Как найти еще час в сутках: 12 советов ивент-менеджеру

Как было бы замечательно, если бы в сутках стало на один или два часа больше! Давайте представим такую ситуацию, что у нас появилась возможность добавить это время.  Нет, для этого не нужно переводить стрелки часов назад, потому что следующие 12 советов помогут вам повысить уровень собственной продуктивности, заставят покончить с пустой тратой времени и как-будто добавят несколько часов в ваш день.

1. Разработайте продуктивные планы

План — это замечательный инструмент повышения уровня своей производительности и эффективности на работе. Хотя придерживаться конкретного графика достаточно сложно, так как почти каждый день ивент-менеджера отличается от предыдущего.

Постарайтесь развить в себе полезные привычки и, по возможности, соблюдать расписание. Даже такие небольшие задачи как, к примеру, ответ на сообщения в определенное время дня освободит остальные часы и поможет вам быть сконцентрированным на других вопросах. Небольшие изменения в режиме организуют ваш рабочий процесс и сделают его проще.

2. Начинайте день раньше

Конечно, советовать вставать раньше гораздо легче, чем это делать. Хотя при помощи небольших изменений и дополнительных усилий вы можете добавить час или около того и сделать ваш день продуктивнее. Начинайте вставать каждую неделю на 15 минут раньше и, таким образом, медленно, но верно, за месяц вы придете к тому, что ваш день будет начинаться на час раньше.

Старайтесь делать что-то интересное или то, что может мотивировать вас утром, например, тренировка, приготовление здорового завтрака или ведение собственного блога. Поначалу вы будете привыкать к новому режиму, но затем начнете наслаждаться продуктивным началом дня.

3. Определите подходящее рабочее время

Кто-то из нас более работоспособен по утрам, а кто-то, возможно, относится к полуночникам. Рабочим можем быть любое время, на протяжении которого вы способны выполнить большую часть своих задач. Безусловно, у вас могут быть как утренние, так и вечерние мероприятия, но, когда наступает более насыщенная и напряжённая работа, выбирайте удобное время.

4. Установите официальное рабочее время

Профессионалы сферы event, которые руководят собственным бизнесом или сами планируют собственный рабочий день, придерживаются гибкого рабочего графика. Но, в большинстве случаев, это приводит к 24-х часовому рабочему дню, и как следствие, в поисках дополнительного времени вообще невозможно закончить работать.

Если вам знакома подобная ситуация, постарайтесь спланировать официальное рабочее время в офисе подобно тому, если бы вам необходимо было появляться на рабочем месте ежедневно строго в определенное время. Это обеспечит вам конкретное, установленное время, в течение которого вы сможете сконцентрироваться на работе, которую необходимо выполнить.

5. Автоматизируйте всё, что возможно

Всё, от e-mail рассылки до социальных медиа, на сегодняшний день автоматизировано, поэтому, будьте уверены, что можете использовать данную возможность. Взгляните на все задачи, которые вы делаете в течение дня, и определите, какие из них могут быть систематизированы и продуманы заранее. И после того, как вы однажды автоматизируете часть задач, многие процессы будут выполняться без дополнительных усилий.

6. Используйте таймер Pomodoro

Метод работы Pomodoro представляет собой разделение работы на небольшие задачи, которые разделяются между собой короткими перерывами. Главная идея заключается в том, что вы работаете более продуктивно с той мыслью, что в ближайшее время у вас будет перерыв на отдых. Это также большой плюс для стимулирования встать из-за стола, со стула, дивана и т.п. и походить вокруг. Использование такого инструмента, как онлайн таймер, может быть новым и подходящим способом довести работу до конца, не смотря на целенаправленное разделение вашего рабочего дня.

7. Проверяйте электронную почту не так часто

Проверка почты может отнимать существенную часть времени. В отдельных случаях мы оказываемся просто рабами своих электронных ящиков. Наверняка, многие даже чувствуют некоторое волнение, когда видят всплывающее уведомление о новом сообщении. Что это может быть? Кому я нужен? Как быстро я могу ответить?

Для того чтобы быть более продуктивными, старайтесь проверять почту в определенное время, к примеру, один раз рано утром и затем ближе к завершению рабочего дня. Это может оказаться непросто и заставит вас на время выйти из учетной записи, так как известно, что регулярная проверка почты и реакция на незначительный телефонный сигнал могут войти в привычку.

Благодаря редкой проверке почты вы можете отвечать более продуманно и в определенное время. Это даст вам возможность выполнять другие задачи, так как вы не будете отрываться на новые письма в ящике.

8. Избегайте многозадачности

Раньше многозадачность воспринималась как необходимая черта успешного ивент-менеджера, но со временем это стало менее популярно. Работая в режиме многозадачности, вы, по факту, выполняете каждую задачу меньше, чем на 100% ваших возможностей, и, вероятно, упускаете некоторые важные детали.

Конечно, в ходе мероприятий фактически невозможно исключить многозадачность, но, когда вы проводите подготовительные или пост-работы, для повышения качества и эффективности вам следует сконцентрироваться только на одном объекте.

9. Отключитесь от всего

Выключение телевизора, электронной почты, Wi-Fi и телефона может показаться безумной идеей для мира, в котором мы живем, но, время от времени, когда вам необходимо не отвлекаясь поработать, необходимо устроить час или два полнейшего отключения от всего. Такие задачи, как написание и редактура текстов, дизайн – всё, что угодно, что требует аналитического подхода, вы можете выполнить только при полном отключении средств связи.

10. Нанимайте необходимых помощников

Мы все стараемся быть супергероями сферы event настолько, насколько это возможно, пока не наступает время, когда необходима поддержка. Не бойтесь попросить помощи или нанять помощников, когда это нужно.

Научитесь делегировать задачи, на которые вам не хватает времени или которые вам не нравятся. Существует огромное количество талантливых людей, которые находятся в поиске места для стажировки, работы начального уровня или неполного дня.

Вы также можете использовать сайты фрилансеров, через которые возможно нанять людей для однократных или повторяющихся проектов. Такие сайты регулярно предлагают варианты свободных и достаточно надежных фрилансеров для подработки. Будьте уверены в том, что работа будет выполнена и человек действительно нужен для проекта, и не бойтесь тратить деньги, когда нуждаетесь в помощи.

11. Обращайтесь за помощью к волонтерам

Волонтеры – это большая помощь для специалистов в сфере event! Обращайтесь к волонтерам, которые могут помочь вам реализовать крупный трудоемкий проект. Наличие большой команды помогает подобным проектам проходить быстрее и при этом экономить ваше время, деньги и силы.

Как уследить за всем процессом в одиночку, сохранить рентабельность проекта и, при этом, уберечь свою нервную систему? Как облегчить себе жизнь и при этом не навредить ни себе, ни мероприятию, ни волонтёрам? Рассказывает Марина Элькинд в статье Как работать с волонтерами на мероприятии

12. Анализируйте своё время

Если вы чувствуете, что боретесь с проблемой того, что не успеваете выполнить свою работу или делать ее продуктивно, вам необходимо ежедневно анализировать своё время. Вы можете понять, что тратите много времени на просмотр телевизора или на социальные сети.

Ведение ежедневника или анализ использования собственного времени помогут вам понять, как лучше распределять своё время в течение дня.

В заключение

К сожалению, время в сутках ограничено, и мы вынуждены искать способ сделать продуктивнее каждый час, который у нас есть. Целенаправленное и сфокусированное внимание к планированию собственного времени будет всё время неотъемлемой частью вашей успешной карьеры.

Надеемся, что советы, указанные выше, помогут вам быть еще более эффективными!

Event-департамент агентства
Fresh Russian Communications
www.frc-conf.com

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке и цитировании ссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото на превью: Mark Morgan