7 советов организатору мероприятий для эффективного сотрудничества с бартерными партнерами

При организации мероприятий, где успех дела зависит от спонсорских денег и денег участников, наиболее широко распространены отношения по бартеру между организаторами и компаниями, предоставляющими различные профессиональные услуги.

В этой заметке мне бы хотелось поделиться видением и ожиданиями, которые партнер по бартеру ставит перед собой, принимая участие в той или иной активности. Организаторами событий подобные советы помогут более точно сформировать привлекательность своего коммерческого предложения мероприятия для тех или иных партнеров.

Свет, звук, площадка, ведущие, кейтеринг, рекламо-сувенирная и полиграфическая продукция и многие другие компании-провайдеры услуг участвуют в организации мероприятия по бартеру и хотят получить определенную отдачу от вложений и участия.

На практике набор опций от организаторов для каждого партнера индивидуален, однако в детальном приближении, прослеживаются некоторые закономерности, по которым партнер выбирает то или иное событие, чтобы участвовать в нем по бартеру.

Совет 1: Целевые лиды – наше все

Основная цель любых работ по бартеру – получить возврат вложенных средств. Это самый главный пункт, по которому меряется эффективность участия. В идеале ROI должен составлять не менее 300%. Компании-провайдеры услуг по-разному ставят срок измерения возврата вложений. В нашей компании из-за сезонности бизнеса мы ставим срок 1 год с момента события.
Поэтому, принимая решение участвовать или нет в той или иной активности, очень важно знать состав аудитории – компании, должности, количество. Чем четче описана целевая аудитория, тех проще принять решение об участии в том или ином событии.

Совет 2: Бартерный партнер - не спонсор

Бартерный партнер, это партнер, который предоставляет услуги, товары и прочие ценности своего труда. Основная задача партнера – это целевые лиды и возврат инвестиций. Однако, очень многие компании, которые организуют то или иное мероприятие сходу предлагают спонсорские пакеты, которые в большинстве своём направлены на максимальный PR и узнаваемость бренда-спонсора, а это не решает поставленные цели бартерного партнера.

Совет 3: Бартерный бюджет не равно спонсорские деньги

Довольно часто организаторы присылают разбивку по стоимости спонсорских пакетов и спрашивают «что вы можете предложить на эту сумму?». На такой ответ крайне сложно дать корректный ответ, так как партнер не обладает информацией о количестве необходимых услуг для организуемого события.
Наиболее рациональный подход, исходя из специфики партнера, на старте общения задать список необходимых услуг в количественном выражении.

Совет 4: Самые интересные опции онлайн

PR в онлайне косвенно помогает основной задаче бартера - возврату инвестиций и количество целевых лидов. Самое проверенное – это публикации отзывов в Facebook, здесь очень важно при публикации постов тегить компании и ответственных лиц компании, это обеспечит больший охват аудитории поста.
Логотип на сайте мероприятия полезен, однако, в последнее время прослеживается тенденция организаторов мероприятий делать кладбище логотипов партнеров и спонсоров, то есть когда все логотипы без разбору находятся на одной странице или еще хуже в слайдере и без подстрочника, понимания что это за компания. Организаторам, использующим эту опцию в качестве УТП, обязательно стоит задуматься о внешнем виде странички с партнерами.
Упоминание в рассылках крайне бесполезный инструмент, так как в большинстве случаев это не целевая рассылка о партнере, а встроенных текст в общее информационное письмо, объемное по содержанию, и до текста с партнером внимания адресата просто не остается.

А если вы хотите послушать нашего автора вживую, познакомиться лично, то приходите на выступление на Форуме Event LIVE Москва 14-15 сентября 2017 в КВЦ «Сокольники», пав. 4.1.

Совет 5: Самые востребованные опции офлайн

Если бартер предполагает наличие офлайновой стендовой зоны, важно понимать расположение стенда на общем плане мероприятия.
Тайминг мероприятия не менее важен для планирования пиковых посещений стенда. Логотип на пресс-воле необходимо размещать на уровне тела, но никак не на уровне ног или выше головы. Roll up – несмотря на то, что это самая распространенная опция, ценность ее не слишом велика, так как у участников событий давно сформировался «антироллап фильтр». Раскладка в зоне регистрации – тоже самое что и с роллапами, раскладку как правило берут «пылесосы» и не целевые посетители.
Вкладка в пакет участника – важный, интересный пункт, однако здесь нужно проявить некий креатив, и вложить не просто листовку, а что-то более стоящее и запоминающееся. Текст в каталоге – не работает.

Возможность получение контактов после события – сильный пункт, который может быть полезен для партнера, так как именно контакты являются главной целью бартерного участия.

Совет 6: Знания и впечатления вместо целевых лидов

Отдельно стоит упомянуть такой формат, когда предоставление услуг оказывается на суммы билетов мероприятия. Такой формат бартера интересен, когда у события есть хороший развлекательный или обучающий контент.

Совет 7: Идеальный организатор мыслит выгодой партнера

Хочется привести два условных примера предложения сотрудничества по бартеру.
Какое предложение вам бы показалось более достойным рассмотрения?

Кейс 1. «Добрый день!
У нас будет проводиться масштабное событие, планируется освещение федеральных каналов, более миллиона охвата в общем, вы можете стать частью грандиозного события, место проведения мероприятия пока не определенно, но в скором времени мы его анонсируем. Что можете предложить нам, исходя из стоимости спонсорских пакетов?».

Кейс 2. «Добрый день!
5 сентября 2016 в центре предпринимательства будет происходить выставка-конференция «Бизнес», планируемое количество посетителей – 200 человек, состав аудитории – маркетологи, первые лица, hr, event.
Нам необходимо 200 пакетов участников (пакеты, ручки, листовки) + 10 подарков спикерам.
Готовы обсудить формат вашего участия – выделить стендовую зону, разместить логотип на сайте и на пресс воле, включить вас в текст каталога конференции».

Главный универсальный совет при работе с партнерами по бартеру, да и не только - меньше пыли, больше конкретики и выгоды.

Антон Верт,
генеральный директор VertComm ltd (http://vertcomm.ru)

Sponsor Consulting_15.07.2016 from Sponsor Consulting on Vimeo.


Приглашаем Вас принять участие во втором мастер-классе «Как привлекать спонсоров и продвигать события», который пройдет 10 сентября в Москве. Открытие регистрации – с 1 августа. Количество мест ограничено.

Регистрация на семинар: https://sponsor-consalt.timepad.ru/event/357851/


03.08.2016

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • EXPO BUSINESS REVIEW
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности