Как обработать базу контактов, чтобы достучаться до участников перед мероприятием



Среди тех, кто зарегистрировался на мероприятие, всегда есть сомневающиеся: им интересно, но лень, дорого, некогда. Эти люди придут, только если организатор их дополнительно «подогреет».

При этом неясно, как связаться с некоторыми участниками: они оставили в анкетах телефоны с опечатками, одноразовые емейлы, неизвестные почтовые адреса. Непонятно, что это вообще за люди.

Мы в DaData.ru знаем, как сделать из плохих данных хорошие, и расскажем об этом в статье. Вы узнаете, как обработать базу контактов, найти канал связи с каждым участником и привлечь на мероприятие тех, кто колеблется.


Тот, кто рвется на мероприятие, найдет способ прийти.
Того, кто сомневается, нужно «подогреть»


Почему важно работать с контактами

Я часто заполняю анкеты в онлайне кое-как:

  • отвлекаюсь, потому что мне пишут в фейсбуке;
  • ленюсь, потому что в номере телефона слишком много цифр;
  • скрываю емейл, потому что боюсь спама.


В интернете все торопятся, поэтому не особенно следят за тем, как пишут


Организатору мероприятия лучше сначала поработать с моей анкетой, а потом уже звонить, писать электронное письмо или смс.

Правильно обратиться — простая, но важная задача. Если письмо начинается со слов «Здравствуйте, maxim», я понимаю, что отправителю нет до меня дела. Я для него — строка в Excel, а не живой человек.


Безличное приветствие «Добрый вечер» спасло бы ситуацию, но отправитель не проанализировал имя.


Чтобы сообщение было «теплее», в имени исправляют опечатки и переписывают его кириллицей. Затем по имени определяют пол, чтобы уйти от канцелярского обращения «Уважаемый(ая)».

Найти канал связи со мной — сложнее.

Сначала номер стоит переписать так, чтобы его было удобно набирать. Мой телефон (423) 232.12.94 превратится в +7 423 232-12-94.

Хорошо бы перед звонком определить мой часовой пояс. +7 423 232-12-94 — телефон во Владивостоке, где время на 7 часов опережает столичное. Если организатор позвонит в 16:00 по Москве мне во Владивосток, я буду не очень расположен к беседе, потому что уже сплю.

А еще на номер +7 423 232-12-94 бесполезно отправлять смс. Я не получу сообщения, потому что это городской телефон.

Теперь посмотрим на мой email tirovida@binka.me. Кажется, с ним все в порядке, но это ошибка: я написал в анкете одноразовый адрес. Такие емейлы живут по 10—30 минут.


В интернете много сайтов с одноразовыми емейлами. Чересчур много, чтобы вручную составить черный список


Почтовые адреса — большая проблема, потому что люди пишут их как хотят. Я оставил адрес «ПЫШМА уральских рабочих 37, оф 22», но с ним нельзя идти на почту или в курьерскую службу. Посылку или письмо не примут.

Адрес можно восстановить, если есть немного эрудиции и время. Тогда строка «ПЫШМА уральских рабочих 37, оф 22» превратится в «624090, Свердловская обл, г Верхняя Пышма, ул Уральских рабочих, д 37, оф 22».

Итак, если организатор изучил мои контакты, вот что он знает про способы связи со мной:

  • звонить нужно с учетом времени во Владивостоке;
  • бесполезно писать электронные письма и отправлять смс;
  • письмо можно отправить в офис в Верхней Пышме Свердловской области.
     


В контактных данных есть все, чтобы «подогреть» участника. Нужно только их обработать



Какими способами чистят базу

Ручная чистка контактов — старый, проверенный способ. Не видел статистики, но уверен: большинство ивент-агентств идет по этому пути.

Ручная обработка понятна, к ней не нужно привыкать. Опечатки видны на глаз, пол проставляют по имени. Телефон проверяют через kodcity.ru, а полный адрес ищут в ФИАС.

Плохо, что такая проверка слишком медленная. Еще хуже, что она ненадежна: исполнитель быстро устает от монотонной работы и ошибается. Результат нужно перепроверять.

А еще за ручную проверку придется платить. Сэкономить и отдать работу фрилансерам, которые работают за копейки — опасная затея. Никогда не угадаешь, где потом всплывет твоя база данных.

Чистка данных макросами в Excel — способ посовременнее.

Макрос — это программа, которая мгновенно «пробегает» по файлу и исправляет записи. Макросу не нужно платить, он не устает. При этом данные остаются у организатора, поэтому их не украдут.

Проблема в том, что написать макрос не каждому по силам. Даже сильный программист не предусмотрит всех проблем с данными, поэтому макросы приходится постоянно дополнять.


Правки для макроса придумывают в ответ на новую ошибку. Чем больше возраст макроса, тем лучше он исправляет имена, телефоны, емейлы, адреса


С некоторыми задачами excel-макрос вовсе не справится. Например, не распознает пол по имени и фамилии, потому что понятных программе критериев не существует.

Макрос испортит базу, если его запрограммировали с ошибками. Самые коварные ошибки проявляются только от случая к случаю, поэтому их сложно исправить. Если не дублировать каждую базу перед проверкой, можно внезапно потерять все контакты.

Онлайн-сервисы для обработки контактов берут excel-файл, чистят его, добавляют дополнительную информацию и возвращают владельцу. Такие сервисы почти не используют в ивент индустрии, зато они популярны в банках, колл-центрах, емейл-маркетинге.


В результатах есть все, чтобы связаться со мной. Видно, когда звонить и стоит ли отправлять смс. Машина отметила одноразовый емейл, хотя даже Google не знает ничего плохого про адрес@binka.me


Если вписать данные на сайте DaData.ru, машина обработает их бесплатно. А можно загрузить excel-файл с контактами, тогда проверка каждой записи обойдется в 5—10 копеек.


Человек со справочниками и долей эрудиции тоже найдет точный адрес, но машина сделает это быстрее


Онлайн-сервисы не подойдут организатору, который принципиально против передачи базы на сторону. В ивент бизнесе это встречается, потому что контакты — критически важный ресурс.


В договоре должно быть четко прописано, как онлайн-сервис хранит и передает данные



Машина не избавит от ручной проверки на 100%. Например, не распозна́ет адрес «8 Марта 1 12», потому что это может быть и «1-я ул. 8 Марта, д. 12», и «ул. 8 Марта, д. 1, кв. 12». Из 100 контактов 5—10 останутся для ручной проверки, зато с остальными можно работать сразу: отправлять емейлы, звонить, рассылать смс.


Руками привычней, но машина эффективнее


Пусть с контактами работает машина

Главная мысль этой статьи: отдайте монотонную работу машине. Не тратьте свое время и не жертвуйте качеством данных:

  • автоматически можно исправить любой компонент контактной информации: имя, телефон, емейл, почтовый адрес;
  • из контактной информации, записанной в самой общей форме, машина получит новые данные: пол человека, тип телефона, часовой пояс, GPS-координаты;
  • машина легко найдет подозрительных участников.


Ни вы, ни кто-то еще не должны вручную делать плохие данные хорошими. Доверьтесь машине

Максим Пименов, редактор DaData.ru


15.05.2017

PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество билетные технологии бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм кейтеринг конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция научные конференции обучение онлайн события отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • EXPO BUSINESS REVIEW
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности