масштабном мероприятии, особенно если на событии выступают первые лица или звезды. Коммуникационная группа Be Brand часто выступает оператором таких ивентов – презентаций продуктов, автопробегов, спортивных событий и праздничных открытий.

Для того чтобы выстроить долгосрочные отношения с волонтерами, специалисты Be Brand советуют организаторам поддерживать атмосферу праздника даже во взаимодействии с добровольцами. «Самая важная мотивация – это то, насколько проект интересный, насколько он значим для города, общества. Донесите до волонтеров, что они являются важной частью большого события – это вдохновляет», – рассказывает исполнительный директор коммуникационной группы Be Brand Мария Абдрахимова.

Также в Be Brand рекомендуют награждать волонтеров небольшими подарками, которые станут приятным напоминанием о мероприятии. А хорошую работу важно оценить публично, например, выведя волонтеров на сцену, чтобы участники порадовали их аплодисментами.

Однако даже на самом значимом и ярком событии не стоит забывать о заботе и необходимости оставаться вежливым к добровольцам. Питьевая вода и горячее питание, отдельное помещение для отдыха и хранения личных вещей помогают поддерживать интерес к событийному волонтерству не хуже самых топовых хедлайнеров и самых бурных оваций.

Часто событийным волонтерством занимаются школьники и студенты, которые собираются связать свою карьеру с ивент индустрией. Сотруднику, выполняющему роль куратора, нужно помнить: его задача – не только контролировать добровольцев, но выступать для них наставником и учителем. А после завершения события стоит отправить волонтерам благодарственные письма, они пригодятся будущим организаторам на собеседованиях.

«Мы активно работаем как с волонтерскими организациями, так и непосредственно со студентами. Волонтерство для них – возможность перейти от теории к практике под присмотром опытных менеджеров-наставников. А мы всегда находимся в поиске юных талантов, новых звездочек», – делится Мария Абдрахимова, – «Если из проекта в проект волонтер показывает хорошие результаты, делает свою работу все лучше и лучше, остается активным и развивается, мы с огромным удовольствием приглашаем таких ребят в штат и уже полноценно обучаем технологии ивента».

Photo Петербургский Международный экономический Форум 2022/ Фонд Росконгресс, Сергей Кулаков
Photo Петербургский Международный экономический Форум / Фонд Росконгресс, Александр Жолобов

Чем выше требования – тем серьезнее поддержка

Фонд Росконгресс – социально ориентированный нефинансовый институт развития, крупнейший организатор общероссийских, международных, конгрессных, общественных, молодежных, спортивных мероприятий и событий в области культуры, создан в соответствии с решением Президента Российской Федерации. Возможность принять в них участие – уже серьезная мотивация для волонтеров. Фонд также принимает и другие меры, чтобы поддержать интерес к волонтерству на событиях.

«Наши мероприятия имеют достаточно строгую структуру, в соответствии с этим требования к волонтерам у нас так же высоки. В свою очередь мы предоставляем ребятам все необходимое в рамках участия в проектах – питание, трансфер, униформа, мобильная связь, места отдыха. Всем волонтерам выдаются благодарственные письма от Фонда Росконгресс, а также им остается в подарок униформа, полученная в рамках проекта», – рассказывает заместитель директора, руководитель службы HR Фонда Росконгресс Ирина Жильцова.

Особенным образом отличившиеся волонтеры могут принять участие в подготовке и проведении мероприятий Фонда в других городах за счет организаторов. Например, волонтеры, отлично проявившие себя на Петербургском международном экономическом форуме (ПМЭФ) 2022, поедут во Владивосток на Восточный экономический форум (ВЭФ) 2022.

Самые лучшие добровольцы получают возможность пройти стажировку в Фонде. Многие активные волонтеры впоследствии становятся штатными сотрудниками Фонда.

В Росконгрессе советуют не забывать, что волонтер – прежде всего, доброволец, который помогает в свободное от своей постоянной деятельности время. «Волонтеры требуют более внимательного отношения, чем сотрудники, которые работают на возмездной основе. Нужно с благодарностью относиться к их вкладу в организацию мероприятий и заботиться об их сервисном обеспечении», – отмечает Ирина Жильцова.

Также специалисты Фонда рекомендуют серьезно относиться к подготовке добровольцев столько времени, сколько понадобится. Волонтер должен легко ориентироваться в информации по мероприятию, чтобы на вопрос участника дать правильный ответ.

«Необходимо выстроить четкую систему коммуникации, чтобы волонтер всегда знал, с каким вопросом и к кому он может обратиться. И, конечно, необходимо максимально ограждать волонтеров от решения конфликтных ситуаций. Задача волонтеров – создавать атмосферу гостеприимства, сложные ситуации волонтер должен передавать своему руководителю или администратору», – объясняет руководитель отдела подбора и обучения персонала Ксения Галкина.

Photo
Photo
Волонтеры на мероприятиях в «ПетроКонгрессе» / Пресс-служба КЦ «ПетроКонгресс»

На отраслевых конференциях – ответственность больше

Конгрессный Центр «ПетроКонгресс» – это площадка для проведения деловых мероприятий. Более 10 лет «ПетроКонгресс» принимает конференции, форумы и обучающие события. В основном это отраслевые события с числом участников до 500 человек. На таких событиях волонтер гораздо больше вовлечен в рабочие процессы, и это накладывает на него бóльшую ответственность.

«Когда в мероприятии участвует 10 волонтеров, каждый доброволец значит для успеха события гораздо больше, чем если бы в команде было не меньше 1000 человек. Волонтеры чувствуют это, принимают более активное участие в жизни ивента, берут на себя инициативу. Мы со своей стороны очень тщательно проводим инструктаж и контролируем их работу», –- рассказывает руководитель «ПетроКонгресса» Александр Островский.

Для того чтобы успешнее контролировать работу волонтеров, Александр Островский советует соблюдать с ними строгую субординацию и выделять старших – тех самых тимлидов. Также важно разработать подробный инструктаж и выдать волонтерам напечатанные памятки по их функциям на мероприятиях. Кроме того, Александр рекомендует всегда привлекать больше волонтеров, так чтобы оставались резервные добровольцы. Это позволит оперативно заменить выбывших или произвести рокировку.

Помимо базового обеспечения, которое получает каждый волонтер, самые активные добровольцы получают от руководства «ПетроКонгресса» благодарственные письма и личные приглашения принять участие в последующих мероприятиях. «Один из волонтеров даже получил постоянное рабочее место в нашей организации», - делится Александр Островский.

Кстати, Чек-лист идеального брифинга: рассказываем, как готовить волонтеров к мероприятию


24.08.2022

Понравилось? Расскажите друзьям!
AI в ивенте CongressTime Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии благотворительность бюджетирование волонтеры выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события гранты декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент и комьюнити ивент как бизнес интерактив искусство зрелища кейтеринг коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента психология в ивенте работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные события среда события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту
При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности