6 лайфхаков против очередей на мероприятиях

Никто не любит очереди, но в 2020 году как никогда важно избегать их появления на мероприятиях. Задача эта усложняется, если учесть влияние отложенного спроса и временные затраты на регулярную дезинфекцию помещений и проверку температуры у посетителей. Как ивентерам распределить потоки людей и предотвратить скопления на площадках? Помогут сервисы предварительной записи, маркеры и тщательная проработка программы.

1. Используйте все входы в помещение

Если у помещения есть несколько входов, постарайтесь задействовать каждый. Для удобства пронумеруйте их или присвойте им разные литеры. Вы можете расставить перед разными входами отдельные стойки регистрации и заранее сообщить посетителям, к какому входу им следует подходить, например, в зависимости от буквы, на которую начинается фамилия участника.

2. Распределите временные промежутки для регистрации

Регистрация на мероприятие может быть открыта в течение всего дня, но плотность потока посетителей, как правило, можно предугадать. Проанализируйте отчёты о количестве и времени появления первых участников на мероприятии за прошлые годы, чтобы представлять, как много желающих зарегистрироваться вы увидите в каждый час первого дня. В рассылках и социальных сетях так же можно устроить открытый мини-опрос, попросив участников отметить сессии, на которые они собираются прийти. По результатам вы сможете выделить временные промежутки (и даже дни!) для регистрации групп участников – вручную или с помощью сервисов предварительной записи.

3. Пересмотрите порядок сессий

Часто сессию со спикером-хедлайнером ставят утром первого дня, чтобы привлечь аудиторию на мероприятие как можно раньше. Однако в 2020 году нужно пересмотреть принцип формирования программы. Возможно, первый день стоит открыть сессиями на узкоспециализированные и радикально отличающиеся друг от друга темы, которые вызывают интерес у ограниченного числа посетителей. Так вы получите постепенно прибывающий на площадку поток людей. А доклад хедлайнера можно оставить напоследок, это поможет удержать участников до конца мероприятия и избежать скопления желающих зарегистрироваться непосредственно перед сессией.

4. Организуйте электронные очереди

Системы электронных очередей существуют давно – в банках, аптеках и автосервисах, поэтому организаторам не придётся придумывать способ их организации с нуля и знакомить с ним участников. Участник сможет получить талон для регистрации и подождать вызова в свободном холле, где сидения предварительно можно расставить с учетом социальной дистанции. Поставщики предлагают разные решения: одни устанавливаются на компьютеры, другие работают без подключения, только на базе терминала. Некоторые из них включены в Единый Реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, а значит рекомендованы для госзакупок. Стоимость установки такой системы стартует от 45 000 рублей и доходит до 200 000 рублей.

5. Используйте пространство снаружи

Исследователи Центров по контролю и профилактике заболеваний США указывают, что риск распространения вируса на открытом пространстве ниже. Если погода и время года позволяет, максимально задействуйте территорию вокруг вашего здания для размещения ожидающих регистрации. Там же можно расставить столы для выдачи бейджей и организовать мобильную выставку.

6. Размещайте указатели и маркируйте направления движения

Везде, где ожидается скопление людей, разместите визуальные индикаторы. Даже если карта объектов доступна в мобильном приложении для участников и напечатана на программе, указатели пригодятся: они смогут уменьшить время, которое посетители проводят в поисках нужного маршрута в своем смартфоне и среди печатных материалов.

Разместите указатели в направлении залов, туалетов, зоны кофе-брейков и гардероба, холла, выставки, медпункта и пресс-центра. Пригодятся такие индикаторы рядом со стойкой регистрации, лифтами и лестницами, гардеробом и входами в залы. Не лишним будет указать короткие пути к объектам, если они имеются. Углубленный брифинг для работников на площадке тоже не помешает: не только расположение объектов, но и программа должны отлетать у них от зубов, ведь часто посетители спрашивают не конкретный зал, а где проходит сессия с определённым спикером.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: 1Prof.by, Freepic CC0 PublicDomain. Бесплатно для личного и коммерческого использования. Не требуется атрибуции. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.