ЧАТная жизнь: создаём работающие чаты для ивента

Понравилось? Поделитесь с друзьями!


Стоит сегодня купить билет на любое мероприятие и вас сразу добавляют в чат участников, но не все они одинаково полезны: в одних – постоянно молчат, в других спамят информацией с сайта, админы третьих банят за каждое слово. Эксперт по комьюнити-маркетингу Ася Репрева рассказывает, как создавать толковые чаты.

Speaker

Ася Репрева,
эксперт по комьюнити-маркетингу

В ближайшие выходные я еду на встречу участников одной ассоциации, назовем это событие небольшой конференцией, и проводят её организаторы впервые. Сегодня они создали чат участников и меня тоже туда добавили. Изначально у чата был потенциал, и он мог бы быть очень полезен и организаторам и тем, кто едет как гость на событие, но в итоге в нём грустная тишина. Неопытные организаторы часто бездумно копируют всё то, что видели на других мероприятиях. Так как сейчас все пытаются создать вокруг проекта комьюнити и все создают какие-то чаты, то стоит разобраться всё же, правда ли он вам нужен.

1. Определитесь, зачем вам нужен чат:

  • Чтобы оперативно сообщать что-то всем участникам во время мероприятия.

Например, изменения в программе или анонсы каких-то активностей, к которым надо будет срочно привлечь внимание.

  • Чтобы управлять коммуникацией до, во время и после ивента

Когда чата нет, то участники чаще во время мероприятия жалуются на что-то публично в соцсетях или выражают публично свою раздосадованность на то, что им никто быстро не отвечает на их вопросы, а так есть шанс доказать гостям делом, что вы всегда готовы быть на связи.

  • Если вы так или иначе заявляете, что ценность вашего мероприятия в нетворкинге.

Даже несмотря на то, что вы делаете какие-то активности в офлайне на самом мероприятии — не все в них смогут поучаствовать: кто-то будет занят, а кому-то не комфортны такие активности, поэтому это организаторское обещание можно сдержать с помощью чата и организовать знакомство в нем.

  • Если в будущем планируются еще мероприятия, и вы хотите удешевить лидогенерацию и трудозатраты на пиар.

В этом случае действительно логично не только собирать свою аудиторию на вашей страничке в соцсетях или в базе для рассылок, но и приземлить всех в чат. Если после события аудитория останется довольна мероприятием и привыкнет, что в чате всегда стоящая информация, то будет частенько туда заходить и видеть ваши анонсы.

Чат не подходит для того, чтобы еще раз анонсировать, например, каждого спикера или партнера ближайшего события. Людей будет раздражать постоянное дублирование информации. Вступающие в чат традиционно ожидают от него общения или какой-то информации сверх того, что есть на сайте, в программе или исходит из уст ведущего. Ваша задача обеспечить это, а не заниматься информированием, как на страничке в Facebook.

2. Выберите платформу

Чат надо делать там, где удобно большинству (а не вам), потому что ради мифической выгоды человек не будет скачивать новое приложение и с ним разбираться. Всё, что не привычно и не нативно – не будет использоваться.
Если вы недавно работаете со своей аудиторией и не знаете, где всем удобней общаться, то перед тем как сделать чат, устройте опрос в соцсетях или прицельно разошлите рассылку с опросом тем, кто купил билет.

Не добавляйте людей ни в какие чаты без предупреждения. Правильней сначала получить согласие человека (спросить в рассылке/предложить поставить «галочку» при покупке билета о желании попасть в чат) или дать ему возможность выбора: прислав ссылку на чат, а он уже воспользуется ей, если захочет.

Помните, что, если вы создадите чат в WhatsApp или Viber, то все участники чата будут видеть телефоны друг друга. Многие люди наверняка не жаждут, чтоб их телефон стал доступен всем, учтите этот момент. Возможно, лучше использовать Telegram — там номера людей скрыты и видны только никнеймы.

Чаты в WhatsApp и VK ограничен по количеству участников (до 256 в Вотсапе и до 500 человек в VK). Если вы планируете растить чат и добавлять участников еще и последующих мероприятий, то здесь могут возникнуть проблемы.

3. Определите подходящий момент

Чтобы не стать организатором самого унылого чата, то лучше создавать его не спонтанно, а в грамотно выбранный момент. Например,

  • За несколько дней до мероприятия, когда уровень ожидания ивента у участников будет на самом пике.
  • Когда многие участники заваливают вас похожими вопросами, и вы понимаете, что удобней их решить совместно. Тогда создание чата с вашей стороны обоснованно, а со стороны людей желанно.
  • Вы провели разогревающий вебинар или эфир в соцсетях для участников мероприятия, а по итогам него остались вопросы, которые всем хочется обсудить, и вы предлагаете сделать в чате, который «сегодня вечером как раз сделаете».

4. Расскажите о чате правильно

Продумайте, как вы донесёте информацию о наличии чата до мероприятия, во время и после него. Например, до мероприятия укажите ссылку на чат/его название в электронном билете, который рассылаете по почте. А во время ивента выведите название чата/ссылку или QR-код на экран между выступлениями. На площадке, где проходит мероприятие, распечатайте QR-коды и название чата на бумаге и также расположите на видных местах. После ивента разошлите итоговое письмо участникам и тоже вставьте туда ссылку на чат.

