8 причин, по которым участники покидают ивенты, и как этого избежать

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Эффект «овербукинга», стресс из-за слишком большого количества незнакомых лиц вокруг, дурацкая анимация, пустая программа и неудачный кейтеринг – что еще может заставить посетителей уйти с вечеринки или конференции? Эксперты Российской ассоциации бизнес-туризма (АБТ-ACTERussia) рассказали EventLIVE, о чём стоит побеспокоиться заранее, чтобы число делегатов не уменьшалось, и дали 30 советов, как экстренно исправить ситуацию, если делегаты уже уходят.

1. Слишком много народа, душно, нет места

По статистике, около 30% зарегистрировавшихся на мероприятие не приходят на него вовсе. Как правило, организаторы учитывают это при выборе зала. Но случается, что количество регистраций не только значительно больше ожидаемого, но и явка почти 100-процентная. Естественно, это создает дискомфорт участникам, и не каждый согласится на такие неудобства.

Что делать?

  • Открыть дополнительный зал для гостей, если такой есть в наличии на площадке;
  • Вывести видео-трансляцию и/или звуковое сопровождение из основного зала в зону нетворкинга;
  • Связаться с обслуживающей кейтеринг-компанией и заказать дополнительные стулья/кресла, а также еду и напитки;
  • Отрегулировать работу кондиционера или открыть окна во избежание духоты;
  • Если погода на улице хорошая, организовать одну из зон кейтеринга около входа, тогда улица станет еще одной зоной нетворкинга.

2. Очередь на регистрации

Несмотря на прогресс и повсеместное использование новых технологий, мы с сожалением видим, что на многих мероприятиях регистрация проходит по старинке – с бумажными списками и поисками в стопках бейджей. Безусловно, заинтересованный участник, который заранее запланировал свое время в рамках конференции или форума, дождётся своей очереди на регистрацию. Но так может быть не всегда, и посетитель запросто способен покинуть мероприятие уже на входе.

Что делать?

  • Регистрировать по QR- или штрих-коду, который отправлен участникам заранее;
  • Применяйте сервис Google Таблицы, который позволяет быстро находить и отмечать пришедших;
  • Печатать беджей на месте на принтере или через терминал для печати.

Во втором и третьем варианте вам понадобится подключение к интернету и связь между всеми задействованными устройствами.

3. Не могут найти партнеров, разобраться «кто есть кто»

Посещение специализированных мероприятий – это, на наш взгляд, лучший способ поиска партнеров и новых контактов. И задача организатора – помочь участникам разобраться в большом количестве гостей, чтобы каждый с легкостью понял, кого и по каким признакам искать.

Что делать?

  • Использовать мобильное приложение с возможностью заранее направить запрос на встречу с зарегистрированным участником;
  • Напечатать беджи разных цветов по принципу «поставщик», «покупатель», «агентство» и пр.;
  • Важно также информировать участников об этом, например, через то же приложение или на баннере при входе.

4. Трудно завязать разговор

Даже при наличии разноцветных беджей не всем легко заставить себя подойти и познакомиться с незнакомцем. Согласно исследованию аналитиков Cvent и Edelman, от 10 до 28% участников мероприятий испытывают стресс из-за необходимости заниматься нетворкингом, и от 8 до 29% посетителей переживают о том, что никого не знают на ивенте. Это действительно много – больше нервируют только вопросы логистики. Самые высокие показатели стресса свойственны миллениалам, а ведь именно они в ближайшем будущем составят абсолютное большинство посетителей мероприятий. Не найдя возможности для нетворкинга, участники могут отправиться домой. Позаботьтесь о том, чтобы у них были общие темы и эмоции – это всегда сближает и раскрепощает.

Что делать?

  • Найдите WOW-спикеров (к примеру, на IMGShow в октябре космонавт Александр Мисуркин расскажет про командообразование и поведение в стрессовых ситуациях…);
  • Устраивайте matchmaking-сессии, запускайте интерактивные фишки в приложении, встраивайте игровые механики в программу;
  • Разработайте развлекательную программу, так как «анимация» дает повод для начала разговора, например, на форуме АБТ-ACTE Russia в Петербурге 20 профессиональных актеров создали для нас целую программу «Оживший особняк».
Speaker

Алексей Бабушкин, эксперт по нетворкингу, автор блога networking24.ru:

Организовав на своем деловом мероприятии игротеку, вы создадите дополнительный инструмент нетворкинга для участников, а, следовательно, повысите для них ценность вашего события. Некоторые рассматривают игротеку как возможность увидеться, завести новые контакты, пообщаться и весело провести время. Если вы подберете игры в тему мероприятия, то они станут гармоничным продолжением деловой программы.

Читайте о том, как с помощью игр можно усилить деловую программу конференции и помочь участникам завязать новые связи и знакомства.

5. Раздражены неадекватной анимацией

Развлекательная программа не обязательно должна соответствовать формату мероприятия: научные работники и топ-менеджеры тоже вполне могут качаться на качелях в зоне отдыха и геймиться в «Реактивных котиков». Но есть анимация, от которой точно стоит отказаться, чтобы не потерять аудиторию.

