Актуальные тренды в выборе конференц-залов



Рынок ивент индустрии, как и все сегменты бизнеса, претерпел определенные изменения после кризиса 2014-2015 года. В условиях усложнения экономической ситуации клиенты, естественно, стремились сокращать затраты, и в первую очередь, затраты, связанные с теми направлениями, которые напрямую не влияют на получение прибыли компании. В эту категорию входили и корпоративные мероприятия. По разным источникам рынок потерял порядка 45% общего объема от докризисного уровня. Но в течение всего 2016 года мы наблюдали явное улучшение ситуации, в том числе это отчетливо просматривалось на фоне все большей загрузки площадок для мероприятий, включая как деловой сегмент, так и сегмент развлекательный. Конечно же, еще рано говорить о полном возврате активности на докризисный уровень, но о позитивных трендах и ключевых изменениях, которые в 2017 году усилились еще больше, можно говорить с полной уверенностью.

Объемы мероприятий, проводимых с начала текущего года, и динамика загрузки площадок, подтверждает факт того, что спрос довольно высок и продолжает интенсивно расти. Сравнить хотя бы количество бизнес-мероприятий, которые проходили летом 2016 на нашей площадке с результатами 2017 года: разница практически в 50%. Так в июле прошлого года в Meeting Point состоялось 25 мероприятий, а июль 2017 года мы завершили с прекрасным результатом 51 проведенное мероприятие, при чем самых различных форматов. При этом заказчиками выступали как прямые клиенты, компании так и агентства, в соотношении 50 на 50.

Исходя из собственного опыта проведения различных деловых мероприятий и общения с нашими клиентами, предлагаю выделить несколько основных тенденций при выборе площадки, которые, на мой взгляд, сегодня наиболее актуальны для рынка и клиентов - как корпоративных, так и частных.

  1. Площадка «не как у всех» или «выбор в пользу мультиформата»

Когда речь заходит о деловых мероприятиях, то «классикой жанра» при выборе площадки для подобного мероприятия считается отель. Несколько лет назад практически все деловые конференции проходили по однотипному сценарию – в привычном отельном зале с необходимым оборудованием и организацией питания в ресторане того же отеля. Подобный формат зала рассчитан на проведение деловых мероприятий. Но! В таком помещении особо не накреативишь. А следуя модным веяниям и опираясь на пожелания клиентов – ведь даже самым лояльным иногда хочется попробовать что-то новое и интересное – сегодня организаторы просто обязаны проявлять изобретательность. Появляются новые формы самих мероприятий, сценарии усложняются, участники из статуса просто слушателей переходят в статус активных участников действия, так появилась потребность и в новом формате деловой площадки, которая полностью соответствует всем требованиям.

Наличие лаунжа для нетворкинга, возможность трансформации, которая позволяет разделить помещения на несколько разных зон и объединить участников по группам, что особенно важно для проведения командообразующих мероприятий, или, наоборот, позволяет разводить потоки гостей, когда вип-персоны не хотят пересекаться с общей аудиторией на кофе-брейках– все это на мультиформатной площадке можно сделать с легкостью.

Приведу пример из практики. Недавно один из статусных клиентов проводил у нас многоуровневое собеседование. Сначала в большом зале все участники проходили письменные тесты, потом, по результатам, выполняли задания в малых группах - в переговорных. А уже в завершении проходили собеседования в мини-офисах. В деловой гостиной люди, приглашенные на встречу, могли выпить чашечку кофе, подзарядить телефоны и отдохнуть. Понадобилось использовать все помещения Meeting Point, то есть одновременно мероприятие проходило в конференц-зале, переговорных, рабочих мини-офисах. Ни в одном отельном зале организовать мероприятие такого формата невозможно.

Представляя себя на месте организаторов данного мероприятия, я понимаю, сколько нервов, времени и денег они сэкономили, потому что сделали все на одной площадке.

  1. Предоставление максимального сервиса и даже больше

Сервис и клиентоориентированность – два столпа сферы услуг. Сегодня невозможно представить себе клиента, который бы не обращал внимания на два этих фактора при выборе конференц-зала. Большинство моих сотрудников в MeetingPoint, пришли из сферы услуг, в т.ч. из ивент агентств, и они изнутри знают, с какими проблемами сталкиваются и заказчики, и площадка.Для нас очевидно, что сервис по принципу «все включено» сегодня становится все более популярен.

Представьте, насколько упрощает жизнь клиентам и организаторам конференц-зал, который предоставляет полный набор услуг – это и различные виды мебели под каждое мероприятие, и профессиональное видео и аудио оборудование, оборудование для синхронного перевода, IT-поддержку, качественный и разнообразный кейтеринг на любые вкусовые предпочтения участников, помощь при встрече и регистрации гостей.

Не говоря уже о том, что есть еще масса мелочей, когда все готовится в спешке. В нашей практике была ситуация, когда у заказчика случилась проблема с доставкой полиграфии, и мы в экстренном порядке распечатывали и сшивали материалы для презентации вручную. Накладки у организаторов могут быть всегда, персонал площадки должен уметь снивелировать их на 99%.

Поэтому сервис, бесспорно, существенный критерий при выборе конференц-зала, начиная от скорости обработки запроса клиента до персонального внимания и контроля всех услуг менеджерами площадки во время проведения самого мероприятия. Например, у нас в Meeting Point существует отдельная должность ивент координатора, который помогает клиенту, как на этапе подготовки зала, так в течение всего мероприятия.

Ставить себя на место клиента, слушать и слышать заказчика, это значит соблюсти самый полный сервис и даже больше!

  1. Дижитализация и технологичность

Digital развивается на бешенных скоростях. Технологии все усложняются, поэтому и требования к техническому оснащению конференц-зала постоянно растут. Так называемый Digital-тренд заставляет организаторов уделять особое внимание контролю качества коммуникаций и связи, а также оборудования, предоставляемого площадкой.

Сегодня наличием высокоскоростного доступа в Интернет уже никого не удивишь, это обязательная составляющая обслуживания. Конференц-зал, отвечающий всем современным требованиям, должен обеспечивать возможность подключения оборудования заказчика - будь то мультикоры для профессиональных видеокамер или предоставление переходников для подключения различных гаджетов - а наличие системы ВКС и прочего оборудования, включая VR-технологии, дополнительные плюсы в общую копилку преимуществ.

Наличие умных дейвайсов, которые не только повышают рейтинг площадки, но помогают эффективно проводить сами мероприятия, являются неотъемлемой частью модного и востребованного конференц-зала.

  1. Транспортная доступность

Остается трендом на все времена, поскольку насколько бы ни была интересной тема мероприятия, половина публики отсекается транспортными сложностями. С этими проблемами, например, часто сталкиваются современные технопарки, которые при всей актуальности модным трендам, теряют часть публики из-за расположения за пределами МКАД.

Помимо этого затраты, связанные с транспортировкой гостей на мероприятие можно оптимизировать расположением конференц-площадки. Проще и эффективнее организовать мероприятие там, где поблизости есть транспортные точки, в шаговой доступности - станции метро и паркинг для автомобилистов. Такая локация повысит статус мероприятия, а также гарантированно увеличит посещаемость в целом.

Как ни крути, а локация конференц-зала в центре города - важный фактор общей оценки при выборе.

  1. Сокращение затрат и упрощение логистики

Практика показывает, что после сложного кризисного периода клиенты еще тщательнее стали относиться к бюджету и затратам, связанным с процессом подготовки и проведением мероприятия. Не новость, что клиенты всегда хотят получить максимальный результат при минимальных затратах, но в посткризисный период этот вопрос встает более остро. Прогрессивные компании больше внимания уделяют основной части - познавательной базе мероприятия, спикерам, площадке, и стараются сократить расходы в части логистики, дополнительных нюансов. Ничего лишнего, все составляющие должны поддерживать единую концепцию. Поэтому еще одной из главных доминант остается цена и готовность конференц-площадки к гибкости в ценовой политике, расширению пакетных предложений и креативному походу, когда площадка дает бонусы в виде дополнительных услуг.

Итак, основной задачей всех конференц-площадок было и остается на все сто соответствовать ожиданиям клиентов и обеспечивать максимальный комфорт и продуктивность. Миллион возможностей для улучшения сервиса и проявления креатива мысли дает сегодня развитие технологий. Грамотное выстраивание клиентского сервиса и соблюдение стандартов качества обслуживания – это залог продуктивности и востребованности, когда клиентам хочется возвращаться на площадку снова и снова.

Татьяна Шараева, кандидат исторических наук, генеральный директор, управляющий партнер бизнес-пространства Meeting Point

Если хотите познакомиться с Татьяной лично, послушать ее выступление, задать вопросы – добро пожаловать на форум Event LIVE Москва 14-15 сентября! Татьяна Шараева, генеральный директор гостеприимного Meeting Point , подробнее расскажет о том, на какие основные факторы стоит опираться при выборе площадки для мероприятия, а также раскроет секреты своего успешного проекта

 

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная ссылка на публикацию обязательна. Фото в материале предоставлены Meeting Point


10.08.2017

PR client relationship management digital for event Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ бартерное сотрудничество билетные технологии бюджетирование выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм кейтеринг конгресс-бюро конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепция креативная экономика молодые специалисты научная конференция научные конференции обучение онлайн события отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки продажи продвижение профессиональные ассоциации профиль клиента работа со СМИ режиссура событийный туризм спикеры и модераторы спонсорство мероприятий спортивные события стандарты территориальный маркетинг технологии тренды эффективность мероприятий

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

  • EXPO BUSINESS REVIEW
ПРЕДЛОЖИТЬ ЭКСПЕРТА

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности
ПРИСЛАТЬ ЗАМЕТКУ

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Редакция Event LIVE свяжется с Вами в ближайшее время для уточнения темы экспертного мнения и формата взаимодействия.

Спасибо!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке, которая придет Вам на указанную электронную почту

При заполнении данной формы я соглашаюсь на обработку моих персональных данных, которая ведется в соответствии с принятой Политикой конфиденциальности