Про овчинку и выделку: фестиваль «Ивент-Баран» – о смыслах, расходах и эффективности

В конце сентября в Москве состоялся II фестиваль «Ивент-Баран», ставший одним из самых массовых отраслевых мероприятий за последнее время. Как изнутри выглядит клиентское мероприятие для самой искушенной публики — самих ивентеров? Event LIVE разобрался, как новому мероприятию удалось так быстро стать популярным, как продвигали фестиваль, сколько стоило его проведение, и можно ли оценить результаты.

Как и многие важные в жизни вещи, «Ивент-Баран», на первый взгляд, появился довольно случайно. Но это лишь значит, что спонтанная задумка попала точно в цель, даже если её инициатор не подозревал этого.

В середине 2020 года мы переехали в новый просторный офис с внутренним двориком. Спустя некоторое время в одном из Facebook-обсуждений ивентеров, я вскользь предложил всем желающим прийти в гости в этот новый офис. Из-за пандемии со многими давно не виделись, хотелось просто неформально пообщаться, пожарить барашка и отвести душу за разговором. К тому же, настроение у всех соратников по ивент-рынку было подавленное.

Сказано — сделано, и на следующий день я опубликовал у себя на страничке пост с приглашением. Выбрал свободную дату через неделю, рассчитывая на пару десятков друзей.

Уже к концу дня количество регистраций превысило 100 человек, причем многих из них я и не знал. Стало понятно, что дружеская встреча переросла в отраслевой ивент, и это потребует совсем иных организационных ресурсов. В таком аврале и приступили к работе.

Игорь Лютенко,
директор компании «ПРО-Интерактив, организатор фестиваля «Ивент-Баран»

Что же касается названия, то его решили оставить, несмотря на изменения в формате. Даже больше, вся эта хулиганская затея быстро обросла новыми смыслами. Например, «нас стригут – а мы крепчаем» – эти слова стали главным слоганом встречи, в полной мере отразив состояние умов и настроение в нашей отрасли.

Ивент-Баран 2.0: про факапы – на шоу и не только

В этом году мы более обстоятельно подошли к подготовке. Сам формат «Барана» немного изменился. Его суть — по-прежнему нетворкинг и непринужденное общение всей ивентерской братии, но при этом мы усилили смысловую и развлекательную часть. И даже создали некое подобие деловой программы, пусть и в ироничном формате факап-шоу.

Ещё на фестивале были: посольство премии «Золотой пазл», «Гостиная НАОМ», презентация Гильдии режиссёров и сценаристов индустрии событий, а ещё мастер-классы от Андрея Шешенина, создателя и руководителя Event University, как для работодателей, так и для тех, кто ищет своё место на ивент-рынке.

Реализовали всё это, как я люблю, с помощью партнёров. Раз у нас честный разговор про подготовку и перемывание косточек организатора, то, пожалуй, именно этот вопрос у меня вызвал определённое замешательство.

Продвижение и затраты. Зачем это все?

Всего к нам в гости пришло 500 человек из 578 предварительных регистраций. Основными источниками стали соцсети, анонсы во всех отраслевых СМИ и, как ни покажется это странным, сайт компании ПРО-Интерактив. Что, впрочем, неудивительно, если посмотреть количество просмотров новости о прошлогоднем «Баране», плюс в течение месяца на всех страницах сайта висел поп-ап. И, конечно, наша рассылка, в которой сейчас 7 000 адресов. База живая: открываемость составляет около 25%.

Свою роль сыграла и синергия с бизнес-завтраком сообщества Event People, который продвигался в связке с «Ивент-Бараном». Организатор завтрака, Тимур Шарипов, даже продавал мультипасс – билет на целый день, который давал возможность пойти и на бизнес-завтрак, и на «Ивент-Баран». Отличный пример столь любимой мною коллаборации, когда 1+1 гораздо больше 2-х.

Цену билета определили в 1500 рублей. Мы не гнались за прибылью, а поднимали значимость мероприятия в глазах потенциальных участников. Общеизвестный факт: лучше доходят на мероприятия с платной регистрацией.

Реальная же средняя стоимость продажи билета была намного ниже, поскольку был целый список промокодов для различных аудиторий:

• 600 рублей скидка для членов телеграм-чата «Ивент-Баран»;
• 50% скидка моим друзьям в фейсбуке, которые написали в личку;
• 30% скидка в ивент-чатах;
• 100% скидка членам НАОМ, резидентам фестиваля тимбилдинга, резидентам портала Game4Event;
• 100% скидка ключевым клиентам менеджеров ПРО-Интерактив. Таких набралось примерно 50 человек.

В результате доходы от продажи — всего 250 тысяч рублей. Расходы выше в 10 раз — 2,5 млн рублей. Если говорить общими штрихами, то:

• 300 тысяч на шатры;
• 220 тысяч на брендинг мероприятия;
• 520 тысяч на кухню;
• 390 тысяч на персонал;
• 390 тысяч на аренду и покупку дополнительной мебели;
• 80 тысяч на клининг.

Ещё 160 тысяч ушло на организацию поста ПЦР-тестирования, поскольку мероприятие проходило в covid-free формате – мы делали тесты всем, кому это было необходимо.

Ну и вишенкой на торте стал ремонт второго этажа офиса, который стоил 5,5 млн. Напрямую эта статья расходов не относится к «Ивент-Барану», но мы спешили закончить работы к мероприятию.

Ответ на этот вопрос можно разделить на несколько уровней.

Первый слой лежит на поверхности: мы — сервисная компания. Наши клиенты — это агентства, фрилансеры и другие коллеги по ивент-отрасли. Где лучше всего показать свои возможности, свою площадку и еду, если не на собственном мероприятии?

Второй слой – чуть глубже: мы — про эмоции и эмпатию. Все устали от невозможности полноценно работать из-за пандемии. Хочется поддержать, а это можно сделать только в оффлайне, никакой онлайн не заменит обычного человеческого общения.

В конце концов, если у всего ивент-рынка опустятся руки, то и нам можно будет сдать всё наше оборудование на переработку и уехать в деревню, в глушь, разводить настоящих баранов.

Ну и наконец, третий слой, уже на уровне философии и восприятия мира: в ивенте невозможно существовать в вакууме. Прорывные идеи рождаются в процессе общения, в результате синергии. Моя глобальная идея — объединить под одной крышей людей, которые занимаются инжинирингом эмоций в широком понимании этого термина, и на таком ивент-ковчеге переждать все бури, которые сейчас бушуют вокруг нас.

Отчасти это утопия. Но с моей точки зрения — гипотеза.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото предоставлены Игорем Лютенко. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.