Что делать?

Скажите «нет»:

  • Обнаженным женщинам и мужчинам;
  • Грубым шуткам в области политики, семьи, религии, гендерных аспектов;
  • Животным на площадке – «зеленые» не дремлют, да и зачем мучать братьев наших меньших;
  • Банальностям – мы считаем MICE-анахронизмами такие активности, как роспись пряников, выступление циркачей и клоунов старого образца, примитивные номера «а-ля утренник в детском саду» и иже с ними.

Фото

6. Устают

Да-да, устают не только организаторы, но и участники. EventMB подсчитал, что на стандартной торговой выставке в среднем необходимо посетить 120 сессий, чтобы получить полную картину мероприятия. Делегатам нужно успеть поучиться, пообщаться, повеселиться, что-то продать, что-то купить, зачекиниться в социальных сетях, а иногда и познакомиться с местными достопримечательностями. В результате участники просто выгорают и впадают в ступор, теряя способность продуктивно взаимодействовать. И это, к сожалению, веский повод уйти с мероприятия и пропустить все самое важное.

Что делать?

  • Планируйте выступления на конференциях с четким таймингом (по нашему опыту, оптимальное выступление длится 15-30 минут);
  • Делайте перерывы в деловой программе;
  • Для заключительных сессий выбирайте активных и дерзких модераторов и аниматоров, которые вовлекут участников в дискуссию или активность;
  • Если ситуация позволяет, разбейте мероприятие на два дня и/или по времени суток: днем можно послушать выступления экспертов деловой программы, вечером – провести нетворкинг.

7. Не нашли, что поесть, плохое обслуживание

Недавно нам рассказали историю, как официант на мероприятии на вопрос «Где можно взять бокал шампанского?» в грубой форме и с использованием жаргонной лексики ответил, что он не отвечает за это. Бывает и так, что расчет порций для участников неверен, и еды не хватает на всех, или меню составлено без учета предпочтений вегетарианцев, которых становится все больше.

Конечно, такое обслуживание плачевно отразится на отзывах и дальнейшей работе.

Что делать?

  • Выбирайте проверенные кейтеринговые компании, например, по рекомендации коллег;
  • Позаботьтесь о разнообразии блюд на кофе-брейке и фуршете, например, пригласите несколько кейтеринговых компаний с различными блюдами и перекусом, чтобы каждый нашел что-то свое;
  • Вспомните про экологические тренды – «зеленая» еда ценится не только вегетарианцами, так что заказывайте ее побольше;
  • И наконец, придумайте wow-угощение (к примеру, что-то из региональной кухни народов РФ, как это сделаем мы на IMGShow вместе с проектом «Гастрономическая карта России»).

Кстати, мы рассказывали о пяти трендах кейтеринга – в моде традиции, яркие цвета и стиль midcentury-modern. А еще писали о том, какие требования к площадкам предъявляют участники мероприятий – и там тоже про «зеленую еду».

8. Скучают, разочарованы спикерами/темами

Для современных посетителей мероприятий очень важно учиться чему-то новому: на опыте коллег или экспертов. Без хорошо продуманной программы выступлений мероприятие обречено на провал. Поэтому правильный подход к выбору тем и спикеров предполагает изучение трендов и потребностей будущей аудитории. Это могут быть опросы в социальных сетях, работа с исследованиями отрасли и статистикой, личное взаимодействие с коллегами по цеху.

Хорошего спикера можно найти по рекомендации коллег. Не стоит бояться конкуренции – сарафанное радио, как известно, один из лучших методов поиска. Кстати, вам очень пригодятся интернет-сообщества и социальные сети: регистрируйтесь во всех тематических группах, где обсуждаются вопросы организации мероприятий, подписывайтесь на открытые страницы ассоциаций и непосредственных конкурентов. Это полезно не только в поиске экспертов, но и для отслеживания актуальных трендов.

Speaker

Исполнительный директор АБТ-ACTE Russia Ирина Михалькова:

Такие крупные мероприятия Ассоциации, как, например, IMG Show или форумы ACTE Russia в Москве и Санкт-Петербурге мы начинаем готовить за несколько месяцев до их начала. Общаемся с коллегами, проводим мозговые штурмы, консультируемся с экспертами Совета АБТ. В этом году, кстати, мы предоставили возможность всем желающим стать спикером питерского форума по управлению деловыми поездками – достаточно направить нам свои кейсы и темы на электронный адрес Ассоциации info@abt-acte.ru. И это реально работает!

Что делать?

  • Заранее изучите интересы аудитории;
  • Ищите актуальные темы и хороших спикеров(кстати, АБТ-АСТЕ уже рассказывали о том, как подобрать хороших спикеров для события);
  • Используйте проверенные временем и всем интересные темы (это могут быть тренды индустрии, лайфхаки работы в коллективе или саморазвития);
  • Трезво взгляните на программу и ответьте на простой вопрос «А вам самим было бы интересно на таком мероприятии?»

24.09.2019

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий безопасность выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки премии продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности