Как построить взаимовыгодные и долгосрочные отношения со звёздами?

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Допустим, на завтрашнее мероприятие вам нужна известная рок-группа из шести человек. У вас есть площадка 3x2 метра, один гостиничный номер и совсем нет времени читать райдер – разбираемся, что не так в этом наборе, и как правильно бронировать звёзд, чтобы успешно работать и дружить с ними в будущем.

Speaker

Екатерина Андреева,
Концертная Компания КИТ

Организация корпоративных мероприятий с выступлением звезд — один из показателей «уровня» ивент агентства и его конкурентоспособности на рынке. В то же время работа с крупными артистами повышает бюджет мероприятия и увеличивает риски, которые берет на себя организатор. Букинг звезд требует системного подхода.

Выполнение обязательств формирует репутацию

Основное предостережение: в переговорах о выступлении нужно помнить об этике букинга. Если вы попросили уступки у представителя звезды, детально обговорили с ним предложенные вами условия, заверили в их выполнимости, и артист пошёл на это, последующий отказ от сотрудничества повлечет ваши репутационные потери. Выступления планируются заранее и освобождение даты под ваше мероприятие может означать отмену участия в гастролях и других выступлениях, видео- и телевизионных съемках, фотосъемках, интервью.

Организатор несёт обязательства перед артистом по выполнению технического и бытового райдера. Любые отступления от него требуют согласования с представителем звезды. В противном случае, невыполнение райдера может стать причиной отмены выступления артиста без возврата предоплаты.

Периодически артисты рассказывают нам, как организаторы пытаются внести изменения в программу, не зная её и материал в целом. Или предлагают всей гастрольной группе заселиться в один номер в целях экономии, несмотря на райдер и предварительные согласования.

В дальнейшем портфолио, где отражён опыт работы со звездами, сформируют репутацию организатора. Хорошие отзывы об ивент агентстве от артиста или продюсерского центра — это показатель высокого уровня профессионализма.

Photo
Photo

Важно делать запрос заранее и предоставлять всю информацию

В дни новогодних корпоративов и общероссийских праздников популярные артисты получают десятки, а то и сотни звонков. Иногда представитель звезды может получить более 10 запросов на одно и то же мероприятие от разных ивент агентств. Поэтому, букируя звёзд для корпоративных мероприятий, важно иметь достаточно времени для переговоров и делать запрос заранее. Активный, предусмотрительный, но тактичный подход работает лучше всего.

Важно предоставить полную информацию для букинга артиста:

  • Дату выступления;
  • Тип мероприятия (открытое или закрытое)
  • Город;
  • Площадку, размер сцены;
  • Тайминг (время выхода на сцену и продолжительность выступления);
  • Тип заказчика;
  • Количество гостей;
  • Формат мероприятия (концерт, банкет, фуршет, выездное мероприятие и так далее);
  • Программу и формат выступления (сольно, с группой, с шоу-балетом)

Эти параметры необходимы представителю артиста для того, чтобы определить размер гонорара и саму возможность организовать выступление. Ключевую роль в этих вопросах играет тип мероприятия – открытое или закрытое. Дата, город и тайминг – не менее важные факторы, так как время артиста физически ограничено. В зависимости от того, насколько заблаговременно сделан запрос, количество доступных артистов меняется в разы.

Площадка и количество зрителей больше всего влияют на букинг афишных выступлений, но запрашиваются и для корпоративных мероприятий. Эта информация позволяет представителю артиста составить полную картину, если остальные вводные получены не полностью. Например, размер сцены критичен для определения формата выступления, завязанного на количество человек в шоу. Если сольно артист не выступает, то компактная сцена может стать причиной отказа. В нашей практике регулярно бывают запросы на топовых звезд для площадок с небольшой сценой размером 3 x 2 метра. Это осложняет букинг, но иногда решается организатором либо путем достраивания сцены, либо сменой площадки.

В практике букинга значительный объём работы сосредоточен на географии, например, регионах со сложной транспортной доступностью, где есть спрос на звезд, но на ожидание рейсов и дорогу тратится дополнительный день, а то и больше.

Photo
Photo

О переговорах – до ивента и на площадке

Даже когда выступление артиста подтверждено договором, переговорный процесс не заканчивается. Все предварительные согласования по выполнению технического и бытового райдера необходимо проводить до оплаты соответствующих расходов. Технический райдер содержит требования по звуку, свету, сцене, спецэффектам и так далее. Бытовой включает в себя трансфер, размещение, питание, наполнение гримерной комнаты, охрану. Почти всегда есть возможность оптимизировать какие-то детали в райдере, для этого ивент агентству нужно заранее внимательно его изучить.

У некоторых топовых артистов в райдере есть пункты, специально рассчитанные на вопросы от организатора, наподобие нашествия инопланетян. Таким образом, представитель звезды проверяет, изучен ли документ, и сам стимулирует процесс обсуждения. На любом проекте мы согласовываем замены по райдеру, и артисты знают, что их требования детально проработаны.

После проведения согласований важно контролировать выполнение дедлайнов: вовремя предоставить артисту авиабилеты, забронировать отель в сроки, установленные договором или райдером.

Работа в день мероприятия на площадке и готовность искать решения – это ключевой показатель профессионализма организатора. Максимальная вовлеченность в проект и скорость реакции также работает на построение отношений. Довольно распространена ситуация, когда в связи с занятостью звезды на других площадках, возникает необходимость скорректировать время выхода на сцену, обычно в рамках заранее согласованного промежутка. Если организатор просчитывает возможные перестановки в тайминге заранее, уточняет расписание артиста до и после своего мероприятия и закладывает порядка 40 минут на непредвиденные изменения, такая подстройка не принесёт проблем, и укрепит сотрудничество.

И артисты, и организаторы хотят, чтобы выступление состоялось. В переговорном процессе часто мешают только недоверие и отсутствие четкой информации. Чтобы установить контакт, ивент агентство может показать свое хорошее отношение, понимание материала и формата выступления, индивидуальный подход. От того, насколько успешно организатору удалось найти общий язык с представителем артиста, построить взаимно удобную коммуникацию, зависит не только одно мероприятие, но и возможность долгосрочного сотрудничества.

Кстати, здесь еще одна статья о том, как без факапов и фейлов организовать выступление артистов


22.01.2020

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий безопасность выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки премии продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности