Выходим на рынок госзакупок: пошаговая инструкция для организаторов мероприятий

На протяжении долгих лет для многих ивент-агентств основным клиентом были корпоративные заказчики. Сегодня, когда большое число корпораций ушли с рынка, организаторам приходится искать новые возможности для бизнеса, осваивать пока незнакомые рынки. Национальная ассоциация организаторов мероприятий провела конференцию, посвященную работе с госзакупками. В сотрудничестве с НАОМ портал Event LIVE публикует статью по итогам мастер-класса по участию в торгах для госзакупок. Спикер мастер-класса Станислав Петров дал советы, где искать тендеры и нарабатывать опыт, а также как отличить недобросовестного заказчика и обезопасить себя от потери бизнеса.

Нет времени читать статью?

Станислав Петров,
руководитель департамента организации и проведения закупок по законам 44ФЗ, 223ФЗ специализированной организации по проведению торгов СОС

Перспективы есть!

В последние годы событийный рынок в сфере государственных заказов в последние годы ощутимо вырос. На проведение мероприятий закладываются в средства не только в федеральный бюджет, но и в бюджеты муниципалитетов, регионов. В некоторых аспектах работать по госзаказу оказывается безопасней, чем выполнение заказа для коммерческого клиента.

Есть закупки, которые проводятся из года в год – проведение мероприятий к 9 маю или Дню города, региональные музыкальные фестивали и пр. Выйти на торги и забрать этот заказ – вполне реализуемая цель. Нужно только предложить конкурентную цену и подготовить документы правильным образом.

С чего начать?

Для участия в госзакупках первым делом необходимо получить электронную подпись (ЭЦП). Подпись оформляется в СберБанке, банке ВТБ, коммерческой организации «Аналитический центр» и органах ФНС. Второй важный шаг – получить аккредитацию в Единой информационной системе закупок. После регистрации пользователю открывается доступ ко всем федеральным электронным площадкам для проведения торгов:

• Сбербанк-АСТ (sberbank-ast.ru)
• Росэлторг (roseltorg.ru)
• РТС-тендер (rts-tender.ru)
• Национальная электронная площадка (etp-ets.ru)
• Заказ РФ (zakazrf.ru)
• РАД Госзакупки (lot-online.ru)
• ЭТП ГПБ Электронная торговая площадка Газпромбанка (etpgpb.ru)
• ЭТП ТЭК-Торг (tektorg.ru)

Также необходимо открыть в банке спецсчет, с которого будут перечисляться средства на обеспечение заявок на участие в торгах.

Как искать тендеры?

Для поиска подходящих тендеров существует ряд коммерческих систем, названия которых находятся в открытом доступе – сервис Контур.Фокус, программа Seldon и пр. Такие системы ежедневно присылают пользователю подборки госзакупок, которые соответствуют запрошенным критериям. Сервисы доступны по абонентской плате. Также поиск тендеров можно отдать на аутсорс – на рынке достаточно компаний, которые готовы заниматься этой задачей.

Искать подходящие тендеры можно и самостоятельно: в самой ЕИС есть возможность установить фильтры по названию заказчика, по коду ОКПД. Как правило, в компаниях этим занимается отдельный менеджер, часто эти задачи выполняет сам руководитель компании.

Как оценить шансы?

Недостаточно найти интересную закупку, нужно внимательнейшим образом проанализировать ее, чтобы спрогнозировать свои перспективы. Стоит изучить всю информацию, до которой вы можете дотянуться.

В ЕИС как правило доступен план-график будущих закупок заказчика, а в архиве можно отыскать такие же документы за предыдущие годы. Узнайте, сколько подобных процедур запланировано у заказчика? Сколько участников выходило на тендеры в прошлом, и что это были за компании? Какими ресурсами обладали конкуренты? Какие там были требования, отличались ли они от текущих? Какие цены предоставляли в прошлом? Насколько сильно снизилась цена на торгах? Поступали ли жалобы от участников торгов?

Если на торги вышло 2 участника, снижение составило 1%, и жалобы ничего не изменили, скорее всего шансы взять тендер у этого заказчика невелики. Хороший показатель – это снижение цены на 15%.

Чаще всего закупки на проведение мероприятий проводят в формате открытого конкурса в электронной форме. На таких конкурсах участников оценивают не только по цене, но и по так называемому нестоимостному показателю. Как правило, под ним подразумевают квалификацию – опыт работ и наличие сотрудников с соответствующими выписками.

Обычно государственные заказчики оценивают опыт работ. Он может складываться из количества контрактов и общей суммы выполненных контрактов за определенное количество лет. Причем, если по 44 ФЗ учитываются все работы, то по 223 ФЗ заказчик может учитывать только работу с госзаказами или установить ограничения по объему на учет опыта. Если же закупки на торгах превышают 20 млн, поставщик в любом случае обязан иметь опыт работы с госзаказами.

Собирая заявку, нужно очень внимательно проверить, что все документы, подтверждающие опыт компании, читаемы, доступны в полном формате и открываются. Если заказчик не найдет в заявке всех приложений и закрывающих актов, он может (а иногда и обязан) не засчитать этот контракт. Также помните, что у электронных площадок зачастую есть ограничения по весу архивов.

Также стоит изучить проект-контракт госзакупки. В этом документе указаны условия оплаты, например, предоставляется ли подрядчику аванс. Обычно на мероприятия меньше 50 – 100 млн не ставят аванс. Если предоплата предусмотрена, желающих взять этот тендер будет намного больше. Но даже если аванс есть, по закону его объем не может превышать 30%. Таковы условия работы этого рынка.

Подводные камни: как оценить риски?

Условия оплаты могут быть разными: постфактум или поэтапное. Поэтапная оплата бывает, например, если мероприятие растягивается на несколько дней. Это более удобный способ оплаты, особенно, если цена мероприятия 50-100 млн. Порой также случается, что у заказчика после окончания мероприятия не оказывается денег, и тогда он начинает цепляться к деталям, чтобы не принять работу. С поэтапной оплатой такого не бывает.

Также поставщик обязан обеспечить гарантийные обязательства перед заказчиком. Обеспечение можно самостоятельно перечислить на расчетный счет заказчика, или запросить на эту цель банковскую гарантию. Второй вариант предпочтительнее, так как объем такого обеспечения порой доходит до 25%.

Если банковская гарантия недействительна или составлена неправильным образом, заявку на участие в торгах отклоняют. Так бывает, когда формулировки в документах гарантии не соответствуют тем, которые запросил заказчик. Если документы подготовлены неправильно и в течение одного квартала на одной и той же электронной площадке вас отклонили три раза, обеспечение забирает себе заказчик. Эта сумма может доходить до 5 млн. рублей, и чтобы не лишиться ее, стоит очень внимательно подходить к вопросу оформления документов.

Прежде чем выходить на тендер, нужно удостовериться, что банк предоставит гарантию и на обеспечение заявки, и на контракт. Иногда банк готов дать гарантию только на заявку. Если поставщик не может предоставить гарантию выполнения заказа, он не сможет заключить контракт и, соответственно, выполнить его. В таком случае заказчик через банк может затребовать себе обеспечение контракта.

Подводные камни: какими бывают торги?

Условия проведения торгов по 44 ФЗ и по 223 ФЗ отличаются. На торгах по 223 ФЗ чаще встречаются заказчики, готовые предоставить аванс. Но требования здесь, как правило, на порядок выше, чем на торгах по 44ФЗ. Например, список обязательных документов для торгов по 44 ФЗ может уместиться на одной странице, а для торгов по 223 ФЗ – растянуться на семь страниц.

Техническое задание заказчика на торгах по 44ФЗ составляется исходя из самого 44ФЗ – все запросы заказчиков здесь опираются на текст этого закона. Во втором случае каждый заказчик составляет техническое задание, опираясь на собственное положение о закупках. Поэтому перед выходом на торги по 223 ФЗ необходимо досконально изучить положение заказчика.

При оценке технического задания нужно понимать, что отступить от него ни в коем случае нельзя. Однако почти наверняка в предоставленной смете не будет всех необходимых расценок и сопутствующих расходов. Стоит учитывать, что все сопутствующие расходы лягут на подрядчика.

Торги на на госзакупки по 223 ФЗ могут проводиться по конкурентным и неконкурентным процедурам. После окончания конкурентной процедуры заказчик обязан заключить с победителем контракт. При победе в условиях неконкурентной процедуры заказчик может отказаться заключать контракт с победителем. Расходы, потраченные на ведение тендера, никто не будет компенсировать.

Они размещаются на восьми федеральных бесплатных закупочных площадках и могут быть оформлены следующим образом:

• конкурс,
• аукцион,
• запрос котировок,
• запрос предложений.

Большинство тендеров по 223 ФЗ – неконкурентные. В ЕЭС зарегистрировано порядка 1500 видов неконкурентных процедур. Там заказчики указывают любые сроки, суммы и условия, которые считают необходимыми. В основном такие тендеры размещаются на коммерческих площадках. Только подача заявки на таких площадках может стоить до 15 тыс. рублей. Перспективный тендер по неконкурентной процедуре – это всегда большой риск.

Для тендеров с высокой стоимостью, которые торгуются по 223 ФЗ, поставщик обязан составить техническую часть – подробнейшим образом разъяснить заказчику, какое оборудование он собирается использовать. Порой эти требования выставляются, чтобы просто отсеять компании, но так бывает не всегда. Составить техническую часть непросто, это сотни страниц

Как выйти на торги и победить?

Если тендер полностью устраивает, и шансы взять его велики, можно подавать заявку и начинать торговаться. Помните, что падение цены заказа напрямую связано с его маржинальностью. Бывают закупки на очень большие суммы, где цену не снижают больше, чем на 3%. Маржинальность этих заказов очень мала, и компании соревнуются за них только ради возможности познакомиться с заказчиками, зарекомендовать себя, пополнить портфолио. Однако есть и такие проекты, цена которых снижается на 70%.

В случае выигрыша критически важно подписать контракт в установленные законом сроки. Как правило, у победителя есть всего несколько дней, чтобы получить банковскую гарантию или отправить обеспечение непосредственно заказчику. Если компания выиграла контракт, но не готова предоставить гарантию, это считается невыполнением контракта.

Перед заключением контракта, стоит еще раз внимательно прочитать документ. Если есть замечания, составьте протокол разногласий. Заказчик будет обязан исправить контракт или мотивированно обосновать свой отказ. Если выяснится, что в контракте указаны невыполнимые требования, а поставщик на них уже согласился и подписал документ, придется судиться. Исполнять контракт, кстати, тоже придется.

Чтобы получить всю необходимую документацию, стоит самым настойчивым образом пытаться связаться с заказчиком. Не нужно ожидать, что заказчик сам выйдет на вас. Главная задача заказчика – найти поставщика. Ответственность за выполнение заказа лежит на победителе.

Где наработать опыт?

Начинать работу с госзакупками лучше с торгов по 44 ФЗ. Это структурированные и понятные процедуры, где не бывает больших неожиданностей. При сравнительно небольшом опыте, выбирайте такие небольшие тендеры или аукционы, где вы можете победить конкурентов ценой

Участвуя в тендерах, полезно лично знать заказчика. Можно попробовать прийти в приемный день, позвонить и записаться через заместителей. Цель такого визита не в том, чтобы договориться об активном тендере – это запрещено законом. Попытайтесь выстроить коммуникацию с заказчиком, узнайте о его будущих проектах, и как вы можете помочь их реализовать. Так, например, для госзакупок до 100 – 600 тыс. рублей нужен всего один поставщик, там нет торгов и сразу заключается официальный контракт. Возьмите на себя организацию круглого стола для муниципалитета, встречи Совета ветеранов и пр. Выполняя малые задачи, вы покажете заказчику уровень своего профессионализма, и это увеличит ваши шансы выиграть тендеры в будущем.

Если опыта работы с госзакупками нет совсем, стоит изучить торги в отраслях, близких к организации мероприятий и праздников. Многие заказчики дробят закупки на разные направления: организация круглых столов, сувениры, кейтеринг, оформление, полиграфия – все это закупается отдельно. Начинающая в этой сфере компания может выйти на небольшой заказ ради портфолио и шанса зарекомендовать себя у этого заказчика. Хорошо выполнив такой заказ, компания увеличивает перспективы получить заказы в дальнейшем. Кроме того, такие небольшие заказы помогают освоиться в сфере госзакупок, привыкнуть к новому формату работы.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE по материалам НАОМ. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото превью: Любые рекомендации, предоставленные авторами и опубликованные на портале Event LIVE, являются выражением частного мнения данных специалистов. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.