Сделайте уже бейдж «Не трогайте меня!»: советы организаторам конференций от Андрея Ващенко

Уберите хлам из сумки участника, дайте ему схему отчета о посещении, продумайте себяшки, видяшки и островки безопасности для несчастных интровертов! Мегаполезные практические статьи и экспрессивные выступления Андрея Ващенко всегда пользуются огромной популярностью, а его рекомендации порой до гениальности просты в исполнении. Как можно сделать конференцию по-настоящему полезной для посетителей? Несколько простых лайфхаков предлагает организаторам Андрей Ващенко, начальник управления долгосрочного планирования и развития» ООО «Газпромтранс», преподаватель МВА и ВШЭ, ведущий мастер-классов для компаний и корпораций, спикер практической конференции «Событийная карта России. Уфа» от Event LIVE и Ассоциации Национальное конгресс-бюро.

Андрей Ващенко,
начальник управления долгосрочного планирования и развития» ООО «Газпромтранс», преподаватель МВА

Учтите «кайфы и некайфы» общения

• На моем мобильном 23 приложения для конференций 100 тысяч человек, а толку ноль.

  Обратитесь к мессенджерам – это дешево и сердито - и Facebook, WhatsApp, Viber сотворят нетворкинг сами. Создайте групповые чаты, ведите трансляцию в Telegram - не скрайбинг, а именно трансляции тезисов и докладов. Можно делать большой канал конференции для всех, а можно делать сразу маленькие группы по 5-6 человек, которым организаторы рекомендуют познакомиться.

• На мероприятии бывают не только кайфы и новые люди, бывают неприятности: слишком назойливые продавцы своих услуг, охотники за визитками, и тд.

Уберите хлам из сумки делегата!

• Какие материалы дают участникам конференции? Брендированная емкость для бумаг и сувениров, программа конференции, ручка и блокнот, книга с фотографиями спикеров, флешка, сувениры от партнеров, полезные подарки. А что реально нужно участникам конференции?

Сколько вешать в граммах: скажите четко, как писать отчет о вашей конференции

• План участия: очень важно учить участников конференции правильно в ней участвовать - люди действительно не умеют это делать!

  Нужно создать четкую инструкцию, не больше листа А4 - о конкретных «кайфах», которые можно получить на конференции. Не расписание мероприятий, а именно «кайфы». И главное - эта инструкция должна быть персонализирована, в зависимости от задачи участника. Я рекомендую помогать делать индивидуальный план участия в конференции каждому купившему билет.

• Отчет об участии: я рекомендую делать отчет "корзинок":

  • Знакомства (план / факт)
  • Контакты (план / факт)
  • Проблематизация (список интересных инсайтов)
  • Идеи (подслушанные у конкурентов, возникшие в голове во время выступлений)
  • Материалы для обучения коллег и сотрудников компании после конференции.
  • О чем сделать сообщение на портале корпорации?
  • Классные фишки конкурентов, равно как и их ошибки
  • Методы конкурентной борьбы и работы с аудиторией во время конференции (как работают на конференции ваши конкуренты).

И это только 0,5% советов, которые дает Андрей Ващенко на своих мастер-классах!

А вот подробно о том, как бизнесу участвовать в мероприятиях с максимальной пользой, Андрей Ващенко расскажет 27 сентября на мастер-классе «Как компаниям эффективно участвовать в мероприятиях» на практической конференции по событийному маркетингу «Событийная карта России. Уфа»

Продумайте себяшки и видяшки

• Помните, фотографии и «сторис» с мероприятия – основа сарафанного радио. Но стандартные селфи на фоне баннера конференции – скучно, подумайте о разнообразии:

  • Скульптуры, арт-объекты, необычный интерьер (например, трон, или очень красивый высокий стул), игрушки
  • Необычные люди: косплей, мимы, брендированые животные
  • Фото со звездой конференции (с ростовой фигурой звезды)

• Делайте видеосаммари мероприятия.

  Сейчас очень популярны "сториз" – короткие видеозаставки в социальных сетях. На мой взгляд идеально, получив презентацию участника, снять на телефон его выступление, сжав до ключевых фраз, быстро смонтировать нарезку, сделать вставки в презентацию (PowerPoint сейчас поддерживает видео) или наложить голосовую озвучку на презентацию. После выложить презентацию в мессенджер или в соцсеть. В итоге участники конференции получат презентации быстро, прямо во время конференции или сразу после.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE, при перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна.
Фото в материале: Facebook, Pixabay.com