Meeting Room of the Future-2020: новые требования против тенденций последних лет
Перепланировка пространств, кофе-брейк рядом с вендинговыми аппаратами и бесконтактные технологии. Как они будут сочетаться с эко-тенденциями и стремлениями делегатов к bleisure-атмосфере? Где площадкам найти средства для приобретения креативной мебели, как обосновать прайс в условиях экономического кризиса и возможно ли придерживаться устойчивого подхода при соблюдении противоэпидемических требований? IACC сравнила январские ожидания операторов конференц-пространств с прогнозами на ближайшие годы, чтобы определить, какие тренды предыдущих лет останутся с нами, а какие отойдут на второй план.
Международная ассоциация конференц-центров (IACC) в пятый раз представила исследование Meeting Room of the Future с обзором предполагаемых трендов развития конференц-пространств. В отчёт вошла информация о деловых мероприятиях, конференц-залах, отелях и городских конференц-центрах на трёх континентах, а также о поставщиках, включая глобальных дизайнеров конференц-залов, архитекторов, технологических компаний, производителей мебели и экспертов по питанию.
По мнению аналитиков IACC, данный отчёт представляет особую ценность для будущих исследований последствий пандемии для отрасли мероприятий, поскольку опрос руководителей площадок был проведён в январе 2020 года, то есть за считанные недели до того, как COVID-19 нанёс удар по событийной индустрии.
Кстати, здесь можно прочитать о результатах прошлогоднего исследования IACC.
Персональный опыт посетителя – теперь задача площадки
За последние годы количество операторов, считающих, что площадка напрямую связана с созданием персонального опыта, заметно увеличилось (на 37%). На данный момент с утверждением согласно 94% опрошенных. В программах мероприятий всё чаще встречаются игры, командообразующие активности и прочие активные форматы. Подбирая площадку, организаторы ищут пространство, которое сможет органично принять мероприятие, поддержать целостность персонального опыта и атмосферы. Площадки отвечают этим ожиданиям, предлагая разнообразные возможности для активностей внутри здания и снаружи, креативно оформляя конференц-залы, предоставляя делегатам тематическую еду и напитки.
Большинство опрошенных операторов конференц-залов (81%) указали, что 75% или более их конференц-залов имеют мебель, позволяющую гибко планировать свои помещения. Это число постепенно увеличивается с 2017 года (69%) и в 2018 году (74%), что делает тенденцию к гибким планировкам более очевидной.
Как опрошенные операторы площадок, так и поставщики, согласились с тем, что организаторы чаще, чем раньше требуют наличия небольших помещений, так называемых breakout rooms, предназначенных для того, чтобы участники одной сессии с большой численностью могли уединиться и обсудить частные вопросы. В таких переговорных могут помещаться до 100 человек. В то же время спрос на залы с рядами закрепленных сидений продолжает снижаться. Однако из-за влияния пандемии падение может замедлиться, так как эти пространства идеально подходят для мероприятий, организованных в согласии с новыми требованиями: такие сидения невозможно сдвинуть ближе, а значит организаторам куда легче контролировать соблюдение социальной дистанции.
В последние годы бюджеты на мероприятия остаются прежними в отличие от цен, которые не перестают расти. 66% опрошенных операторов согласились с тем, что им удаётся достигать некоего компромисса при этом противоречии: они предоставляют бюджетные пакеты услуг, при этом сохраняя высокий уровень сервиса, а также демонстрируют творческое отношение к использованию пространств и адаптируют меню под новые требования устойчивого развития. Исследователи IACC прогнозируют, что из-за пандемии в ближайшее время число мероприятий сократится, однако бюджеты на создание социального опыта вырастут, так как ценность участия в живом, офлайн-событии увеличится.
Nick Hoare, исполнительный директор сети площадок etc.venues:
Мы адаптируемся к ситуации и предлагаем к бронированию дополнительно 25% пространства без доплат. Работа на дому может стать новой нормой, что приведёт к увеличению потребности собираться в более структурированном пространстве, которые могут предложить компактные площадки для мероприятий. Также любопытно узнать, возрастёт ли спрос на определённые помещения по мере перепрофилирования и реконструкции офисных помещений клиентов, станет ли там, где раньше стояли ряды столов, больше зон для совместной работы и творчества.
Креативная мебель и биофильный дизайн
С 2018 года на площадках по всему миру всё чаще появляется мебель, позволяющая расположиться комфортно, открывающая более широкий обзор и создающая непринуждённую обстановку. Многие операторы связывают эту тенденцию с предпочтениями новых поколений делегатов, их более низкой потребностью в уединении. Площадки трансформируются по аналогии с офисами: деловые мероприятия проходят в более расслабленном формате и open space-пространствах. Но независимо от того, к какому поколению принадлежат посетители, обстановка лаунж-зон внушает чувство домашнего уюта, помогает укрепить доверие и способствует более продуктивному общению. Также респонденты отметили, что площадки всё чаще предлагают разные виды мебели в конференц-залах, например, дополняют мягкие сидения высокими столиками. По мнению операторов, это тоже следствие особенностей новых поколений, на этот раз более короткого времени концентрации внимания.
В то же время именно затраты на приобретение и хранение являются главными препятствиями для операторов, желающих укомплектовать площадки новой креативной мебелью. В этом случае IACC советует обратить внимание на возможность её аренды. Арендуя подходящую мебель для разных мероприятий, площадки смогут продвинуться в создании персонального опыта для участников. Аренда также очень экологичный шаг: отказ от покупки новой мебели уменьшает углеродный след компании и количество мусора, который в дальнейшем придётся перерабатывать.
Аналитики IACC ссылаются на исследование Steelcase Event Experiences, которое подтвердило, что свежий воздух, пышная зелень, использование природных материалов и естественное освещение имеют большое значение для продуктивности и хорошего самочувствия участников мероприятия. О биофилии – врождённой любви к природе – писал еще Эрих Фром в своей работе «Душа человека». Согласно этой гипотезе, большинство людей испытывает потребность в природе, а отчуждение от неё негативно влияет на наше здоровье. Это может быть причиной того, почему биофильный дизайн в последнее время становится так популярен при проектировании конференц-пространств.
73% опрошенных операторов подтвердили, что стараются обеспечить на своих площадках связь делегатов с природой. Наиболее распространённые способы включают размещение на площадках произведений искусства, пешеходных и беговых дорожек на территории, проектирование открытых пространств, которые используются для проведения мероприятий или в рекреационных целях. Аналитики IACC подчёркивают, что пространства за стенами площадок станут особенно ценным ресурсом в условиях соблюдения противоэпидемических требований: территории снаружи позволяют поддерживать социальную дистанцию и не требуют оснащения системой вентиляции.
Площадки, у которых нет возможности оформить таким образом внешние пространства, могут обеспечить связь природы с человеком с помощью природного звукового сопровождения на площадке, размещая растения вокруг конференц-залов и мебель из натуральных (или напоминающих их) материалов, расширяя возможности для использования естественного света и пр.
Высокоскоростной интернет, VR и бесконтактные технологии
Участники ожидают от пространства и мероприятия обстановки, способствующей совместной работе и нетворкингу. Число операторов, которые указали, что их площадки предлагают различные технологии для взаимодействия, выросло с 43% в 2017 году до 63% в 2020 году. Половина из них предоставляет доступ к ним бесплатно. Наиболее популярными оказались возможности подключения удалённых участников или спикеров (55%), стриминга сессий (48%), совместного использования экрана и использования цифровых табло (по 45%).
По словам Джесси Стейтса, директора MPI Academy for Meeting Professionals International, в будущем мы увидим больше площадок, инвестирующих в бесконтактные технологические решения – для регистрации, доставки еды и напитков делегатам и пр. COVID-19 оставит в наследство людям гораздо более комфортную среду участия в мероприятиях и возможность дистанционного участия в будущих событиях. Особенно преуспеют те площадки, которые сумеют быстро сформировать предложение для гибридных мероприятий: IACC предполагает, что менее опытные организаторы будут выбирать именно такие пространства, ожидая от них поддержки во время внедрения нового формата. Мариэла Макилрайт (Event Industry Council) предполагает, что в будущем на площадках будут встречаться индивидуально упакованные и продезинфицированные комплекты с динамиками, микрофонами и кликерами, а также участники смогут направить презентацию без физического подключения к USB-порту с помощью облачных решений.
Кстати, мы писали о 7 ошибках, которые допускают организаторы, бронируя площадку
В 2018 году только около 40% операторов площадок указали, что пропускная способность сетевого соединения в их номерах для размещения, холлах и конференц-залах составляет 150 Мб/с или меньше. В 2020 году скоростью более 100 Мб/с располагают около 80-90% площадок, принявших участие в опросе. 73% респондентов признались, что уже инвестировали в интернет-инфраструктуру за последние 2 года, а 44% планируют сделать это в следующем году. В исследовании Meeting Room of the Future-2019 приводится факт: 44% опрошенных организаторов не согласны рассматривать для своего мероприятия площадку, не способную гарантировать доступ к высокоскоростному интернету. По словам Майкла А. Джудеха, старшего директора по аудиовизуальным технологиям в компании Convene, доступ в интернет стал такой же базовой утилитой, как электричество и водопровод.
Растущий спрос на гибридные мероприятия только увеличит интерес к площадкам с качественным интернет-подключением на ближайшие месяцы и, возможно, годы. Это позволит площадкам с хорошей связью обосновать собственный прайс.
Новые перспективы обрела и технология VR. VR-туры обеспечивают более качественную иллюзию реальности, чем обычные виртуальные туры. Такие экскурсии упростят процесс выбора площадки организаторами и позволят определиться без необходимости личного визита, следовательно, помогут компаниям уменьшить свой углеродный след. Сегодня уже 54% операторов площадок указывают, что они либо предлагают VR-туры, либо планируют предложить их в ближайшие 12 месяцев. IACC прогнозирует, что их число увеличится: согласно данным исследования NorthStar Meetings Group, в апреле 76% организаторов ответили, что будут чаще требовать от операторов возможность посетить их площадки виртуально.
Требования к еде растут, площадки в поиске ресурсов
Количество операторов, предлагающих участникам услугу непрерывного кофе-брейка, значительно выросло с 77% в 2017 году до 93% в 2020 году. Эта тенденция может прерваться из-за влияния последствий COVID-19: для перераспределения потоков посетителей, организаторы, возможно, регламентируют этот аспект мероприятия так, чтобы разные группы участников питались в заранее согласованное время.
Maria Griffiths, генеральный директор сети площадок etc.venues в Великобритании и США:
Многое изменится относительно приёмов пищи на мероприятиях. Мы будем чаще видеть наборы еды в индивидуальной упаковке с раздачей в формате вендинговых автоматов. Фиксированное время перерыва будет играть очень важную роль, позволив площадкам эффективно использовать ресторанные пространства и сокращать перекрестные контакты групп
Также становится всё более явным запрос на диетическую пищу в меню для участников, с этим утверждением согласилось 95% операторов. Около 70% респондентов также согласились с тем, что информация о составе (в том числе химическом) и содержащихся в нём аллергенах должна быть доступнее для делегатов. При адаптации меню к новым требованиям IACC советует включать в него больше экологически чистых продуктов, вегетарианских и веганских блюд из сезонных фруктов и овощей, блюда местного производства, отражающие культуру дестинации. Однако несмотря на рост интереса к органическому и локальному меню, стоимость продуктов и затрат на приготовление такой еды остаётся высокой – с этим согласились 67% респондентов. 42% операторов компенсируют эти траты специальными доплатами со стороны заказчиков или просто повышая общий прайс.
Мюррей Холл, шеф-повар в Dolce Hotels and Resorts, Global:
Хотя органические продукты всегда были доступны, их популярность действительно растёт, а вместе с тем значительно выросли и цены. Если у площадки есть ресурсы и клиентская база, готовая доплачивать за органические продукты, то ей остаётся только наслаждаться трендом. Однако очевидно, что площадкам будет сложно взять на себя эти затраты. Нужно учитывать, что мы все пытаемся возобновить работу наших ресторанов, а вместе с расходами на очистку, дезинфекцию и средства индивидуальной защиты, это будет непросто. Заказчики не всегда осознают, что местные продукты трудно найти в некоторых регионах мира в определённое время года. Например, в Канаде разнообразные местные продукты доступно только с конца мая до конца октября. В остальное время года мы сильно зависим от свежих продуктов из других стран. Тем не менее, площадки должны проявить творческий подход в том, как они решают эту проблему. Можно использовать несезонные местные продукты, например, кленовый сироп, мясо, ремесленные изделия, напитки и фирменные продукты. Это позволяет подчеркнуть локальность кухни круглый год.
Какой будет площадка будущего – ответят миллениалы-руководители и зумеры-экоактивисты
Уже на данный момент большинство трудоустроенных специалистов в мире – миллениалы. Тем не менее, только 41% респондентов согласились с тем, что их компании предпринимают какие-либо шаги для того, чтобы адаптироваться к потребностям миллениалов. IACC рекомендуют тем руководителям площадок, которые только собираются разобраться в этой теме, чаще нанимать представителей поколения Y и больше доверять им. Несмотря на то, что в среднем 40% сотрудников на площадках – миллениалы, только 18% из них занимают руководящие должности и способны влиять на ключевые решения. Также ассоциация советует обратить особенное влияние на потребности представителей поколения Z. Родившиеся в середине-конце девяностых зумеры активно выходят на рынок труда, и именно их ценности – предпринимательский дух, вера в социальную справедливость, ответственный подход к экологии – будут определять вектор развития отрасли.
По мере роста внимания участников к процессам утилизации отходов организаторы чаще выбирают конференц-пространства, придерживающиеся экологичных подходов. 89% опрошенных операторов заявили, что их площадка занимается управлением пищевых отходов, а 23% площадок сотрудничает с фудшеринг-платформами. 82% респондентов стремятся к сокращению использования одноразовых изделий из пластика. В ближайшее время эта тенденция может приостановиться, так как площадки будут вынуждены обеспечить для посетителей максимальный уровень гигиены путём использования дополнительной упаковки и средств индивидуальной защиты. С этим вызовом операторам могут помочь справиться биоразлагаемые материалы и повышенное внимание к утилизации отходов.
Площадки могут пойти дальше и от декларации устойчивых и этических позиций перейти к интеграции своих принципов в каждый аспект работы пространства – аренду мебели, проектирование зала, использование оборудования и ресурсов. Этичность и устойчивость – факторы, привлекающие посетителей и организаторов.
Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: MRoTF infographic 2020. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.
03.08.2020