На одной конференции я видела такие объявления даже в уборной. Может, и не самое удобное место, но кажется, не я одна оценила находчивость организаторов.

Помните, что некоторые участники могут пропустить то единственное письмо, где была ссылка на чат. Будет логично еще несколько раз упомянуть в соцсетях и на сайте, кто в него приглашен, и добавить, что ссылка на него лежит у вас на почте на вашем электронном билете.

5. Не молчите

Помните, что пока чат мертв – он работает против вас и ухудшает вашу репутацию: у людей может сложиться ощущение, что событие не очень-то и востребовано, а людям – не интересно. Соответственно, ваше мероприятие вряд ли будут рекомендовать друзьям те, кто уже купили билеты и стали участниками такого чатика.

Чтобы люди понимали, что в чате происходит и будет происходить дальше, то после его создания модератор должен представиться, рассказать немного о ближайших планах и о том, как чатом можно воспользоваться, и какая от него участникам польза. Расскажите им, что скоро здесь будешь движуха (например, секретные промокоды, розыгрыши, возможности познакомиться с кем-то), а кто не хочет отвлекаться на уведомления, то может поставить беззвучный режим, а не удаляться.

Фото

6. Определитесь с правилами

Лучше в чате в самом начале не вводить правила, тем более, когда активности толком нет. Они объективно бессмысленны и только демотивируют вообще что-либо писать.

Вводите правила ситуативно. Например, слишком часто люди в чате общаются после 24:00, а многие из-за этого раздражаются и удаляются. Возможно, после большого количества возмущений, стоит это закрепить правилом и предупредить об этом людей (но это не гарантирует, что сразу же все дружно начали правило исполнять).

Или другой вариант частого нарушения: участники начинают рекламировать свои компании или мероприятия. Кстати, такую активность можно не запрещать правилами, а, наоборот, всего лишь направить в выгодное всем русло и регламентировать.

7. Поощряйте общение

Подумайте, как люди смогут преодолеть стеснение в чате и начать общаться. Первые активности стоит организовать самостоятельно: предложите людям кратко рассказать о себе. Пусть желающие напишут, где они работают, с кем и о чём им было бы интересно пообщаться на мероприятии, чем могут оказаться полезны другим участникам. Посоветуйте отметить каждое такое сообщение хештегом #осебе.

Расскажите, чем чат может быть полезен в день мероприятия, а потом, когда ивент пройдет, то снова объясните пользу присутствия в нём. Например: «в будущем здесь можно будет напрямую пообщаться со всеми спикерами мероприятия, а также здесь будет много полезных скидок от партнёров нашего проекта».

Кстати, для тех, кто хочет извлечь максимум из живого нетворкинга, мы опубликовали 51 совет по установлению связей на конференциях.

Важное и последнее:

  • Чат — это такой же канал коммуникаций, как и публикации в СМИ, и ваша рассылка, и соцсети, поэтому тон формулировок крайне важен. Не будьте чересчур строгими, официальными и не используйте устаревшее обращение на «Вы» с заглавной буквы – это создаст пропасть между вами и участниками. Если вам удастся быть открытыми, создать атмосферу как «на кухне у друзей», где захочется делиться самым сокровенным, то участники куда больше будут вам благодарны за созданную площадку и возможность «горизонтального» общения.
  • Не стоит расстраиваться, если видите флуд. Совершенно нормально, что 10% обсуждений не совсем по теме. Относитесь к нему, как к смолтоку на офлайновой встрече малознакомых людей.
  • Подумайте, как сделать чат удобней. Возможно, стоит подключить к нему бота или приложение. Можно создать «базу знаний» в EXCEL-табличке, чтобы участники могли быстро найти друг друга. Еще одна хорошая мысль – закрепить приветственный пост со всеми важными ссылками и вводными, чтобы они не терялись в переписке.
  • Чат мероприятия — это ситуативно. Не пытайтесь в нем добиться постоянного ажиотажа, куда лучше меньше, но по делу и ближе к датам мероприятий. При этом, согласно правилу одного процента, из всех состоящих людей в чате только 10% как-то проявляют активность: пишут первыми или хотя бы участвуют в обсуждениях. Если хотите, чтобы активности было чуть больше, то озаботьтесь работой с лидерами (самыми активными участниками чата по итогам какого-то периода) и контент-планом, чтобы людям было что обсуждать и им было это полезно, и интересно.
  • Если же понимаете, что не справляетесь с объемом задач, то предложите кому-нибудь в чате взять на себя роль модератора и расскажите, какие могут быть от этого выгоды. Например, вы можете предложить уникальные скидки на партнерские проекты, знакомства, обучение и пр.

14 октября в Москве по адресу Садовническая набережная, 9, Рабочая станция Балчуг, Ася Репрева на своей лекции «Комьюнити: системный подход к построению сообществ вокруг проекта» научит основным принципам построения комьюнити, расскажет, как с пользой для проекта работать с аудиторией, как с помощью комьюнити повышать продажи и тратить меньше денег на PR, какие главные ошибки нельзя допускать и многому другому.


09.10.2019

Понравилось? Расскажите друзьям!
PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий безопасность выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн интерактив коммуникации конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг обучение отраслевые события персонал площадки премии продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события среда события территориальный маркетинг технологии тренды экосистема события эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности